Checklist para organizar una feria de arte sin olvidar nada

Organizar una feria de arte implica coordinar expositores, puestos, visitantes, montaje y ventas en un mismo día. Empieza confirmando el lugar y la fecha, y deja cerrados cuanto antes el plano, las inscripciones y las necesidades de cada stand. Después podrás encargar el catering, la impresión y los materiales con cantidades reales. Esta checklist reúne 81 tareas y 67 artículos para avanzar desde la planificación inicial hasta la comprobación final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar lugar y fecha
Preparar la lista de expositores
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Enviar las condiciones para expositores
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos
2 personas
Hacer el plano
Asignar números de expositores
Confirmar la información del stand
Hacer reservas
Pedir el catering
Encargar material impreso
Publicar promoción en redes sociales
Enviar nota de prensa
Comprobar las inscripciones
2 personas
Imprimir la lista de expositores
Clasificar las pulseras y las acreditaciones
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger la impresión
Comprobar los materiales
2 personas
Clasificar el catering
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar paneles de exposición
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el punto de información
2 personas
Colgar las obras de forma segura
6 personas
Colocar esculturas sobre pedestales
3 personas
Colocar etiquetas de precio
3 personas
Colocar los catálogos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar la ruta y las salidas de emergencia
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Realizar la inspección final del montaje
3 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir pulseras de entrada
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Ajustar la iluminación
Registrar la venta de obras de arte
2 personas
Coordinar el momento de fotos
Comprobar el volumen de la música
Anunciar a los últimos visitantes
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Hacer desmontar a los expositores
4 personas
Empaquetar las obras de arte con seguridad
6 personas
Desmontar los paneles de exposición
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Entregar las obras de arte
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Guardar fotos y archivos
Responder a los mensajes de los visitantes
Enviar facturas a los expositores
Enviar mensaje de agradecimiento
Publicar el reportaje fotográfico en línea

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 30
Sillas para visitantescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Mesas de registrocant. 2
Mostrador de información
Taburetescant. 20
Papeleracant. 10
Percheroscant. 4

Presentación

Paneles de exposicióncant. 40
Pedestalescant. 12
Ganchos para cuadroscant. 120
Carriles de suspensióncant. 30
Conjuntos de alambre de acerocant. 120
Portapapelescant. 10
Portatarjetas de acrílicocant. 60
Soportes para etiquetas de precioscant. 100
Fundas para mantelescant. 30
Film protector de plásticocant. 4
Cartón de embalajecant. 2
Plástico de burbujascant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 30
Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de piecant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 15

Equipo

Bandejas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Tabletscant. 2
Impresora de etiquetas
Impresora
Portátil
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 3

Técnica

Altavocescant. 2
Micrófono
Soporte de micrófono
Cables de audiocant. 4
Baterías externascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Bandejas de aperitivoscant. 20
Tablas de cortarcant. 4
Pinzas de servircant. 8

Decoración

Cartel de entrada
Señales direccionalescant. 12
Carteles con número de standcant. 40
Arreglos floralescant. 8
Plantas de plásticocant. 12
Vitrinascant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Alfombrillas para cablescant. 20
Postes separadorescant. 8
Guantes de trabajocant. 12

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Recogedores de polvocant. 3
Sets de escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano antes de confirmar los puestos: incluye mesas de exposición, sillas, zonas de registro, información y circulación. Asigna a cada expositor un número y entrega esa información junto con las condiciones del stand.
Abre las inscripciones con un formulario que pregunte también por preferencias dietéticas y necesidades del stand. Revisa la lista al menos dos veces: una al cerrar el plazo y otra pocos días antes de la feria.
Calcula el material de presentación por expositor, no solo por sala. Comprueba con antelación los paneles, pedestales, ganchos, etiquetas, portatarjetas, alambre de acero y protección para transportar las obras.
No dejes la iluminación y los pagos para el montaje. Prueba focos LED, lámparas, alargadores, regletas, datáfonos, tablets e impresoras antes de abrir las puertas y lleva cables suficientes para cada zona.
Clasifica por separado acreditaciones, pulseras, catering y materiales impresos antes de llegar al lugar. Imprime la lista de expositores y el plano final para registro e información, y guarda una copia digital accesible.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de arte?: Empieza al menos 8 semanas antes. En las primeras 2 semanas confirma lugar y fecha, prepara la lista de expositores y abre las inscripciones; deja las compras y comprobaciones finales para la última semana.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de expositores?: Ciérrala entre 10 y 14 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para asignar puestos, numerarlos, dibujar el plano, confirmar la información de cada stand y encargar las acreditaciones o pulseras.
¿Cuándo encargar el catering para una feria de arte?: Haz el pedido entre 7 y 10 días antes, cuando las inscripciones estén revisadas y las preferencias dietéticas recogidas. Confirma la cantidad final 48 horas antes si el proveedor lo permite.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una feria de arte?: Revisa durante las 24 horas previas el plano, la lista de expositores, las acreditaciones, la impresión, el catering y todos los materiales. Prueba también los datáfonos, tablets, focos, regletas e impresoras antes del montaje.

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