Zo organiseer je een kunstbeurs zonder last-minute chaos

Begin een kunstbeurs niet met de uitnodiging, maar met de locatie, datum en beschikbare ruimte. Daarna leg je de exposanten vast, open je de aanmeldingen en werk je toe naar een duidelijke plattegrond met genummerde standplaatsen. Regel drukwerk, catering, verlichting en betaalapparatuur ruim vooraf; vooral standinformatie, dieetwensen en technische aansluitingen worden vaak te laat gecontroleerd. In de laatste week draait alles om bevestigen, sorteren en tellen, zodat je op de opbouwdag niet meer hoeft uit te zoeken wie waar staat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en datum bevestigen
2
Exposantenlijst opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldformulier openen
6
Exposantenvoorwaarden versturen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Standplaatsen indelen
2 personen
10
Plattegrond maken
11
Exposantennummers toewijzen
12
Standinformatie bevestigen
13
Reserveringen maken
14
Catering bestellen
15
Drukwerk bestellen
16
Promotie op sociale media plaatsen
17
Persbericht versturen
18
Aanmeldingen controleren
2 personen
19
Exposantenlijst afdrukken
20
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Drukwerk ophalen
24
Materialen controleren
2 personen
25
Catering sorteren
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Vloer en entree controleren
2 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Expositiepanelen opstellen
4 personen
30
Standnummers ophangen
2 personen
31
Verlichting monteren
3 personen
32
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
33
Registratietafel inrichten
2 personen
34
Infopunt inrichten
2 personen
35
Kunstwerken veilig ophangen
6 personen
36
Sculpturen op sokkels plaatsen
3 personen
37
Prijskaartjes bevestigen
3 personen
38
Catalogi klaarleggen
2 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Hapjes voorbereiden
3 personen
42
Route en nooduitgangen controleren
2 personen
43
Geluidsinstallatie testen
2 personen
44
Exposanten ontvangen
3 personen
45
Laatste standcontrole uitvoeren
3 personen

Event

46
Deuren openen
3 personen
47
Bezoekers registreren
3 personen
48
Entreebandjes uitdelen
2 personen
49
Bezoekers informeren
2 personen
50
Exposanten ondersteunen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Gebruikt servies ophalen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten controleren
57
Verlichting bijstellen
58
Kunstverkoop registreren
2 personen
59
Fotomoment begeleiden
60
Muziekvolume controleren
61
Laatste bezoekers aankondigen
62
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

63
Exposanten laten afbreken
4 personen
64
Kunstwerken veilig inpakken
6 personen
65
Expositiepanelen demonteren
4 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Meubilair terugplaatsen
4 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Catering opruimen
2 personen
70
Afval verzamelen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Apparatuur uitschakelen
2 personen
73
Kunstwerken overdragen
3 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Restanten verpakken
2 personen
76
Gevonden voorwerpen registreren
77
Foto's en bestanden opslaan
78
Bezoekersberichten beantwoorden
79
Exposantenfacturen verzenden
80
Bedankbericht versturen
81
Online fotoverslag plaatsen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 30
Bezoekersstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Infobalie
Krukkenaantal 20
Afvalbakkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 4

Presentatie

Expositiepanelenaantal 40
Sokkelsaantal 12
Schilderijhakenaantal 120
Ophangrailsaantal 30
Staaldraadsetsaantal 120
Klembordjesaantal 10
Acrylkaarthoudersaantal 60
Prijskaartstandaardsaantal 100
Tafelkleedhoezenaantal 30
Kunststof beschermfolieaantal 4
Verpakkingskartonaantal 2
Bubbeltjesfolieaantal 3

Verlichting

Ledspotsaantal 30
Ledlichtsnoerenaantal 8
Staande lampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 15

Apparatuur

Kassaladesaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Tabletsaantal 2
Labelprinter
Printer
Laptop
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3

Techniek

Speakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Audiokabelsaantal 4
Powerbanksaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Hapjesschalenaantal 20
Snijplankenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Entreebord
Richtingsbordenaantal 12
Standnummerbordenaantal 40
Bloemstukkenaantal 8
Kunststof plantenaantal 12
Vitrinekastenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Kabelmattenaantal 20
Afzetpalenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Stofblikkenaantal 3
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond pas definitief nadat alle standinformatie binnen is. Reserveer per exposant niet alleen een tafel, maar controleer ook of expositiepanelen, sokkels, ophangrails of schilderijhaken nodig zijn.
Open het aanmeldformulier vroeg genoeg om gegevens te verzamelen die je later nodig hebt: naam, contactgegevens, werkruimte, stroombehoefte en dieetwensen. Stuur de exposantenvoorwaarden direct na de aanmelding mee, zodat je niet vlak voor de beurs nog afspraken hoeft na te jagen.
Plan verlichting en stroom per zone. Tel ledspots, staande lampen, verlengkabels en stekkerdozen per stand of wanddeel en test de aansluitingen vóór de opbouw; één ontbrekende kabel kan een hele rij stands vertragen.
Bestel drukwerk pas nadat de exposantenlijst en nummers zijn gecontroleerd. Laat de lijst, badges, polsbandjes, prijskaartstandaards en acrylkaarthouders vervolgens per stand of exposant sorteren in plaats van alles in één doos klaar te leggen.
Maak 24 tot 48 uur voor opening één laatste controle op reserveringen, catering, boodschappen, materialen en betaalapparatuur. Test pinapparaten, tablets, kassalades en printers afzonderlijk en leg verpakkingskarton, bubbeltjesfolie en kunststof beschermfolie klaar voor verkoop en transport.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstbeurs organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en exposanten. Plan de plattegrond, catering en het drukwerk uiterlijk 3 weken voor de beurs en houd de laatste week vrij voor controles.
Hoe deel je standplaatsen in op een kunstbeurs?: Maak eerst een schaalbare plattegrond en noteer per exposant de benodigde breedte, wandruimte en stroom. Geef iedere stand een nummer en stuur de definitieve standinformatie minimaal 7 dagen vooraf.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een kunstbeurs?: Stuur de eerste uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur daarna een bevestiging met tijd, route, aanmeldgegevens en eventuele dieet- of toegangsdetails uiterlijk 7 dagen voor de beurs.
Wanneer regel je catering en techniek voor een kunstbeurs?: Bestel catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf, zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat. Controleer verlichting, verlengkabels, stekkerdozen, pinapparaten en printers uiterlijk 48 uur voor de opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.