Organiser un salon des loisirs créatifs, étape par étape

Un salon des loisirs créatifs se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un rendez-vous convivial. Commencez par verrouiller la date, le lieu et les conditions de participation avant de contacter les exposants. Ensuite, construisez le programme des ateliers, ouvrez les inscriptions et dessinez le plan des stands. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les besoins, transmettre les consignes et tester l’accueil, les paiements et le matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Fixer les conditions de participation
2 personnes
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des exposants
8
Dessiner le plan du stand
2 personnes
9
Planifier les ateliers
2 personnes
10
Confirmer les animateurs d’atelier
11
Enregistrer les réservations
12
Confirmer les accords avec les fournisseurs
13
Envoyer le plan aux participants
14
Envoyer les instructions de montage
15
Envoyer les infos de parking
16
Commander le matériel d’atelier
2 personnes
17
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
18
Publier des messages sur les réseaux sociaux
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Composer les dossiers des participants
2 personnes
21
Imprimer les programmes
22
Imprimer les panneaux de parcours
23
Préparer la salade de la caisse
24
Prévoir la monnaie
25
Tester le terminal de paiement
26
Vérifier l'éclairage
2 personnes
27
Vérifier les outils
2 personnes
28
Trier les kits d'atelier
2 personnes
29
Faire les courses
2 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
3 personnes
35
Accueillir les exposants
3 personnes
36
Attribuer les emplacements
2 personnes
37
Enregistrer les exposants
2 personnes
38
Installer la décoration
3 personnes
39
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
40
Aménager les espaces d'atelier
3 personnes
41
Préparer le matériel d'atelier
2 personnes
42
Mettre en place le point café
2 personnes
43
Tenir le stand d’information
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Expliquer le programme
2 personnes
46
Encaisser l’entrée
2 personnes
47
Orienter les visiteurs vers les ateliers
2 personnes
48
Encadrer les ateliers
3 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Soutenir les exposants
2 personnes
55
Enregistrer les objets trouvés
56
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
57
Clôturer la caisse
2 personnes
58
Faire le check-out des exposants
2 personnes
59
Accompagner le déchargement des exposants
3 personnes

Suivi

60
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
61
Rassembler le matériel d'atelier
2 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Faire la vaisselle
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
3 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
68
Ranger les provisions restantes
69
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 30
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Chaises pliantesqté 20
Tentes de réceptionqté 4
Nappesqté 30
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Banderoles de salonqté 4
Drapeauxqté 12
Plantes décorativesqté 12
Murs photoqté 2
Décoration de tableqté 30

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 4
Petits bolsqté 12
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 6
Caisses réfrigéréesqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons de nettoyageqté 30
Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 12

Matériel créatif

Tapis de découpeqté 20
Ciseauxqté 30
Pistolets à colleqté 10
Mètres rubansqté 20
Crayonsqté 40
Marqueurs textilesqté 40
Aiguilles à coudreqté 40
Aiguilles à tricoterqté 20
Crochets à tricoterqté 20
Tapis de travailqté 20
Boîtes de rangementqté 20
Fil de cotonqté 40
Résidus de tissuqté 10
Mélanges de perlesqté 20
Rouleaux de rubanqté 20
Assortiments de boutonsqté 10
Feuilles de feutrineqté 100
Toiles à peindreqté 30
Sets de peinture acryliqueqté 10
Sets de pinceauxqté 10
Tabliers de protectionqté 20

Signalétique

Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux numérotés des standsqté 30
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 100
Stylosqté 30
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Tableaux de présentationqté 6
Presse-papiersqté 10
Agrafeusesqté 4
Marqueursqté 20
Tiroirs-caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Braceletsqté 200
Coupe-braceletsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’inviter les exposants, puis demandez une réponse sous 7 à 10 jours. Sans ce délai, le plan des stands reste instable et les invitations aux visiteurs partent trop tard.
Réservez les animateurs et ouvrez les ateliers dès que les horaires sont arrêtés. Prévoyez une liste d’attente : les créneaux pratiques se remplissent souvent avant les autres activités.
Demandez les besoins alimentaires et techniques lors de l’inscription, pas la semaine du salon. Regroupez ces informations dans une liste mise à jour au moins deux fois avant l’événement.
Envoyez le plan, les indications de montage et les informations de parking 10 à 14 jours avant l’ouverture. Ajoutez les horaires d’installation et l’emplacement exact de chaque stand pour éviter les files à l’arrivée.
Préparez les badges, dossiers, programmes et panneaux plusieurs jours à l’avance. Testez aussi le terminal de paiement, les rallonges, les multiprises et les machines à café la veille, avec la monnaie nécessaire pour la caisse.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des loisirs créatifs ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs exposants et des ateliers. Les 2 premières semaines servent à confirmer le lieu et les conditions, puis les inscriptions et la communication peuvent démarrer.
Quand faut-il inviter les exposants d’un salon créatif ?: Contactez-les environ 10 semaines avant la date prévue et donnez-leur 7 à 10 jours pour répondre. Vous aurez ensuite le temps de mettre à jour la liste, de répartir les stands et de confirmer leurs besoins.
Quand ouvrir les réservations des ateliers créatifs ?: Ouvrez les réservations 4 à 6 semaines avant le salon, dès que les animateurs et les horaires sont confirmés. Faites un point chaque semaine et envoyez un rappel 7 jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon des loisirs créatifs ?: Contrôlez les tables, chaises, éclairages, rallonges, multiprises et équipements de paiement. Préparez également les badges, programmes, panneaux, monnaie et dossiers participants avant le montage, idéalement la veille au soir.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.