Organiser un salon de la croisière, étape par étape

Un salon de la croisière se prépare d’abord comme un projet d’exposition, puis comme un événement accueillant du public. Commencez par fixer la date et les horaires, avant de confirmer les armateurs, les formats de stand et le plan de la salle. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les présentations doivent être suivis dans une liste unique. La dernière semaine sert surtout à verrouiller la technique, le matériel, les boissons, les badges et les informations pratiques envoyées aux visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du salon et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Contacter les armateurs participants
2 personnes
3
Enregistrer les exposants
2 personnes
4
Préparer le plan du stand
2 personnes
5
Confirmer les formats du stand
2 personnes
6
Tenir à jour la liste des participants
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir les inscriptions en ligne
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les confirmations aux visiteurs
12
Envoyer les informations de stationnement
13
Envoyer les informations aux exposants
14
Faire les réservations de matériel
15
Réserver le catering
16
Déterminer le stock de boissons
2 personnes
17
Rassembler les imprimés
18
Imprimer le plan du salon
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Imprimer les listes de visiteurs
21
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
22
Collecter les présentations des compagnies maritimes
23
Recenser les besoins techniques
24
Vérifier l'itinéraire vers le lieu
25
Vérifier les prévisions météo
26
Faire les courses
3 personnes
27
Trier les impressions
2 personnes
28
Confirmer les exposants par téléphone
29
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Vérifier l’entrée et les issues de secours
2 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Installer les parois des stands
4 personnes
34
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
35
Accueillir les exposants
2 personnes
36
Installer les tables hautes par compagnie maritime
3 personnes
37
Répartir les brochures par stand
2 personnes
38
Brancher le vidéoprojecteur et l’écran
2 personnes
39
Tester le microphone
2 personnes
40
Vérifier l'éclairage
2 personnes
41
Mettre en place le point café
2 personnes
42
Mettre les boissons au frais
2 personnes
43
Préparer les en-cas
2 personnes
44
Installer la table d'inscription
2 personnes
45
Préparer les badges nominatifs
46
Installer la signalétique
2 personnes
47
Nettoyer l’entrée
2 personnes

Événement

48
Ouvrir l’inscription
3 personnes
49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Distribuer le programme
2 personnes
51
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
52
Réapprovisionner les brochures de croisière
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
2 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
57
Vider les poubelles
58
Présenter la présentation
59
Assurer le support technique de la présentation
2 personnes
60
Encadrer les questions pendant la présentation
61
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
62
Clôturer les inscriptions
2 personnes
63
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

64
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
65
Démonter les parois du stand
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Emballer les restes du catering
2 personnes
68
Faire la vaisselle
2 personnes
69
Nettoyer le point café
2 personnes
70
Rassembler les déchets
2 personnes
71
Nettoyer le sol et l'entrée
2 personnes
72
Éteindre l’équipement
2 personnes
73
Éteindre l’éclairage
74
Fermer le lieu
2 personnes
75
Rendre le matériel loué
2 personnes
76
Stocker le matériel restant
2 personnes
77
Enregistrer les objets trouvés
78
Envoyer un message de remerciement aux exposants
79
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
80
Rassembler les factures impayées

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tabouretsqté 12
Panneaux de standqté 24
Présentoirs à dépliantsqté 12
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 80
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphoneqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Câbles de rechargeqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Télécommande de présentation
Terminal de paiement mobile

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Drapeaux nautiquesqté 12
Chemins de tableqté 18
Plantes artificiellesqté 12
Cartes du mondeqté 4
Décoration de tableqté 18
Boussoles décorativesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 24
Carafesqté 8
Bacs à glaçonsqté 4

Bureau

Supports de badges nominatifsqté 100
Cartes de badges nominatifsqté 100
Chemises à pinceqté 6
Stylos à billeqté 50
Marqueursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Pâte adhésiveqté 6
Presse-papiersqté 6
Formulaires d'inscriptionqté 150
Enveloppesqté 100
Agrafeusesqté 4
Boîtes d’agrafesqté 8
Corbeilles à papierqté 6
Clés USBqté 2
Feuilles d'étiquettesqté 10
Papier A4qté 3
Plans du salonqté 150
Brochures du programmeqté 150
Panneaux numérotés des standsqté 24
Panneaux indicateursqté 12
Presse-papiersqté 12

Nettoyage

Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, les horaires d’ouverture et les temps de montage avant de contacter les armateurs. Demandez rapidement le format de stand souhaité et le nombre de représentants pour éviter un plan impossible à installer.
Tenez une liste des exposants et des visiteurs avec un statut clair : invité, inscrit, confirmé ou à relancer. Envoyez les confirmations et les informations de stationnement au moins 5 jours avant l’ouverture.
Demandez les présentations des compagnies maritimes et leurs besoins techniques au plus tard 10 jours avant le salon. Testez ensuite le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone, les haut-parleurs, les rallonges et les multiprises sur place.
Ne commandez pas seulement le café et les boissons : prévoyez aussi les tasses, verres, assiettes, couverts, plateaux, machines à café, bouilloires, thermos et glacières. Pour une pause de 2 heures, comptez environ 2 boissons par personne, puis ajustez selon le nombre confirmé.
Préparez les badges nominatifs, le plan imprimé et les listes de visiteurs la veille. Vérifiez aussi l’itinéraire et la météo 48 heures avant : ces informations doivent encore pouvoir être corrigées dans le message d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la croisière ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les deux premières semaines servent à fixer la date et recruter les armateurs ; les 10 derniers jours sont consacrés aux inscriptions finales, aux présentations, au matériel et aux confirmations.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de la croisière ?: Ouvrez-les environ 6 semaines avant l’événement, dès que les horaires et les premiers exposants sont confirmés. Arrêtez le comptage principal 3 à 5 jours avant afin de commander le catering et préparer les badges.
Combien de stands prévoir pour un salon de la croisière ?: Le nombre dépend des armateurs enregistrés, mais prévoyez un emplacement par exposant confirmé et gardez au moins 10 % d’espace libre pour les circulations et les ajustements. Finalisez le plan 2 semaines avant le salon.
Quand tester le matériel technique du salon ?: Faites un premier contrôle 7 à 10 jours avant, puis un test complet dans la salle le jour du montage. Vérifiez chaque câble, les rallonges, les multiprises, l’ordinateur, le projecteur, le microphone et les haut-parleurs.

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