Cómo organizar una feria de manualidades sin improvisar

Organizar una feria de manualidades requiere coordinar a expositores, visitantes, talleres y proveedores en un orden claro. Empieza por cerrar la fecha, el lugar y las condiciones de participación; después gestiona inscripciones y diseña la distribución de los puestos. Durante las últimas semanas tendrás que confirmar talleres, enviar instrucciones de montaje y preparar señalización, programas y pagos. Este plan te ayuda a detectar a tiempo los detalles que suelen quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Establecer las condiciones de participación
2 personas
3
Invitar a los expositores
2 personas
4
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Actualizar la lista de expositores
8
Dibujar la distribución de los stands
2 personas
9
Programar talleres
2 personas
10
Confirmar a los responsables del taller
11
Registrar las reservas
12
Confirmar acuerdos con proveedores
13
Enviar el plano a los participantes
14
Enviar las instrucciones de montaje
15
Enviar la información de aparcamiento
16
Encargar materiales para el taller
2 personas
17
Colgar los carteles promocionales
2 personas
18
Publicar mensajes en redes sociales
19
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
20
Preparar las carpetas de los participantes
2 personas
21
Imprimir los programas
22
Imprimir señales de ruta
23
Preparar la bandeja de caja
24
Conseguir cambio
25
Probar el terminal de pago
26
Comprobar la iluminación
2 personas
27
Comprobar las herramientas
2 personas
28
Clasificar los kits del taller
2 personas
29
Hacer la compra
2 personas
30
Enfriar bebidas
2 personas

Evento

31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Montar el mostrador de recepción
2 personas
33
Montar mesas
4 personas
34
Colocar las sillas
3 personas
35
Recibir a los expositores
3 personas
36
Asignar espacios de stand
2 personas
37
Registrar a los expositores
2 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Colocar señales de ruta
2 personas
40
Montar las salas del taller
3 personas
41
Preparar el material del taller
2 personas
42
Montar el punto de café
2 personas
43
Atender el mostrador de información
2 personas
44
Recibir a los visitantes
3 personas
45
Explicar el programa
2 personas
46
Cobrar la entrada
2 personas
47
Dirigir a los visitantes a los talleres
2 personas
48
Guiar talleres
3 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer los aperitivos
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Comprobar los baños
54
Apoyar a los expositores
2 personas
55
Registrar objetos perdidos
56
Despedir a los visitantes
2 personas
57
Cerrar la caja
2 personas
58
Registrar la salida de los expositores
2 personas
59
Coordinar la descarga de los expositores
3 personas

Seguimiento

60
Desmontar mesas y sillas
4 personas
61
Reunir material para el taller
2 personas
62
Retirar la decoración
3 personas
63
Lavar la vajilla
2 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Limpiar el lugar
3 personas
66
Inventariar materiales
2 personas
67
Devolver el material prestado
2 personas
68
Recoger las compras sobrantes
69
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 30
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Sillas plegablescant. 20
Carpas de fiestacant. 4
Mantelescant. 30
Taburetescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Datáfonoscant. 2
Portátilescant. 2
Impresoras
Micrófonos de manocant. 2
Altavocescant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Banderas publicitariascant. 4
Banderascant. 12
Plantas decorativascant. 12
Paredes para fotoscant. 2
Decoración de mesacant. 30

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 4
Cuencoscant. 12
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6
Cubiterascant. 4
Pinzas de servircant. 6
Cajas isotérmicascant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de limpiezacant. 30
Papeleracant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 12

Material creativo

Tapetes de cortecant. 20
Tijerascant. 30
Pistolas de pegamentocant. 10
Cintas métricascant. 20
Lápicescant. 40
Rotuladores para textilcant. 40
Agujas de costuracant. 40
Agujas de tejercant. 20
Ganchilloscant. 20
Alfombrillas de trabajocant. 20
Cajas de almacenajecant. 20
Hilo de algodóncant. 40
Retales de telacant. 10
Mezclas de cuentascant. 20
Rollos de cintacant. 20
Mezclas de botonescant. 10
Hojas de fieltrocant. 100
Lienzoscant. 30
Sets de pintura acrílicacant. 10
Sets de pincelescant. 10
Batas de proteccióncant. 20

Señalización

Señales de orientacióncant. 12
Carteles con número de standcant. 30
Atriles para programascant. 4
Pizarrascant. 6

Artículos de oficina

Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 30
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Pizarrascant. 6
Portapapelescant. 10
Grapadorascant. 4
Rotuladorescant. 20
Bandejas de cajacant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Pulserascant. 200
Cortadores de pulserascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y las condiciones de participación antes de invitar a los expositores. Deja al menos 6 semanas para recibir respuestas y actualizar la lista sin trabajar con datos incompletos.
Dibuja la distribución de los stands cuando conozcas a los participantes. Envía el plano, las instrucciones de montaje y la información de aparcamiento como mínimo 7 días antes de la feria.
Programa los talleres con horarios, responsables y aforo definidos. Confirma a cada responsable al menos 2 semanas antes y registra las reservas para no depender de una lista improvisada en la entrada.
Calcula con antelación los materiales de cada taller y los servicios de café. Las máquinas de café, teteras, vasos reutilizables, tazas, platos y cubiertos suelen olvidarse hasta que ya ha comenzado el montaje.
Prepara la caja y los pagos antes del día del evento: consigue cambio y prueba cada datáfono con 2 o 3 días de margen. Imprime también programas, señales de ruta, tarjetas de nombre y carpetas para evitar depender de una impresora durante la feria.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar, invitar a expositores, gestionar inscripciones, programar talleres y encargar materiales sin prisas.
¿Cuándo debo enviar el plano de los puestos a los expositores?: Envíalo al menos 7 días antes del evento, junto con las instrucciones de montaje y la información de aparcamiento. Si cambia la distribución, comunica la versión final de inmediato.
¿Cuándo se deben confirmar los talleres de una feria?: Confirma a los responsables y los horarios unas 2 semanas antes. Cierra las reservas y compra los materiales cuando ya conozcas el número previsto de participantes.
¿Cuándo hay que probar el datáfono y preparar la caja?: Prepara la bandeja de caja y consigue cambio entre 2 y 3 días antes. Prueba el datáfono ese mismo periodo y vuelve a comprobar cables, regletas y conexión durante el montaje.

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