Organiser un salon d’art sans oublier l’essentiel

Un salon d’art se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu et la date, recruter les exposants, puis organiser les inscriptions et les emplacements. Le plan des stands doit être établi avant de commander les imprimés et de finaliser le mobilier. Les derniers jours servent surtout à vérifier les participants, le matériel, l’éclairage et le catering. Cette méthode vous aide à repérer les oublis qui compliquent souvent l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la date
2
Établir la liste des exposants
2 personnes
3
Concevoir les invitations
4
Envoyer les invitations
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Envoyer les conditions des exposants
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les emplacements
2 personnes
10
Créer le plan
11
Attribuer les numéros d’exposant
12
Confirmer les informations du stand
13
Faire les réservations
14
Commander le catering
15
Commander les imprimés
16
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
17
Envoyer le communiqué de presse
18
Vérifier les inscriptions
2 personnes
19
Imprimer la liste des exposants
20
Trier les bracelets et les badges
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
22
Faire les courses
2 personnes
23
Récupérer les imprimés
24
Vérifier le matériel
2 personnes
25
Trier le catering
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer les panneaux d’exposition
4 personnes
30
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
31
Installer l’éclairage
3 personnes
32
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
33
Installer la table d'inscription
2 personnes
34
Aménager le point d’information
2 personnes
35
Suspendre les œuvres en toute sécurité
6 personnes
36
Placer les sculptures sur des socles
3 personnes
37
Fixer les étiquettes de prix
3 personnes
38
Préparer les catalogues
2 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Vérifier le parcours et les issues de secours
2 personnes
43
Tester le système de sonorisation
2 personnes
44
Accueillir les exposants
3 personnes
45
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
3 personnes

Événement

46
Ouvrir les portes
3 personnes
47
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
48
Distribuer les bracelets d’entrée
2 personnes
49
Informer les visiteurs
2 personnes
50
Aider les exposants
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Ajuster l’éclairage
58
Enregistrer les ventes d'art
2 personnes
59
Animer le moment photo
60
Vérifier le volume de la musique
61
Annoncer les derniers visiteurs
62
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

63
Démontage par les exposants
4 personnes
64
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
6 personnes
65
Démonter les panneaux d’exposition
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Remettre le mobilier en place
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Ranger le service traiteur
2 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Éteindre l’équipement
2 personnes
73
Remettre les œuvres d'art
3 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Emballer les restes
2 personnes
76
Enregistrer les objets trouvés
77
Sauvegarder les photos et les fichiers
78
Répondre aux messages des visiteurs
79
Envoyer les factures des exposants
80
Envoyer un message de remerciement
81
Publier le reportage photo en ligne

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 30
Chaises pour les visiteursqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Bureau d’information
Tabouretsqté 20
Poubellesqté 10
Portants à vêtementsqté 4

Présentation

Panneaux d'expositionqté 40
Soclesqté 12
Crochets pour tableauxqté 120
Rails de suspensionqté 30
Lots de fil d’acierqté 120
Presse-papiersqté 10
Porte-cartes en acryliqueqté 60
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 100
Housses de nappesqté 30
Film de protection en plastiqueqté 4
Carton d’emballageqté 2
Papier bulleqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 30
Guirlandes LEDqté 8
Lampadairesqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15

Équipement

Tiroirs-caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Tablettesqté 2
Imprimante d'étiquettes
Imprimante
Ordinateur portable
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3

Technique

Haut-parleursqté 2
Microphone
Pied de microphone
Câbles audioqté 4
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Plateaux de snacksqté 20
Planches à découperqté 4
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Panneau d’entrée
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux numérotés des standsqté 40
Compositions floralesqté 8
Plantes artificiellesqté 12
Vitrinesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Passe-câblesqté 20
Poteaux de balisageqté 8
Gants de travailqté 12

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Pelles à poussièreqté 3
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu, la date et la capacité d’accueil, puis fixez une date limite d’inscription. Gardez au moins 7 jours entre la clôture des inscriptions et l’attribution définitive des emplacements.
Demandez dès l’inscription les dimensions du stand, les besoins électriques et les contraintes alimentaires. Sans ces informations, le plan des tables et des panneaux devra souvent être refait à la dernière minute.
Préparez le plan des stands avant d’attribuer les numéros d’exposant. Imprimez ensuite la liste des exposants, les badges et les supports d’identification à partir d’une seule version validée.
Ne regroupez pas les commandes au dernier jour : réservez le mobilier, commandez le catering et les imprimés plusieurs jours avant l’événement. Vérifiez notamment les rallonges, multiprises, projecteurs LED et terminaux de paiement.
La veille, faites une vérification physique plutôt qu’une simple lecture de la liste. Comptez les tables, chaises, panneaux, badges et sacs de catering, puis séparez clairement ce qui doit être installé à l’accueil, sur les stands et dans l’espace visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon d’art ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour un salon avec plusieurs exposants. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et commander le matériel et les imprimés.
Quand faut-il fixer le plan des stands ?: Établissez un premier plan dès que les inscriptions commencent, puis faites la version définitive environ 7 jours avant le salon. Il faut disposer des besoins de chaque exposant avant d’attribuer les numéros et d’imprimer la signalétique.
Quand commander le catering pour un salon d’art ?: Passez la commande au minimum 5 jours avant l’événement, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Revérifiez le nombre de participants et triez le catering la veille pour éviter les erreurs de distribution.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon d’art ?: Contrôlez les inscriptions, les badges, les imprimés, le mobilier, l’éclairage, les rallonges et les terminaux de paiement. Réservez également 2 à 3 heures pour récupérer les commandes, faire les courses et regrouper le matériel par zone.

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