Checklist para organizar una feria de manualidades sin olvidos

Organizar una feria de manualidades requiere coordinar expositores, visitantes, talleres y proveedores en un orden claro. Empieza cerrando la fecha, el lugar y las condiciones de participación; después gestiona inscripciones y diseña la distribución de los stands. En los últimos días tendrás que enviar el plano, las instrucciones de montaje y la información de aparcamiento. Esta checklist también contempla lo que suele quedar para el final: materiales de los talleres, programas, señalización, cambio y pruebas del terminal de pago.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Establecer las condiciones de participación
2 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de expositores
Dibujar la distribución de los stands
2 personas
Programar talleres
2 personas
Confirmar a los responsables del taller
Registrar las reservas
Confirmar acuerdos con proveedores
Enviar el plano a los participantes
Enviar las instrucciones de montaje
Enviar la información de aparcamiento
Encargar materiales para el taller
2 personas
Colgar los carteles promocionales
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar las carpetas de los participantes
2 personas
Imprimir los programas
Imprimir señales de ruta
Preparar la bandeja de caja
Conseguir cambio
Probar el terminal de pago
Comprobar la iluminación
2 personas
Comprobar las herramientas
2 personas
Clasificar los kits del taller
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Asignar espacios de stand
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar las salas del taller
3 personas
Preparar el material del taller
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Explicar el programa
2 personas
Cobrar la entrada
2 personas
Dirigir a los visitantes a los talleres
2 personas
Guiar talleres
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Apoyar a los expositores
2 personas
Registrar objetos perdidos
Despedir a los visitantes
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Coordinar la descarga de los expositores
3 personas

Seguimiento

Desmontar mesas y sillas
4 personas
Reunir material para el taller
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger las compras sobrantes
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 30
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Sillas plegablescant. 20
Carpas de fiestacant. 4
Mantelescant. 30
Taburetescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 100
Tenedorescant. 100
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Datáfonoscant. 2
Portátilescant. 2
Impresoras
Micrófonos de manocant. 2
Altavocescant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Banderas publicitariascant. 4
Banderascant. 12
Plantas decorativascant. 12
Paredes para fotoscant. 2
Decoración de mesacant. 30

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 4
Cuencoscant. 12
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6
Cubiterascant. 4
Pinzas de servircant. 6
Cajas isotérmicascant. 4

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Paños de limpiezacant. 30
Papeleracant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 12

Material creativo

Tapetes de cortecant. 20
Tijerascant. 30
Pistolas de pegamentocant. 10
Cintas métricascant. 20
Lápicescant. 40
Rotuladores para textilcant. 40
Agujas de costuracant. 40
Agujas de tejercant. 20
Ganchilloscant. 20
Alfombrillas de trabajocant. 20
Cajas de almacenajecant. 20
Hilo de algodóncant. 40
Retales de telacant. 10
Mezclas de cuentascant. 20
Rollos de cintacant. 20
Mezclas de botonescant. 10
Hojas de fieltrocant. 100
Lienzoscant. 30
Sets de pintura acrílicacant. 10
Sets de pincelescant. 10
Batas de proteccióncant. 20

Señalización

Señales de orientacióncant. 12
Carteles con número de standcant. 30
Atriles para programascant. 4
Pizarrascant. 6

Artículos de oficina

Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 30
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Pizarrascant. 6
Portapapelescant. 10
Grapadorascant. 4
Rotuladorescant. 20
Bandejas de cajacant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Pulserascant. 200
Cortadores de pulserascant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y las condiciones de participación antes de invitar a los expositores. Así podrás explicar desde el principio horarios, espacio disponible y requisitos de montaje.
Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con al menos 3 semanas de antelación. Actualiza la lista de expositores cada pocos días para evitar errores en tarjetas, carpetas y programas.
Dibuja la distribución de los stands cuando conozcas la mayoría de participantes y envíala junto con las instrucciones de montaje y el aparcamiento entre 7 y 10 días antes.
Programa los talleres antes de abrir las reservas y confirma a cada responsable. Encarga los materiales cuando tengas el número de plazas, dejando al menos 5 días para completar cualquier pedido pendiente.
Prepara caja, cambio y pagos electrónicos el día anterior. Comprueba el datáfono, los cables, las regletas, los portátiles, la impresora, los micrófonos y los altavoces antes de que lleguen los primeros visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, condiciones e invitaciones a expositores. Reserva las últimas 2 semanas para inscripciones, talleres, plano, proveedores e impresión.
¿Cuándo debo enviar el plano de los stands a los expositores?: Envíalo entre 7 y 10 días antes de la feria, junto con las instrucciones de montaje y la información de aparcamiento. Si cambia la distribución, manda una versión actualizada el mismo día.
¿Cuándo se preparan los talleres de una feria de manualidades?: Define los talleres y confirma a sus responsables entre 3 y 4 semanas antes. Abre las reservas cuando conozcas horarios y aforo, y encarga los materiales al menos 5 días antes.
¿Qué hay que revisar el día anterior a una feria de manualidades?: Prepara programas, señales, tarjetas de nombre, carpetas, caja y cambio el día anterior. También prueba el terminal de pago y comprueba iluminación, sonido, alargadores y regletas antes del montaje.

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