Eine Kreuzfahrtmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Kreuzfahrtmesse laufen Aussteller, Besucher, Technik und Verpflegung gleichzeitig zusammen. Beginne deshalb mit Termin, Öffnungszeiten und der verfügbaren Fläche, bevor du Reedereien und Standbetreiber verbindlich einlädst. Danach folgen Standaufteilung, Anmeldungen, Besucherinformationen und die technische Planung. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Namensschilder, Präsentationsdateien, Verlängerungskabel oder klare Parkhinweise.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Teilnehmende Reedereien ansprechen
2 Personen
3
Standbetreiber registrieren
2 Personen
4
Standaufteilung erstellen
2 Personen
5
Standgrößen bestätigen
2 Personen
6
Teilnehmerliste führen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Online-Anmeldungen öffnen
9
Anmeldungen bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Besucherbestätigungen versenden
12
Parkinformationen versenden
13
Informationen für Aussteller senden
14
Materialreservierungen erstellen
15
Catering reservieren
16
Getränkevorrat festlegen
2 Personen
17
Drucksachen zusammentragen
18
Messeplan drucken
19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
20
Besucherlisten drucken
21
Werbematerial sammeln
2 Personen
22
Präsentationen von Reedereien sammeln
23
Technische Anforderungen erfassen
24
Route zum Veranstaltungsort überprüfen
25
Wettervorhersage prüfen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Drucksachen sortieren
2 Personen
28
Standbetreiber telefonisch bestätigen
29
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
30
Location öffnen
2 Personen
31
Eingang und Fluchtwege überprüfen
2 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Standwände aufstellen
4 Personen
34
Standnummern aufhängen
2 Personen
35
Aussteller empfangen
2 Personen
36
Standtische pro Reederei aufstellen
3 Personen
37
Broschüren pro Stand verteilen
2 Personen
38
Beamer und Leinwand anschließen
2 Personen
39
Mikrofon testen
2 Personen
40
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
41
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
42
Getränke kalt stellen
2 Personen
43
Snacks bereitstellen
2 Personen
44
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
45
Namensschilder bereitlegen
46
Beschilderung anbringen
2 Personen
47
Eingang reinigen
2 Personen

Event

48
Registrierung öffnen
3 Personen
49
Besucher begrüßen
3 Personen
50
Programm verteilen
2 Personen
51
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
52
Kreuzfahrtbroschüren auffüllen
2 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Snacks servieren
2 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
57
Mülleimer leeren
58
Präsentation ankündigen
59
Präsentation technisch unterstützen
2 Personen
60
Fragen bei der Präsentation begleiten
61
Letzte Besucher informieren
2 Personen
62
Anmeldung schließen
2 Personen
63
Standbetreiber auschecken
2 Personen

Nachbereitung

64
Standmaterial sammeln
4 Personen
65
Standwände abbauen
4 Personen
66
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
67
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
68
Geschirr abwaschen
2 Personen
69
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
70
Abfall sammeln
2 Personen
71
Boden und Eingang reinigen
2 Personen
72
Geräte ausschalten
2 Personen
73
Beleuchtung ausschalten
74
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
75
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Restmaterialien lagern
2 Personen
77
Fundgegenstände registrieren
78
Dankesnachricht an Standbetreiber senden
79
Dankeschön an Besucher senden
80
Offene Rechnungen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 70
Registrierungstisch
HockerAnz. 12
StandwändeAnz. 24
ProspektständerAnz. 12
KleiderständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
TeegläserAnz. 80
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 60
TellerAnz. 100
GebäckgabelnAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
LadekabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
Präsentationsfernbedienung
Mobiles Kartenlesegerät

Dekoration

BallonsAnz. 100
BallonbögenAnz. 2
Nautische FlaggenAnz. 12
TischläuferAnz. 18
KunstpflanzenAnz. 12
WeltkartenAnz. 4
TischdekorationAnz. 18
Dekorative KompasseAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
BatterielaternenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ScherenAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
SchälchenAnz. 24
KannenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 4

Büro

NamensschildhalterAnz. 100
Namensbadge-KärtchenAnz. 100
SchreibmappenAnz. 6
KugelschreiberAnz. 50
MarkerAnz. 12
KlebebandrollenAnz. 8
KlebestiftAnz. 6
KlemmbretterAnz. 6
AnmeldeformulareAnz. 150
UmschlägeAnz. 100
TackerAnz. 4
KlammerboxenAnz. 8
PapierkörbeAnz. 6
USB-SticksAnz. 2
EtikettenblätterAnz. 10
A4-PapierAnz. 3
MessepläneAnz. 150
ProgrammhefteAnz. 150
StandnummernschilderAnz. 24
WegweiserAnz. 12
KlemmbretterAnz. 12

Reinigung

ReinigungshandschuheAnz. 8
MikrofasertücherAnz. 20
BodenwischerAnz. 3
EimerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Öffnungszeiten mindestens 12 Wochen vorher fest. Bestätige danach Standgrößen und Standaufteilung schriftlich, bevor du Einladungen an Reedereien und Standbetreiber verschickst.
Führe eine gemeinsame Teilnehmerliste für Reedereien, Standpersonal und Besucher. Öffne die Online-Anmeldung spätestens 6 Wochen vor der Messe und erfasse dabei auch Ernährungswünsche.
Fordere Präsentationen und technische Anforderungen der Reedereien spätestens 10 Tage vor Beginn an. Prüfe für jede Präsentation Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Mikrofon, Lautsprecher und passende Ladekabel.
Plane die Registrierung mit einem eigenen Tisch, Namensschildern und gedruckten Besucherlisten. Lege Parkinformationen und Ausstellerhinweise spätestens 3 Tage vorher an alle angemeldeten Personen aus oder verschicke sie.
Bestelle Catering und Getränke nach der erwarteten Besucherzahl und prüfe die Ausgabe am Vortag. Stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen, Tassen, Gläser, Teller, Besteck, Serviertabletts und Abfallbehälter gemeinsam bereit, damit am Morgen nichts zusammengesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kreuzfahrtmesse organisieren?: Beginne etwa 12 bis 16 Wochen vor dem Messetermin. In den ersten 2 Wochen sollten Termin, Öffnungszeiten, Raumaufteilung und die Ansprache der Reedereien feststehen.
Wann sollte die Anmeldung für eine Kreuzfahrtmesse öffnen?: Öffne die Online-Anmeldung ungefähr 6 Wochen vor der Messe. Schließe sie 3 bis 5 Tage vorher oder sobald die geplante Kapazität erreicht ist, damit Besucherbestätigungen und Namensschilder rechtzeitig erstellt werden können.
Wann müssen Reedereien ihre Präsentationen und Technik melden?: Fordere Präsentationen und technische Anforderungen spätestens 10 Tage vor Beginn an. So bleiben noch mehrere Werktage, um Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Präsentationsfernbedienung zu testen.
Wie viel Getränke braucht man für eine Kreuzfahrtmesse?: Plane für die erste Stunde ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person ein und ergänze bei längeren Öffnungszeiten etwa 1 Getränk pro Person und weitere Stunde. Wasser sollte zusätzlich zu Kaffee, Tee und anderen Getränken verfügbar sein.

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