Zo organiseer je een handwerkbeurs zonder last-minute gedoe

Begin met de datum, locatie en voorwaarden voor deelnemers voordat je standhouders uitnodigt. Daarna leg je de aanmeldingen vast, teken je de standindeling en plan je workshops met hun begeleiders. Bezoekerscommunicatie volgt zodra programma, route en parkeerinformatie duidelijk zijn. Regel materialen, printwerk en betaalapparatuur ruim voor de opbouwdag; vooral stroompunten, wisselgeld en workshopbenodigdheden worden vaak te laat gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Deelnemersvoorwaarden vastleggen
2 personen
3
Standhouders uitnodigen
2 personen
4
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Standhouderslijst bijwerken
8
Standindeling tekenen
2 personen
9
Workshops inplannen
2 personen
10
Workshopbegeleiders bevestigen
11
Reserveringen vastleggen
12
Leveranciersafspraken bevestigen
13
Plattegrond naar deelnemers sturen
14
Opbouwinstructies versturen
15
Parkeerinformatie versturen
16
Workshopmaterialen bestellen
2 personen
17
Promotieposters ophangen
2 personen
18
Socialmediaberichten plaatsen
19
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
20
Deelnemersmappen samenstellen
2 personen
21
Programma's printen
22
Routebordjes printen
23
Kassalade voorbereiden
24
Wisselgeld regelen
25
Pinapparaat testen
26
Verlichting controleren
2 personen
27
Gereedschap controleren
2 personen
28
Workshopsets sorteren
2 personen
29
Boodschappen doen
2 personen
30
Dranken koelen
2 personen

Event

31
Locatie openen
2 personen
32
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen plaatsen
3 personen
35
Standhouders ontvangen
3 personen
36
Standplaatsen aanwijzen
2 personen
37
Standhouders registreren
2 personen
38
Decoratie ophangen
3 personen
39
Routebordjes plaatsen
2 personen
40
Workshopruimtes inrichten
3 personen
41
Workshopmateriaal klaarleggen
2 personen
42
Koffiepunt inrichten
2 personen
43
Infobalie bemannen
2 personen
44
Bezoekers ontvangen
3 personen
45
Programma uitleggen
2 personen
46
Entree innen
2 personen
47
Bezoekers naar workshops verwijzen
2 personen
48
Workshops begeleiden
3 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Hapjes aanvullen
2 personen
52
Afvalbakken legen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Standhouders ondersteunen
2 personen
55
Gevonden voorwerpen registreren
56
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
57
Kassa afsluiten
2 personen
58
Standhouders uitchecken
2 personen
59
Standhouders uitladen begeleiden
3 personen

Nazorg

60
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
61
Workshopmateriaal verzamelen
2 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Servies afwassen
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
3 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Geleende materialen retourneren
2 personen
68
Overgebleven boodschappen opruimen
69
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 30
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Klapstoelenaantal 20
Partytentenaantal 4
Tafelkledenaantal 30
Krukjesaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Pinapparatenaantal 2
Laptopsaantal 2
Printers
Handmicrofoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Beursbanierenaantal 4
Vlaggenaantal 12
Decoratieve plantenaantal 12
Fotowandenaantal 2
Tafeldecoratieaantal 30

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Koelkrattenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Poetsdoekenaantal 30
Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 12

Creatief materiaal

Snijmattenaantal 20
Scharenaantal 30
Lijmpistolenaantal 10
Meetlintenaantal 20
Potlodenaantal 40
Textielstiftenaantal 40
Handwerknaaldenaantal 40
Breinaaldenaantal 20
Haaknaaldenaantal 20
Werkmattenaantal 20
Opbergboxenaantal 20
Katoengarenaantal 40
Stofrestenaantal 10
Kralenmixenaantal 20
Lintrollenaantal 20
Knopenmixenaantal 10
Viltvellenaantal 100
Schilderdoekenaantal 30
Acrylverfsetsaantal 10
Penselensetsaantal 10
Beschermschortenaantal 20

Bewegwijzering

Wegwijzerbordenaantal 12
Standnummerbordenaantal 30
Programmastandaardsaantal 4
Krijtbordenaantal 6

Kantoorartikelen

Naamkaartjesaantal 100
Pennenaantal 30
Plakbandrollenaantal 12
Schrijfbordenaantal 6
Klembordenaantal 10
Nietmachinesaantal 4
Markerstiftenaantal 20
Kassaladesaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Polsbandjesaantal 200
Polsbandjesknippersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reserveer ruimte voor tafels, kledingrekken, workshops en looproutes en stuur de plattegrond daarna samen met de opbouwinstructies naar alle deelnemers.
Plan workshops met vaste begin- en eindtijden en bevestig de begeleiders afzonderlijk. Bestel de benodigde materialen zodra het aantal deelnemers per workshop bekend is, zodat je niet in de laatste week hoeft bij te bestellen.
Stuur bezoekersinformatie in één overzicht met programma, route en parkeren. Verstuur de uitnodigingen zodra de workshops en openingstijden vaststaan en plaats daarna pas gerichte herinneringen op sociale media.
Test pinapparaten, laptops, printers, microfoons en luidsprekers vóór de opbouw. Leg ook kassalade en wisselgeld klaar; een pinapparaat dat op de beursdag niet werkt, vertraagt iedere standhouder met verkoop.
Maak deelnemersmappen, naamkaartjes, programma’s en routebordjes vóór de opbouwdag. Neem daarnaast verlengkabels, stekkerdozen en verlichting mee naar de locatie en controleer per stand waar stroom nodig is.

Veelgestelde vragen

Wanneer nodig ik standhouders uit voor een handwerkbeurs?: Nodig standhouders uit zodra datum, locatie en deelnemersvoorwaarden vastliggen, bij voorkeur minstens 8 weken vóór de beurs. Zo houd je tijd over om aanmeldingen te verwerken en de standindeling te maken.
Wanneer verstuur ik de plattegrond naar standhouders?: Stuur de definitieve plattegrond ongeveer 2 weken vóór de beurs, nadat de meeste aanmeldingen zijn verwerkt. Voeg opbouwtijden, parkeerinformatie en aanwijzingen voor tafels en stroom toe.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een handwerkbeurs?: Plan minimaal 3 tot 4 uur voor de opbouw, afhankelijk van het aantal stands en workshops. Zet tafels, stoelen, kledingrekken, bewegwijzering en techniek eerst klaar; controleer daarna per stand de indeling.
Wanneer test ik het pinapparaat en de beurs techniek?: Test pinapparaten, laptops, printers, microfoons en luidsprekers uiterlijk 1 werkdag vóór de beurs. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, stroompunten en voldoende wisselgeld voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.