Checklist para organizar una feria de modelismo

Una feria de modelismo necesita más coordinación de la que parece: expositores, puestos, inscripciones, cobros y piezas que deben quedar bien protegidas. Empieza reservando la sala y fijando la fecha; después abre las inscripciones y trabaja el plano de los puestos. Durante las últimas semanas, cierra el catering, prueba los terminales de pago y asigna los turnos de voluntarios. Esta checklist te ayuda a seguir el orden y a detectar lo que suele quedar para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sala
Confirmar la fecha de la feria
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Procesar las inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
Diseñar el plano
Diseñar la señalización
Preparar la promoción
2 personas
Publicar en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Fijar los precios de entrada
Gestionar el cambio de caja
Probar el dispositivo de pago
Comprobar la lista de la compra
Pedir el catering
Confirmar los materiales de alquiler
Programar voluntarios
Imprimir el plan de trabajo
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Imprimir la lista de expositores
Imprimir planos
Reunir los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger el catering fresco
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Instalar los paneles del stand
3 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Probar las maquetas de trenes
3 personas
Montar las mesas de demostración
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el punto de café
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Montar los modelos
8 personas
Última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Atender la entrada
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Apoyar a los expositores
2 personas
Coordinar demostraciones
2 personas
Servir el catering
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Lavar la vajilla
2 personas
Comprobar la iluminación
Anunciar el programa de la noche
Cerrar la entrada
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Cerrar la venta
2 personas
Registrar la salida de los expositores
3 personas

Seguimiento

Empaquetar con seguridad a los modelos
6 personas
Desmontar los materiales del stand
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Clasificar el catering sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Retirar carteles y adhesivos
2 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar de forma segura los ingresos de caja
2 personas
Registrar objetos perdidos
Agradecer a los expositores
Responder a los mensajes de los visitantes
Archivar fotos
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 40
Mesa de registro
Mesa de caja
Mesas altascant. 6
Papeleracant. 8
Estanterías de almacéncant. 8
Percheroscant. 2
Faldones para mesascant. 12
Carros de transportecant. 4

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Terminales de pagocant. 2
Portátil
Impresora
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cargadores USBcant. 4
Pantallas de demostracióncant. 2
Micrófonos de manocant. 2
Altavocescant. 2
Disco duro externo

Expositor

Paredes para standscant. 16
Paneles de presentacióncant. 8
Pedestales para modeloscant. 24
Discos giratorioscant. 6
Bloques de peanacant. 12
Vitrinascant. 4
Soportes para carteles de mesacant. 24
Tapetes para maqueta de trencant. 6
Cintas de delimitacióncant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Bandejas para servircant. 8
Pinzas para servircant. 4
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6

Decoración

Manteles para feriacant. 24
Banner de entrada
Banderas decorativascant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Tijerascant. 4
Bandejas de servircant. 8
Bolsas isotérmicascant. 4

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Escobas de manocant. 3

Seguridad

Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilios
Alfombrillas para cablescant. 12
Postes separadorescant. 12
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano de los puestos antes de imprimir la señalización y los planos. Deja pasillos claros y confirma con cada expositor qué mesa, panel o vitrina necesita.
No esperes a la semana del evento para abrir las inscripciones. Recoge también las preferencias dietéticas desde el formulario para poder encargar el catering con datos completos.
Prueba los terminales de pago y prepara el cambio de caja al menos 48 horas antes. Lleva además cargadores, cables alargadores y regletas revisados para evitar conexiones improvisadas.
Asigna los turnos de voluntarios por franjas horarias y entrega el plan de trabajo impreso. La mesa de registro y la mesa de caja necesitan responsables desde la apertura, no solo durante las horas de mayor afluencia.
Protege las maquetas y facilita el montaje con vitrinas, pedestales, bloques de peana y discos giratorios. Comprueba antes del montaje que las paredes y paneles de los puestos caben en la sala y que hay carros de transporte disponibles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de modelismo?: Empieza a reservar la sala y confirmar la fecha con varios meses de antelación. Abre las inscripciones cuando tengas el lugar y la fecha cerrados, y deja las dos últimas semanas para confirmar materiales, voluntarios, planos y pagos.
¿Cuándo se debe abrir la inscripción de expositores?: Abre el formulario en cuanto la sala y la fecha estén confirmadas, idealmente con al menos 8 semanas de margen. Así tendrás tiempo para procesar las inscripciones, recoger necesidades dietéticas y preparar el plano de puestos.
¿Cuándo hay que probar los terminales de pago?: Haz una prueba completa como mínimo 48 horas antes de la feria. Comprueba también los cargadores, las regletas, los cables alargadores y el cambio de caja para que la apertura no dependa de una solución de última hora.
¿Cuándo se prepara el plano de una feria de modelismo?: Prepara un primer diseño después de cerrar las inscripciones y confirma la versión final entre 7 y 14 días antes del evento. Imprime los planos y la señalización solo cuando estén fijados los puestos, las entradas y los pasillos.

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