Organiser un salon de la santé, étape par étape

Un salon de la santé se prépare comme un parcours : d’abord le lieu et les autorisations, puis les partenaires, les exposants et le programme. Prévoyez ensuite les inscriptions, les bénévoles, les livraisons et le matériel de mesure ou d’atelier. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les branchements électriques et l’accueil des intervenants. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre jusqu’au jour de l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Contacter les partenaires santé
2 personnes
4
Fixer les ateliers et démonstrations
2 personnes
5
Enregistrer les exposants
2 personnes
6
Créer le plan du marché
2 personnes
7
Attribuer les stands et les tables
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier l’événement en ligne
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Répartir les services des bénévoles
2 personnes
14
Finaliser le programme
2 personnes
15
Convenir des livraisons avec les exposants
16
Commander le catering
2 personnes
17
Faire réaliser les imprimés
18
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
19
Préparer la liste d’inscription
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Préparer les dossiers d’information
3 personnes
22
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
23
Tester le matériel de mesure
2 personnes
24
Vérifier le matériel de premiers secours
25
Préparer les panneaux d’itinéraire
26
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
27
Réserver des moyens de réfrigération
28
Faire les courses
3 personnes
29
Trier les courses
2 personnes
30
Mettre les boissons au frais
2 personnes
31
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

32
Ouvrir le lieu
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
6 personnes
34
Monter les stands du marché
6 personnes
35
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
36
Installer la signalisation
2 personnes
37
Installer la décoration
3 personnes
38
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
39
Préparer les points de mesure
3 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
42
Accueillir les exposants
3 personnes
43
Briefer les bénévoles
2 personnes
44
Tester le système de sonorisation
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
47
Présenter le programme
2 personnes
48
Accompagner les mesures de santé
4 personnes
49
Encadrer les ateliers
4 personnes
50
Distribuer le matériel d’information
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Vider les poubelles
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
2 personnes
56
Réapprovisionner le comptoir de stock
57
Organiser les pauses des bénévoles
58
Annoncer le dernier atelier
59
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
60
Faire démonter les stands
3 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes

Suivi

62
Rassembler le matériel
4 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
64
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Ranger le stock restant
2 personnes
69
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 4
Comptoir d'inscription
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Boîtes de rangementqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 4
Tensiomètresqté 4
Balancesqté 2
Mètres rubansqté 4
Projecteur
Écran de projection
Bouilloiresqté 3

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Compositions floralesqté 8
Nappesqté 14
Porte-affichesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 8
Badges nominatifsqté 100

Communication

Flyersqté 500
Brochures du programmeqté 250
Brochures d’informationqté 400
Stylosqté 30
Chemises à pinceqté 6
Blocs-notesqté 30

Ateliers

Tapis de yogaqté 20
Bandes de résistanceqté 20
Distributeurs de gel hydroalcooliqueqté 10
Affiches d’anatomieqté 6
Mannequin de démonstration

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Panneaux d'avertissementqté 4
Passe-câblesqté 8
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 30
Distributeurs de savonqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations et déclarations nécessaires avant de confirmer les partenaires ou d’annoncer le salon. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour absorber les délais administratifs.
Fixez rapidement les ateliers, démonstrations et horaires, car ils déterminent le plan du marché, l’emplacement des stands et les besoins en projecteur, sonorisation ou matériel de mesure.
Demandez les informations alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre définitif au traiteur au plus tard 7 jours avant le salon. Prévoyez aussi une solution pour conserver les boissons et aliments au frais.
Attribuez les stands et les tables avant l’envoi des invitations finales. Envoyez à chaque exposant son emplacement, son horaire de livraison et les dimensions disponibles au moins 10 jours à l’avance.
Préparez l’accueil séparément du reste de la salle : liste d’inscription, badges nominatifs, dossiers d’information et panneaux d’itinéraire doivent être prêts la veille. Testez le matériel de mesure, les microphones et les rallonges avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la santé ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de vérifier les autorisations, confirmer les partenaires, recruter les bénévoles et finaliser les livraisons et le programme.
Quand faut-il inviter les exposants à un salon de la santé ?: Contactez-les dès que la date, le lieu et les principaux ateliers sont fixés, de préférence 6 semaines avant l’événement. Confirmez ensuite leur stand, leurs horaires de livraison et leurs besoins techniques au moins 10 jours avant.
Combien de bénévoles prévoir pour un salon de la santé ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour l’orientation et 1 par atelier ou zone active. Pour un salon de 50 à 100 visiteurs simultanés, une équipe de 6 à 8 bénévoles permet généralement de couvrir les rotations et les pauses.
Quand tester le matériel de mesure et les ateliers ?: Faites un premier contrôle 3 à 5 jours avant, puis un test complet la veille. Vérifiez notamment les tensiomètres, balances, mètres rubans, branchements électriques, microphones et matériel de projection.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.