Cómo organizar una feria de salud sin perder detalles

Una feria de salud reúne expositores, mediciones, talleres y atención al público, así que conviene organizarla por fases. Empieza por fijar la fecha y el lugar, comprobar permisos y contactar con los socios de salud. Después cierra el plano, las inscripciones y el programa antes de encargar materiales o catering. La última semana debe servir para probar equipos, confirmar entregas y preparar el registro, las acreditaciones y los paquetes de información.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Comprobar permisos y notificaciones
3
Contactar a socios de salud
2 personas
4
Contratar talleres y demostraciones
2 personas
5
Registrar a los expositores
2 personas
6
Crear un plano del mercado
2 personas
7
Asignar stands y mesas
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar el evento en línea
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Reclutar voluntarios
2 personas
13
Distribuir los turnos de voluntarios
2 personas
14
Definir el programa final
2 personas
15
Coordinar las entregas con los expositores
16
Pedir el catering
2 personas
17
Encargar material impreso
18
Distribuir material promocional
2 personas
19
Preparar la lista de registro
20
Preparar acreditaciones
2 personas
21
Preparar los paquetes de información
3 personas
22
Comprobar los materiales del taller
2 personas
23
Probar el equipo de medición
2 personas
24
Comprobar el material de primeros auxilios
25
Preparar los carteles de ruta
26
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
27
Reservar equipos de refrigeración
28
Hacer la compra
3 personas
29
Clasificar las compras
2 personas
30
Enfriar las bebidas
2 personas
31
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

32
Abrir la ubicación
2 personas
33
Montar mesas y sillas
6 personas
34
Montar los puestos del mercado
6 personas
35
Montar el mostrador de registro
2 personas
36
Colocar la señalización
2 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Montar las salas del taller
3 personas
39
Preparar los puntos de medición
3 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Montar aperitivos
2 personas
42
Recibir a los expositores
3 personas
43
Instruir a los voluntarios
2 personas
44
Probar el sistema de sonido
2 personas
45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
46
Registrar a los visitantes
3 personas
47
Presentar el programa
2 personas
48
Acompañar las mediciones de salud
4 personas
49
Guiar talleres
4 personas
50
Repartir material informativo
2 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
2 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Comprobar los baños
2 personas
56
Reponer el mostrador de existencias
57
Organizar los descansos de los voluntarios
58
Anunciar el último taller
59
Despedir a los visitantes
3 personas
60
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
61
Apagar el equipo
2 personas

Seguimiento

62
Reunir los materiales
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
6 personas
64
Clasificar y retirar residuos
3 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Devolver el material prestado
2 personas
68
Guardar el stock restante
2 personas
69
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 80
Mesas de cervezacant. 4
Mostrador de registro
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Cajas de almacenajecant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Neveras portátilescant. 4
Tensiómetroscant. 4
Básculascant. 2
Cintas métricascant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Teterascant. 3

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Arreglos floralescant. 8
Mantelescant. 14
Portapósterscant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Cartel de bienvenida
Pósteres del programacant. 8
Credencialescant. 100

Comunicación

Folletoscant. 500
Folletos del programacant. 250
Folletos informativoscant. 400
Bolígrafoscant. 30
Carpetas portapapelescant. 6
Bloc de notascant. 30

Talleres

Esterillas de yogacant. 20
Bandas de resistenciacant. 20
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 10
Pósteres de anatomíacant. 6
Maniquí de demostración

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Señales de advertenciacant. 4
Alfombrillas para cablescant. 8
Linternascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de microfibracant. 30
Dispensadores de jabóncant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra permisos, socios y talleres antes de publicar el programa. Si anuncias actividades sin tener confirmados a sus responsables, tendrás que rehacer invitaciones, horarios y materiales impresos.
Diseña el plano antes de asignar stands y mesas. Deja una zona visible para el registro, rutas señalizadas y espacio suficiente para talleres, demostraciones y equipos de medición.
Abre las inscripciones con antelación y pregunta por las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Así puedes calcular el catering y evitar cambios de última hora; confirma el pedido al menos 7 días antes.
Prepara los turnos de voluntarios con horas concretas y un responsable por franja. Ten lista la lista de registro, las acreditaciones y los paquetes de información como mínimo el día anterior.
Prueba los tensiómetros, básculas, cintas métricas, proyector y sonido antes de que lleguen los asistentes. Comprueba también cables, regletas, primeros auxilios y los materiales de cada taller, porque son los elementos que más fácilmente se dan por hechos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de salud?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar, revisa permisos y contacta con socios de salud; deja las confirmaciones finales, entregas y pruebas técnicas para la última semana.
¿Cuándo debo cerrar el programa de una feria de salud?: Cierra el programa definitivo al menos 10 días antes. Ese plazo permite actualizar las invitaciones, la publicación en línea, los carteles, las acreditaciones y los paquetes de información.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de salud?: Calcula como mínimo 1 voluntario para el registro, 1 para orientar al público y 1 por cada taller o zona activa durante cada turno. Con turnos de 2 a 3 horas puedes cubrir el día sin mantener al mismo equipo continuamente.
¿Cuándo hay que probar el equipo de medición y sonido?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repite una comprobación breve al abrir el recinto. Incluye tensiómetros, básculas, cintas métricas, micrófonos, altavoces, proyector, cables y regletas.

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