Cómo organizar una feria de cruceros paso a paso

Organizar una feria de cruceros requiere coordinar navieras, expositores y visitantes mucho antes del día del evento. Empieza fijando la fecha, los horarios y el lugar; después confirma participantes, tamaños de los stands e inscripciones. El plano de puestos, la información técnica y el catering suelen causar problemas cuando se dejan para el final. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo, preparar la acreditación y llegar al montaje con todo comprobado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha de la feria y los horarios de apertura
2 personas
2
Contactar a las navieras participantes
2 personas
3
Registrar a los expositores
2 personas
4
Hacer el plano de puestos
2 personas
5
Confirmar los tamaños del stand
2 personas
6
Llevar la lista de participantes
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir inscripciones online
9
Gestionar inscripciones
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Enviar confirmaciones a los visitantes
12
Enviar información sobre el aparcamiento
13
Enviar información a los expositores
14
Hacer reservas de material
15
Reservar el catering
16
Determinar el stock de bebidas
2 personas
17
Recopilar material impreso
18
Imprimir el plano de la feria
19
Preparar acreditaciones
2 personas
20
Imprimir listas de visitantes
21
Recoger material promocional
2 personas
22
Reunir presentaciones de navieras
23
Recopilar los requisitos técnicos
24
Comprobar la ruta al lugar
25
Comprobar el pronóstico del tiempo
26
Hacer la compra
3 personas
27
Clasificar el material impreso
2 personas
28
Confirmar por teléfono a los expositores
29
Llevar materiales al lugar
3 personas
30
Abrir la ubicación
2 personas
31
Comprobar entradas y rutas de evacuación
2 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Instalar los paneles del stand
4 personas
34
Colgar los números de stand
2 personas
35
Recibir a los expositores
2 personas
36
Colocar mesas altas por naviera
3 personas
37
Distribuir folletos por stand
2 personas
38
Conectar el proyector y la pantalla
2 personas
39
Probar el micrófono
2 personas
40
Comprobar la iluminación
2 personas
41
Montar el punto de café
2 personas
42
Enfriar las bebidas
2 personas
43
Preparar los aperitivos
2 personas
44
Montar la mesa de registro
2 personas
45
Colocar las acreditaciones
46
Colgar señalización
2 personas
47
Limpiar la entrada
2 personas

Evento

48
Abrir el registro
3 personas
49
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
50
Repartir el programa
2 personas
51
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
52
Reponer los folletos de cruceros
2 personas
53
Servir café y té
2 personas
54
Servir aperitivos
2 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Recoger la vajilla usada
2 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
58
Anunciar la presentación
59
Dar soporte técnico a la presentación
2 personas
60
Guiar las preguntas durante la presentación
61
Informar a los últimos visitantes
2 personas
62
Cerrar el registro
2 personas
63
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

64
Reunir materiales del stand
4 personas
65
Desmontar las paredes del stand
4 personas
66
Recoger mesas y sillas
4 personas
67
Empaquetar la comida de catering sobrante
2 personas
68
Lavar la vajilla
2 personas
69
Limpiar el rincón del café
2 personas
70
Recoger la basura
2 personas
71
Limpiar el suelo y la entrada
2 personas
72
Apagar el equipo
2 personas
73
Apagar la iluminación
74
Cerrar el recinto
2 personas
75
Devolver el material alquilado
2 personas
76
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
77
Registrar objetos perdidos
78
Enviar un mensaje de agradecimiento a los expositores
79
Enviar agradecimiento a los visitantes
80
Recopilar las facturas pendientes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 70
Mesa de registro
Taburetescant. 12
Paredes para standscant. 24
Expositores para folletoscant. 12
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cucharillas de cafécant. 80
Cucharones de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Cables de cargacant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Mando de presentación
Terminal de pago móvil

Decoración

Globoscant. 100
Arcos de globoscant. 2
Banderas náuticascant. 12
Manteles runnerscant. 18
Plantas artificialescant. 12
Mapas del mundocant. 4
Decoración de mesacant. 18
Brújulas decorativascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 4
Linternas a pilascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Tijerascant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 24
Jarrascant. 8
Cubiterascant. 4

Oficina

Portanombrescant. 100
Tarjetas para credencialescant. 100
Portadocumentoscant. 6
Bolígrafoscant. 50
Rotuladores fosforescentescant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Masilla adhesivacant. 6
Portapapelescant. 6
Formularios de inscripcióncant. 150
Sobrescant. 100
Grapadorascant. 4
Cajas de grapascant. 8
Papelerascant. 6
Memorias USBcant. 2
Hojas de etiquetascant. 10
Papel A4cant. 3
Planos de la feriacant. 150
Folletos del programacant. 150
Carteles con número de standcant. 24
Carteles direccionalescant. 12
Portapapelescant. 12

Limpieza

Guantes de limpiezacant. 8
Paños de microfibracant. 20
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y los horarios antes de contactar con las navieras. Intenta confirmar a los expositores con varias semanas de margen para poder dibujar el plano y ajustar los tamaños de los stands.
Abre las inscripciones online cuando tengas confirmados el lugar, el aparcamiento y el horario. Envía la confirmación a cada visitante con esos datos y recoge las preferencias dietéticas desde el primer formulario.
Pide a cada naviera sus requisitos técnicos y sus presentaciones con al menos 10 días de antelación. Así puedes comprobar el proyector, la pantalla, el portátil, el micrófono, los altavoces, los cables y las regletas antes del montaje.
Calcula las bebidas y el servicio según la duración y la asistencia prevista, no solo según el número de expositores. Revisa con tiempo las tazas, vasos, copas, platos, cubiertos, bandejas, termos, máquinas de café y neveras portátiles.
Prepara acreditaciones, listas de visitantes, plano impreso y material promocional el día anterior. Lleva una copia adicional de las listas y comprueba la ruta al lugar y la previsión meteorológica antes de enviar las últimas indicaciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de cruceros?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite contactar con las navieras, registrar expositores, abrir inscripciones y resolver a tiempo los requisitos de stands, catering y tecnología.
¿Cuándo hay que cerrar el plano de los stands?: Conviene cerrarlo entre 2 y 3 semanas antes, cuando ya estén confirmados los participantes y el tamaño de cada stand. Imprímelo de nuevo después de cualquier cambio y prepara una copia para el registro.
¿Cuándo se debe enviar la información a los visitantes?: Envía la confirmación inmediatamente después de validar la inscripción y un recordatorio entre 3 y 5 días antes. Incluye el horario, la dirección, el aparcamiento y cualquier instrucción de acceso.
¿Cuándo hay que comprobar el equipo técnico de la feria?: Haz una comprobación completa como mínimo 24 horas antes y otra al iniciar el montaje. Prueba las presentaciones, el micrófono, los altavoces, los cables y las regletas con los equipos que se utilizarán realmente.

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