Zo organiseer je een gezondheidsmarkt

Begin met de datum, locatie en vereiste vergunningen of meldingen. Leg daarna gezondheidspartners, workshops, demonstraties en standhouders vast, zodat je programma en plattegrond op tijd kunnen groeien. Werk vervolgens de bezoekersstroom uit: registratie, stands, vrijwilligers, routebordjes en informatiepakketten. Plan de laatste controle voor meetapparatuur, workshopmaterialen, EHBO en techniek minimaal één week vooraf; juist die onderdelen worden vaak pas op de opbouwdag bekeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Gezondheidspartners benaderen
2 personen
4
Workshops en demonstraties vastleggen
2 personen
5
Standhouders registreren
2 personen
6
Plattegrond van de markt maken
2 personen
7
Stands en tafels toewijzen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Evenement online publiceren
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Vrijwilligersdiensten indelen
2 personen
14
Programma definitief maken
2 personen
15
Leveringen met standhouders afspreken
16
Catering bestellen
2 personen
17
Drukwerk laten maken
18
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
19
Registratielijst voorbereiden
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Informatiepakketten samenstellen
3 personen
22
Workshopmaterialen controleren
2 personen
23
Meetapparatuur testen
2 personen
24
EHBO-materialen controleren
25
Routebordjes voorbereiden
26
Stroompunten controleren
2 personen
27
Koelvoorzieningen reserveren
28
Boodschappen doen
3 personen
29
Boodschappen sorteren
2 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
3 personen

Event

32
Locatie openen
2 personen
33
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
34
Marktstands opbouwen
6 personen
35
Registratiebalie inrichten
2 personen
36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
37
Decoratie ophangen
3 personen
38
Workshopruimtes inrichten
3 personen
39
Meetpunten gereedmaken
3 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Hapjes uitstallen
2 personen
42
Standhouders ontvangen
3 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen
44
Geluidsinstallatie testen
2 personen
45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
46
Bezoekers registreren
3 personen
47
Programma toelichten
2 personen
48
Gezondheidsmetingen begeleiden
4 personen
49
Workshops begeleiden
4 personen
50
Informatiemateriaal uitdelen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Toiletten controleren
2 personen
56
Voorraadbalie aanvullen
57
Pauzes voor vrijwilligers regelen
58
Laatste workshop aankondigen
59
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
60
Standhouders laten afbouwen
3 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

62
Materialen verzamelen
4 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
64
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
69
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 4
Registratiebalie
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 2
Opbergboxenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Bloeddrukmetersaantal 4
Weegschalenaantal 2
Meetlintenaantal 4
Projector
Projectiescherm
Waterkokersaantal 3

Servies

Glazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Bloemstukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 14
Posterhoudersaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Welkomstbord
Programmapostersaantal 8
Naambadgesaantal 100

Communicatie

Flyersaantal 500
Programmafoldersaantal 250
Informatiefoldersaantal 400
Pennenaantal 30
Clipboardmappenaantal 6
Notitieblokkenaantal 30

Workshops

Yogamattenaantal 20
Weerstandsbandenaantal 20
Handdesinfectiepompjesaantal 10
Anatomiepostersaantal 6
Demonstratiepop

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Waarschuwingsbordenaantal 4
Kabelmattenaantal 8
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30
Zeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg partners, workshops en standhouders eerst vast en geef iedere deelnemer een uiterste aanmelddatum. Zonder die termijn blijven dieetwensen, tafelindeling en benodigde materialen te lang openstaan.
Maak de plattegrond op basis van de bezoekersroute: zet registratie en informatie bij de ingang, workshops bij projector en geluidsinstallatie en meetpunten op plekken waar wachtrijen niet de doorgang blokkeren.
Plan vrijwilligers in diensten van 2 tot 3 uur en wijs per dienst één aanspreekpunt aan. Reserveer extra mensen voor registratie, het begeleiden van workshops en het aanvullen van informatiepakketten.
Test bloeddrukmeters, weegschalen, meetlinten, laptop, printer, microfoons en luidsprekers uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer dan ook verlengkabels, stekkerdozen en de stroompunten op de plattegrond.
Bestel catering pas nadat het aantal deelnemers en de verzamelde dieetwensen zijn verwerkt. Zet koelboxen, waterkokers, glazen en thermoskannen klaar op een aparte plek, zodat catering de registratie en demonstraties niet hindert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een gezondheidsmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met datum, locatie, meldingen en partners. Leg workshops en standhouders uiterlijk 6 weken voor de markt vast, zodat je programma, plattegrond en promotie nog kunt afronden.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een gezondheidsmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger bij de registratie, 1 aanspreekpunt voor standhouders en 1 begeleider per gelijktijdige workshop. Bij meerdere meetpunten of meer dan 50 bezoekers per uur heb je meestal per onderdeel een extra vrijwilliger nodig.
Wanneer moet je het programma van een gezondheidsmarkt definitief maken?: Maak het programma uiterlijk 3 weken vooraf definitief. Gebruik de laatste week alleen voor bevestigingen, routebordjes, naambadges, informatiepakketten en het testen van apparatuur.
Wat moet je op de dag van een gezondheidsmarkt als eerste controleren?: Controleer 2 tot 3 uur voor opening de registratiebalie, plattegrond, stroom, geluidsinstallatie, meetapparatuur, EHBO-materialen en workshopmaterialen. Loop daarna alle stands langs voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.