Checklist para organizar una feria de salud

Una feria de salud combina expositores, mediciones, talleres y atención al público, así que conviene organizarla por fases. Empieza por fijar la fecha y el lugar, comprobar permisos y contactar a los socios de salud. Después cierra el programa, distribuye los stands y confirma equipos, materiales, catering y voluntarios. Esta checklist te ayuda a detectar lo que suele quedar para el último día: acreditaciones, carteles de ruta, preferencias dietéticas y pruebas del material de medición.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Contactar a socios de salud
2 personas
Contratar talleres y demostraciones
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Crear un plano del mercado
2 personas
Asignar stands y mesas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Distribuir los turnos de voluntarios
2 personas
Definir el programa final
2 personas
Coordinar las entregas con los expositores
Pedir el catering
2 personas
Encargar material impreso
Distribuir material promocional
2 personas
Preparar la lista de registro
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar los paquetes de información
3 personas
Comprobar los materiales del taller
2 personas
Probar el equipo de medición
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Preparar los carteles de ruta
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Reservar equipos de refrigeración
Hacer la compra
3 personas
Clasificar las compras
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar mesas y sillas
6 personas
Montar los puestos del mercado
6 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar las salas del taller
3 personas
Preparar los puntos de medición
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Presentar el programa
2 personas
Acompañar las mediciones de salud
4 personas
Guiar talleres
4 personas
Repartir material informativo
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Reponer el mostrador de existencias
Organizar los descansos de los voluntarios
Anunciar el último taller
Despedir a los visitantes
3 personas
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
Apagar el equipo
2 personas

Seguimiento

Reunir los materiales
4 personas
Recoger mesas y sillas
6 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 80
Mesas de cervezacant. 4
Mostrador de registro
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 2
Cajas de almacenajecant. 12

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Neveras portátilescant. 4
Tensiómetroscant. 4
Básculascant. 2
Cintas métricascant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Teterascant. 3

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Arreglos floralescant. 8
Mantelescant. 14
Portapósterscant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Cartel de bienvenida
Pósteres del programacant. 8
Credencialescant. 100

Comunicación

Folletoscant. 500
Folletos del programacant. 250
Folletos informativoscant. 400
Bolígrafoscant. 30
Carpetas portapapelescant. 6
Bloc de notascant. 30

Talleres

Esterillas de yogacant. 20
Bandas de resistenciacant. 20
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 10
Pósteres de anatomíacant. 6
Maniquí de demostración

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Señales de advertenciacant. 4
Alfombrillas para cablescant. 8
Linternascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de microfibracant. 30
Dispensadores de jabóncant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de abrir las inscripciones; reserva al menos 6 semanas para resolver notificaciones y requisitos del espacio.
Pide a cada expositor sus necesidades de mesa, silla, electricidad y horario de entrega con 3 semanas de margen. Así puedes completar el plano del mercado sin rehacer la distribución.
Define el programa final y publícalo al menos 10 días antes. Incluye la duración de cada taller, las demostraciones y el punto de registro para evitar preguntas durante la feria.
Asigna los turnos de voluntariado en bloques de 2 a 3 horas y deja una persona de apoyo para el registro. Prepara las acreditaciones, la lista de registro y los paquetes de información el día anterior.
Prueba los tensiómetros, básculas y cintas métricas 24 horas antes, junto con el equipo de sonido, micrófonos y proyector. Comprueba también cables alargadores, regletas, primeros auxilios y carteles de ruta.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de salud?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese plazo permite confirmar permisos, socios de salud, talleres, expositores, voluntarios y catering sin concentrar todas las decisiones en los últimos días.
¿Cuándo debo cerrar la lista de expositores y asignar los stands?: Cierra los expositores unas 3 semanas antes y asigna los stands durante la misma semana. Envía después el plano, el horario de entrega y las necesidades de cada mesa para evitar cambios el día del evento.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de salud?: Calcula al menos 1 voluntario para el registro, 1 para orientar al público y 1 persona de apoyo por cada taller o zona activa. Organiza turnos de 2 a 3 horas para mantener la atención durante toda la jornada.
¿Cuándo hay que preparar el material y probar los equipos?: Prepara acreditaciones, paquetes de información y carteles el día anterior. Prueba las mediciones, el sonido y la proyección como mínimo 24 horas antes, y confirma las entregas de los expositores con 3 días de margen.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.