Handwerksmesse organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Messetag

Bei einer Handwerksmesse entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen ruhigen Messetag. Zuerst stehen Termin, Ort und Teilnahmebedingungen fest, danach gewinnst du Standbetreiber und planst die Aufteilung der Fläche. Sobald Zusagen eingehen, folgen Workshops, Reservierungen, Verpflegung und die Besucherkommunikation. Plane außerdem früh genug Strom, Beschilderung, Kasse und den Aufbau ein – genau diese Punkte werden bei Messen häufig erst kurz vor Beginn geprüft.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Teilnahmebedingungen festlegen
2 Personen
3
Standbetreiber einladen
2 Personen
4
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Ausstellerliste aktualisieren
8
Standaufteilung zeichnen
2 Personen
9
Workshops planen
2 Personen
10
Workshopleiter bestätigen
11
Reservierungen festhalten
12
Lieferantenabsprachen bestätigen
13
Lageplan an Teilnehmer senden
14
Aufbauanweisungen verschicken
15
Parkinformationen versenden
16
Workshop-Materialien bestellen
2 Personen
17
Werbeplakate aufhängen
2 Personen
18
Social-Media-Beiträge posten
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Teilnehmermappen zusammenstellen
2 Personen
21
Programme drucken
22
Wegweiser drucken
23
Kassenschublade vorbereiten
24
Kleingeld organisieren
25
EC-Karten-Terminal testen
26
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
27
Werkzeug prüfen
2 Personen
28
Workshop-Sets sortieren
2 Personen
29
Einkaufen gehen
2 Personen
30
Getränke kühlen
2 Personen

Event

31
Location öffnen
2 Personen
32
Empfangstheke aufbauen
2 Personen
33
Tische aufstellen
4 Personen
34
Stühle aufstellen
3 Personen
35
Aussteller empfangen
3 Personen
36
Standplätze zuweisen
2 Personen
37
Standbetreiber registrieren
2 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Wegweiser aufstellen
2 Personen
40
Workshopräume einrichten
3 Personen
41
Workshop-Material bereitlegen
2 Personen
42
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
43
Infostand besetzen
2 Personen
44
Besucher empfangen
3 Personen
45
Programm erläutern
2 Personen
46
Eintritt kassieren
2 Personen
47
Besucher zu Workshops weiterleiten
2 Personen
48
Workshops betreuen
3 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Snacks auffüllen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten kontrollieren
54
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
55
Fundgegenstände registrieren
56
Besucher verabschieden
2 Personen
57
Kasse abschließen
2 Personen
58
Standbetreiber auschecken
2 Personen
59
Standbetreiber beim Ausladen begleiten
3 Personen

Nachbereitung

60
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
61
Workshopmaterial zusammenstellen
2 Personen
62
Dekoration entfernen
3 Personen
63
Geschirr abwaschen
2 Personen
64
Abfall sammeln
3 Personen
65
Location reinigen
3 Personen
66
Materialien inventarisieren
2 Personen
67
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
68
Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen
69
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 30
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
KlappstühleAnz. 20
PartyzelteAnz. 4
TischdeckenAnz. 30
HockerAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
ServierplattenAnz. 80
TellerAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KartenlesegeräteAnz. 2
LaptopsAnz. 2
Drucker
HandmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6

Dekoration

MessebannerAnz. 4
FahnenAnz. 12
Dekorative PflanzenAnz. 12
FotowändeAnz. 2
TischdekorationAnz. 30

Küche

SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 4
SchälchenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
KühlkistenAnz. 4

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
PutztücherAnz. 30
AbfallbehälterAnz. 12
MüllbeutelhalterAnz. 12

Kreatives Material

SchneidemattenAnz. 20
ScherenAnz. 30
HeißklebepistolenAnz. 10
MessbänderAnz. 20
BleistifteAnz. 40
TextilstifteAnz. 40
HandnähnadelnAnz. 40
StricknadelnAnz. 20
HäkelnadelnAnz. 20
ArbeitsmattenAnz. 20
AufbewahrungsboxenAnz. 20
BaumwollgarnAnz. 40
StoffresteAnz. 10
PerlenmischungenAnz. 20
BandrollenAnz. 20
KnobelmischungenAnz. 10
FilzblätterAnz. 100
LeinwändeAnz. 30
AcrylfarbsetsAnz. 10
PinselsetsAnz. 10
SchutzschürzenAnz. 20

Beschilderung

Wegweiser-SchilderAnz. 12
StandnummernschilderAnz. 30
ProgrammständerAnz. 4
KreidetafelnAnz. 6

Büromaterial

NamensschilderAnz. 100
StifteAnz. 30
KlebebandrollenAnz. 12
SchreibtafelnAnz. 6
KlemmbretterAnz. 10
TackerAnz. 4
PermanentmarkerAnz. 20
KassenladeAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
ArmbänderAnz. 200
Armbändchen-SchneiderAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Standaufteilung und Laufwege erst fest, wenn die Ausstellerliste belastbar ist. Schicke Lageplan, Aufbauanweisungen und Parkinformationen spätestens 7 Tage vor der Messe an alle Teilnehmer.
Bestätige Workshopleiter und Workshop-Materialien mindestens 14 Tage vorher. Halte für jeden Workshop Zeit, maximale Teilnehmerzahl und Reservierungen schriftlich fest, damit am Einlass keine Rückfragen entstehen.
Plane die Verpflegung nach den Anmeldungen und erfrage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin. Für Kaffee und Wasser brauchst du neben Tassen und Bechern auch Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kühlboxen.
Teste Kartenlesegeräte, Laptops, Drucker, Mikrofone und Lautsprecher am Vortag. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und LED-Lampen an den vorgesehenen Standplätzen – fehlende Anschlüsse fallen sonst erst beim Aufbau auf.
Bereite Namensschilder, Teilnehmermappen, Programme und Wegweiser mindestens 2 Tage vorher vor. Für die Kasse gehören außerdem Kassenschublade und Kleingeld bereit; ein funktionierendes Kartenlesegerät ersetzt kein Wechselgeld.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Handwerksmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Teilnahmebedingungen. Standbetreiber solltest du etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe einladen, damit Zu- und Absagen noch in die Flächenplanung einfließen.
Wann muss ich die Aussteller einer Handwerksmesse einladen?: Verschicke die Einladungen idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist von etwa 3 bis 4 Wochen, damit du danach Ausstellerliste, Standaufteilung und Teilnehmerinformationen fertigstellen kannst.
Wie lange vorher sollen die Besucherinformationen verschickt werden?: Sende Programm, Lageplan, Parkinformationen und Hinweise zum Einlass spätestens 7 Tage vor der Handwerksmesse. Änderungen am Workshopprogramm solltest du zusätzlich innerhalb von 24 Stunden an die betroffenen Teilnehmer melden.
Was muss am Tag vor einer Handwerksmesse geprüft werden?: Kontrolliere am Vortag Technik, Stromversorgung, Kasse und Beschilderung. Plane mindestens 2 Stunden für den Funktionstest von Kartenlesegeräten, Drucker, Mikrofonen, Lautsprechern und Beleuchtung ein.

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