Eine Kunstmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Kunstmesse entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Aufbautag. Bestätige zuerst Ort und Datum, bevor du Aussteller einlädst oder Reservierungen vornimmst. Danach folgen Anmeldungen, Standplanung und die Informationen für jedes teilnehmende Atelier. In der letzten Woche prüfst du Materialien, Drucksachen, Technik und Catering getrennt voneinander. So fallen fehlende Badges, Kabel oder Preisschildständer nicht erst beim Einlass auf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ort und Datum bestätigen
2
Ausstellerliste erstellen
2 Personen
3
Einladungen gestalten
4
Einladungen verschicken
5
Anmeldeformular öffnen
6
Ausstellerbedingungen versenden
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Standplätze einteilen
2 Personen
10
Lageplan erstellen
11
Ausstellernummern zuweisen
12
Standinformationen bestätigen
13
Reservierungen vornehmen
14
Catering bestellen
15
Drucksachen bestellen
16
Werbung in sozialen Medien posten
17
Pressemitteilung versenden
18
Anmeldungen prüfen
2 Personen
19
Ausstellerliste drucken
20
Armbänder und Badges sortieren
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
22
Einkaufen gehen
2 Personen
23
Drucksachen abholen
24
Materialien prüfen
2 Personen
25
Catering sortieren
2 Personen
26
Location öffnen
2 Personen
27
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Ausstellungstafeln aufstellen
4 Personen
30
Standnummern aufhängen
2 Personen
31
Beleuchtung montieren
3 Personen
32
Stromkabel sicher verlegen
2 Personen
33
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
34
Infopunkt einrichten
2 Personen
35
Kunstwerke sicher aufhängen
6 Personen
36
Skulpturen auf Sockeln platzieren
3 Personen
37
Preisschilder anbringen
3 Personen
38
Kataloge bereitlegen
2 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
41
Snacks vorbereiten
3 Personen
42
Route und Notausgänge kontrollieren
2 Personen
43
Beschallungsanlage testen
2 Personen
44
Aussteller empfangen
3 Personen
45
Letzte Standkontrolle durchführen
3 Personen

Event

46
Türen öffnen
3 Personen
47
Besucher registrieren
3 Personen
48
Einlassbänder ausgeben
2 Personen
49
Besucher informieren
2 Personen
50
Aussteller unterstützen
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Benutztes Geschirr abholen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
57
Beleuchtung anpassen
58
Kunstverkauf erfassen
2 Personen
59
Fotomoment begleiten
60
Lautstärke der Musik kontrollieren
61
Letzte Besucher ankündigen
62
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

63
Aussteller abbauen lassen
4 Personen
64
Kunstwerke sicher verpacken
6 Personen
65
Ausstellungspaneele abbauen
4 Personen
66
Dekoration entfernen
2 Personen
67
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Catering aufräumen
2 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Location reinigen
4 Personen
72
Geräte ausschalten
2 Personen
73
Kunstwerke übergeben
3 Personen
74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Restbestände verpacken
2 Personen
76
Fundgegenstände registrieren
77
Fotos und Dateien speichern
78
Besucheranfragen beantworten
79
Ausstellerrechnungen versenden
80
Dankesnachricht versenden
81
Online-Fotobericht veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

AusstellungstischeAnz. 30
Besucher-StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 12
RegistrierungstischeAnz. 2
Infostand
HockerAnz. 20
AbfallbehälterAnz. 10
KleiderständerAnz. 4

Präsentation

AusstellungstafelnAnz. 40
PodesteAnz. 12
BilderhakenAnz. 120
AufhängeschienenAnz. 30
StahlseilsätzeAnz. 120
KlemmbretterAnz. 10
Acryl-KartenhalterAnz. 60
PreisschildständerAnz. 100
TischdeckenhussenAnz. 30
Kunststoff-SchutzfolieAnz. 4
VerpackungskartonAnz. 2
LuftpolsterfolieAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 30
LED-LichterkettenAnz. 8
StehlampenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 15

Ausstattung

KassenladeAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
TabletsAnz. 2
Etikettendrucker
Drucker
Laptop
KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3

Technik

LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Mikrofonständer
AudiokabelAnz. 4
PowerbanksAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
TeegläserAnz. 100
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
HäppchenplattenAnz. 20
SchneidebretterAnz. 4
ServierzangenAnz. 8

Dekoration

Eingangsschild
WegweiserAnz. 12
StandnummernschilderAnz. 40
BlumenarrangementsAnz. 8
KunstpflanzenAnz. 12
VitrinenschränkeAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
KabelmattenAnz. 20
AbsperrpfostenAnz. 8
ArbeitshandschuheAnz. 12

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
PutzlappenAnz. 20
BlechdosenAnz. 3
BesensetsAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Ausstellerliste erst nach dem Anmeldeschluss endgültig fest. Weise anschließend Standplätze und Ausstellernummern zu und verschicke die konkreten Standinformationen spätestens 7 Tage vor der Messe.
Plane den Lageplan nach den tatsächlichen Ausstellungstischen, Tafeln und Podesten. Markiere Registrierungstische, Infostand, Besucher-Stühle und Abfallbehälter, damit der Aufbau nicht erst vor Ort entschieden werden muss.
Bestelle Drucksachen und Badges nicht am selben Tag wie das Catering. Hole die Drucksachen mindestens 2 Werktage vorher ab und sortiere Armbänder, Badges und Ausstellerliste nach Nummern.
Prüfe die Beleuchtung je Stand auf LED-Spots, Stehlampen und Verlängerungskabel. Rechne pro Ausstellungsbereich mit einer eigenen Stromlösung und teste Kartenlesegeräte, Tablets, Drucker und Etikettendrucker vor dem Einlass.
Erfasse Ernährungswünsche während der Anmeldung und übergib die endgültige Zahl spätestens 5 Werktage vor der Messe an das Catering. Verpackungskarton, Luftpolsterfolie und Kunststoff-Schutzfolie gehören außerdem in den Aufbau- und Abbauplan, nicht nur auf die Einkaufsliste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstmesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und Ausstellerliste. Einladungen und Anmeldeformular sollten danach innerhalb der ersten Woche bereitstehen.
Wann sollte der Standplan für eine Kunstmesse fertig sein?: Erstelle den vorläufigen Standplan direkt nach dem Anmeldeschluss. Bestätige Standplätze, Ausstellernummern und Lageplan spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung.
Wie viele Tische braucht man für eine Kunstmesse?: Die Zahl richtet sich nach den bestätigten Ausstellern und der Standgröße. Plane pro Stand mindestens den vereinbarten Ausstellungstisch ein und ergänze Registrierungstische, Infostand und Sitzplätze separat.
Wann muss man Catering für eine Kunstmesse bestellen?: Bestelle das Catering, sobald die Anmeldungen und Ernährungswünsche belastbar sind, idealerweise 5 Werktage vor dem Termin. Prüfe die endgültige Personenzahl spätestens 2 Werktage vorher.

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