Zo organiseer je een overzichtelijke cruisebeurs

Begin met de beursdatum, openingstijden en locatie voordat je rederijen benadert. Daarna leg je de standformaten en indeling vast, zodat deelnemers weten hoeveel ruimte en materiaal beschikbaar is. Open vervolgens de online aanmelding en houd standhouders en bezoekers apart bij. In de laatste weken draait de voorbereiding om technische wensen, presentaties, catering, badges, plattegronden en duidelijke informatie over parkeren en de route.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Deelnemende rederijen benaderen
2 personen
3
Standhouders registreren
2 personen
4
Standindeling maken
2 personen
5
Standformaten bevestigen
2 personen
6
Deelnemerslijst bijhouden
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Online aanmeldingen openen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Bezoekersbevestigingen versturen
12
Parkeerinformatie verzenden
13
Standhoudersinformatie versturen
14
Reserveringen voor materialen maken
15
Catering reserveren
16
Drankenvoorraad bepalen
2 personen
17
Printwerk verzamelen
18
Beursplattegrond afdrukken
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Bezoekerslijsten afdrukken
21
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
22
Presentaties van rederijen verzamelen
23
Technische wensen inventariseren
24
Route naar locatie controleren
25
Weersverwachting controleren
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Printwerk sorteren
2 personen
28
Standhouders telefonisch bevestigen
29
Materialen naar locatie brengen
3 personen
30
Locatie openen
2 personen
31
Entree en vluchtroutes controleren
2 personen
32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
33
Standwanden plaatsen
4 personen
34
Standnummers ophangen
2 personen
35
Standhouders ontvangen
2 personen
36
Standtafels per rederij klaarzetten
3 personen
37
Brochures per stand verdelen
2 personen
38
Beamer en scherm aansluiten
2 personen
39
Microfoon testen
2 personen
40
Verlichting controleren
2 personen
41
Koffiepunt inrichten
2 personen
42
Dranken koud zetten
2 personen
43
Hapjes klaarzetten
2 personen
44
Registratietafel inrichten
2 personen
45
Naambadges klaarleggen
46
Bewegwijzering ophangen
2 personen
47
Entree schoonmaken
2 personen

Event

48
Registratie openen
3 personen
49
Bezoekers verwelkomen
3 personen
50
Programma uitdelen
2 personen
51
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
52
Cruisebrochures aanvullen
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Hapjes serveren
2 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
57
Afvalbakken legen
58
Presentatie aankondigen
59
Presentatie technisch ondersteunen
2 personen
60
Vragen bij presentatie begeleiden
61
Laatste bezoekers informeren
2 personen
62
Registratie sluiten
2 personen
63
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

64
Standmaterialen verzamelen
4 personen
65
Standwanden afbreken
4 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
67
Overgebleven catering inpakken
2 personen
68
Servies afwassen
2 personen
69
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
70
Afval verzamelen
2 personen
71
Vloer en entree schoonmaken
2 personen
72
Apparatuur uitschakelen
2 personen
73
Verlichting uitschakelen
74
Locatie afsluiten
2 personen
75
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
76
Restmaterialen opslaan
2 personen
77
Gevonden voorwerpen registreren
78
Bedankbericht aan standhouders sturen
79
Bezoekersbedankje versturen
80
Openstaande facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Krukkenaantal 12
Standwandenaantal 24
Folderrekkenaantal 12
Kapstokkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Koffielepelsaantal 80
Serveerlepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadkabelsaantal 6
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Presentatieafstandsbediening
Mobiele pinautomaat

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Ballonnenbogenaantal 2
Nautische vlaggenaantal 12
Tafellopersaantal 18
Kunstplantenaantal 12
Wereldkaartenaantal 4
Tafeldecoratieaantal 18
Decoratieve kompassenaantal 6

Verlichting

Ledspotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Scharenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Schaaltjesaantal 24
Kannenaantal 8
IJsblokjesbakkenaantal 4

Kantoor

Naambadgehoudersaantal 100
Naambadgekaartjesaantal 100
Schrijfmappenaantal 6
Balpennenaantal 50
Markeerstiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Kleefgumaantal 6
Clipboardsaantal 6
Inschrijfformulierenaantal 150
Enveloppenaantal 100
Nietmachinesaantal 4
Nietjesdozenaantal 8
Papierbakkenaantal 6
USB-sticksaantal 2
Etikettenvellenaantal 10
A4-papieraantal 3
Beursplattegrondenaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Standnummerbordenaantal 24
Pijlbordenaantal 12
Klembordenaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Microvezeldoekenaantal 20
Vloermoppenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg standformaten en de indeling vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kunnen rederijen gericht aangeven welke ruimte en voorzieningen ze nodig hebben.
Vraag technische wensen uiterlijk 2 weken voor de beurs op. Controleer daarna per presentatie of een beamer, projectiescherm, laptop, microfoon en luidsprekers nodig zijn.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 7 dagen voor de beurs door aan de cateraar. Reserveer ook servies en thermoskannen.
Stuur bezoekersbevestigingen en parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld de route, openingstijden en eventuele registratie bij de registratietafel.
Maak een aparte deelnemerslijst, bezoekerslijst en standhoudersinformatie. Print beursplattegronden en naambadges pas nadat de laatste aanmeldingen zijn verwerkt, bij voorkeur 1 dag voor opening.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een cruisebeurs organiseren?: Start minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de datum, locatie en deelnemende rederijen. Plan de standindeling en registraties daarna, zodat je in de laatste 2 weken alleen nog wijzigingen, techniek en printwerk hoeft af te handelen.
Wanneer moet ik rederijen uitnodigen voor een cruisebeurs?: Benader rederijen zodra datum, openingstijden en locatie vaststaan, idealiter 8 weken voor de beurs. Geef een duidelijke reactietermijn van 10 tot 14 dagen voor standregistratie en standformaat.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een cruisebeurs?: Reserveer minstens 3 uur voor tafels, stoelen, standwanden, folderrekken, registratietafel en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een controle van stroom, presentaties, badges en de beursplattegrond.
Wanneer moet ik catering en dranken voor een cruisebeurs regelen?: Reserveer catering ongeveer 4 weken vooraf en bevestig het aantal bezoekers 7 dagen voor de beurs. Bepaal dan ook de voorraad koffie, thee en water en controleer of kopjes, glazen, borden en serveermateriaal aanwezig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.