Cómo organizar una feria de arte sin perder el control

Una feria de arte se organiza empezando por el lugar y la fecha, pero el trabajo crítico llega después: reunir la información de cada expositor, asignar puestos y convertirla en un plano que funcione. Deja cerradas con antelación las condiciones de participación, las preferencias dietéticas y los medios de cobro. En los últimos días, revisa acreditaciones, impresión, catering, iluminación y materiales de montaje por separado. Así evitas improvisaciones cuando los artistas ya estén llegando.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar lugar y fecha
2
Preparar la lista de expositores
2 personas
3
Diseñar invitaciones
4
Enviar invitaciones
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Enviar las condiciones para expositores
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Asignar puestos
2 personas
10
Hacer el plano
11
Asignar números de expositores
12
Confirmar la información del stand
13
Hacer reservas
14
Pedir el catering
15
Encargar material impreso
16
Publicar promoción en redes sociales
17
Enviar nota de prensa
18
Comprobar las inscripciones
2 personas
19
Imprimir la lista de expositores
20
Clasificar las pulseras y las acreditaciones
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
22
Hacer la compra
2 personas
23
Recoger la impresión
24
Comprobar los materiales
2 personas
25
Clasificar el catering
2 personas
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar paneles de exposición
4 personas
30
Colgar los números de stand
2 personas
31
Instalar la iluminación
3 personas
32
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
33
Montar la mesa de registro
2 personas
34
Montar el punto de información
2 personas
35
Colgar las obras de forma segura
6 personas
36
Colocar esculturas sobre pedestales
3 personas
37
Colocar etiquetas de precio
3 personas
38
Colocar los catálogos
2 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Preparar aperitivos
3 personas
42
Comprobar la ruta y las salidas de emergencia
2 personas
43
Probar el sistema de sonido
2 personas
44
Recibir a los expositores
3 personas
45
Realizar la inspección final del montaje
3 personas

Evento

46
Abrir las puertas
3 personas
47
Registrar a los visitantes
3 personas
48
Repartir pulseras de entrada
2 personas
49
Informar a los visitantes
2 personas
50
Apoyar a los expositores
2 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Recoger la vajilla usada
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños
57
Ajustar la iluminación
58
Registrar la venta de obras de arte
2 personas
59
Coordinar el momento de fotos
60
Comprobar el volumen de la música
61
Anunciar a los últimos visitantes
62
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

63
Hacer desmontar a los expositores
4 personas
64
Empaquetar las obras de arte con seguridad
6 personas
65
Desmontar los paneles de exposición
4 personas
66
Retirar la decoración
2 personas
67
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Recoger el catering
2 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Apagar el equipo
2 personas
73
Entregar las obras de arte
3 personas
74
Devolver el material prestado
2 personas
75
Empacar lo sobrante
2 personas
76
Registrar objetos perdidos
77
Guardar fotos y archivos
78
Responder a los mensajes de los visitantes
79
Enviar facturas a los expositores
80
Enviar mensaje de agradecimiento
81
Publicar el reportaje fotográfico en línea

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 30
Sillas para visitantescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesas de registrocant. 2
Mostrador de información
Taburetescant. 20
Papeleracant. 10
Percheroscant. 4

Presentación

Paneles de exposicióncant. 40
Pedestalescant. 12
Ganchos para cuadroscant. 120
Carriles de suspensióncant. 30
Conjuntos de alambre de acerocant. 120
Portapapelescant. 10
Portatarjetas de acrílicocant. 60
Soportes para etiquetas de precioscant. 100
Fundas para mantelescant. 30
Film protector de plásticocant. 4
Cartón de embalajecant. 2
Plástico de burbujascant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 30
Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de piecant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 15

Equipo

Bandejas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Tabletscant. 2
Impresora de etiquetas
Impresora
Portátil
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3

Técnica

Altavocescant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Cables de audiocant. 4
Baterías externascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Bandejas de aperitivoscant. 20
Tablas de cortarcant. 4
Pinzas de servircant. 8

Decoración

Cartel de entrada
Señales direccionalescant. 12
Carteles con número de standcant. 40
Arreglos floralescant. 8
Plantas de plásticocant. 12
Vitrinascant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Alfombrillas para cablescant. 20
Postes separadorescant. 8
Guantes de trabajocant. 12

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Recogedores de polvocant. 3
Sets de escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, la fecha y las condiciones para expositores antes de abrir las inscripciones. El formulario debe pedir nombre, contacto, medidas del puesto, necesidades eléctricas y preferencias dietéticas.
No asignes puestos solo por orden de inscripción. Prepara primero un plano con mesas, paneles, pedestales, circulación y registro; después asigna números y confirma por escrito la información de cada stand.
Calcula el montaje hacia atrás desde la apertura: reserva al menos 2 horas para colocar mesas, paneles, focos y etiquetas, y añade 30 minutos para comprobar cables, regletas y zonas de paso.
Prepara las ventas antes del día de la feria. Comprueba que cada punto de cobro tiene datáfono o tablet, imprime etiquetas y lleva una lista de expositores y acreditaciones ordenada para encontrar cualquier nombre en menos de un minuto.
Haz una revisión final en tres bloques durante las 24 horas anteriores: materiales de exposición y embalaje, catering clasificado, y documentación impresa. Las compras y la recogida de impresos son tareas que suelen quedar para demasiado tarde.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de arte?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar y la fecha; durante las 4 semanas siguientes abre inscripciones, confirma expositores y prepara el plano.
¿Cuándo debo cerrar la lista de expositores?: Ciérrala como mínimo 10 días antes de la feria. Necesitas ese margen para asignar puestos, numerarlos, imprimir la lista y corregir cambios de última hora.
¿Cuánto tiempo necesito para montar una feria de arte?: Calcula al menos 2 horas para el montaje básico y 30 minutos adicionales para revisar iluminación, cables, etiquetas, registro y circulación. Si hay muchos paneles o pedestales, reserva más tiempo.
¿Cuándo encargo el catering para una feria de arte?: Confírmalo entre 5 y 7 días antes, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas revisadas. Clasifica la entrega antes de abrir para evitar separar pedidos durante el montaje.

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