Cómo organizar una feria de arquitectura paso a paso

Organizar una feria de arquitectura empieza mucho antes de colocar las mesas de exposición. Primero fija la fecha y el espacio, después define el plano, reúne a los expositores y abre las inscripciones. Cuando la lista esté cerrada, coordina catering, mobiliario, electricidad, carteles y acreditaciones. El montaje final debe dejar tiempo para proteger el suelo, delimitar las zonas y comprobar que cada expositor puede instalarse sin bloquear el recorrido de los visitantes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Diseñar el plano de la feria
2 personas
3
Preparar la lista de expositores
2 personas
4
Redactar invitaciones
5
Enviar invitaciones
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
8
Confirmar expositores
2 personas
9
Publicar información para visitantes
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reservar el catering
12
Reservar mobiliario
13
Encargar material impreso
14
Mandar imprimir los carteles de la feria
15
Enviar las instrucciones a los expositores
16
Inventariar las necesidades de electricidad
17
Comprobar los datos de la acreditación
18
Preparar acreditaciones
2 personas
19
Comprobar las indicaciones de la ruta
20
Hacer la compra
2 personas
21
Recoger la impresión
22
Clasificar los materiales
2 personas
23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Proteger el suelo y la entrada
2 personas
25
Delimitar el espacio ferial
2 personas
26
Montar mesas
3 personas
27
Colocar las sillas
2 personas
28
Colocar paneles de presentación
3 personas
29
Numerar los stands de los expositores
2 personas
30
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
31
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
32
Comprobar la iluminación
2 personas
33
Montar el mostrador de registro
2 personas
34
Colgar señalización
2 personas
35
Recibir a los expositores
3 personas
36
Repartir material para expositores
2 personas
37
Revisar los stands de los expositores
3 personas
38
Preparar el rincón del café
2 personas
39
Preparar los aperitivos
2 personas
40
Instruir al equipo de registro

Evento

41
Abrir las puertas
2 personas
42
Registrar a los visitantes
3 personas
43
Repartir el programa y el mapa
2 personas
44
Apoyar a los expositores
2 personas
45
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Servir aperitivos
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
50
Comprobar los baños
51
Comprobar el inventario
52
Informar a los últimos visitantes
2 personas
53
Permitir que los expositores desmonten
3 personas
54
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

55
Recopilar el material de los expositores
3 personas
56
Apilar mesas y sillas
3 personas
57
Desmontar paneles de presentación
3 personas
58
Apagar el equipo
2 personas
59
Retirar los cables
2 personas
60
Clasificar residuos
2 personas
61
Lavar la vajilla
2 personas
62
Limpiar el rincón del café
63
Limpiar el recinto ferial
3 personas
64
Revisar los sanitarios
65
Entregar la ubicación
2 personas
66
Devolver el material alquilado
2 personas
67
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
68
Guardar la comida no utilizada
69
Registrar objetos perdidos
70
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 24
Sillascant. 80
Paredes de presentacióncant. 24
Pedestalescant. 12
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8
Postes separadorescant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 160
Cubiertoscant. 160
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Portátilescant. 3
Impresoras de etiquetascant. 2
Regletascant. 18
Cables alargadorescant. 18
Canaletas para cablescant. 24

Iluminación

Lámparas de feria de piecant. 24
Lámparas LEDcant. 12

Decoración

Plantascant. 24
Juegos de mantelescant. 24
Portanombrescant. 30
Carteles direccionalescant. 16
Banner de entrada

Oficina

Credenciales para visitantescant. 500
Credenciales de expositorcant. 100
Portabadgescant. 600
Lanyardscant. 600
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 120
Etiquetascant. 300
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Sets de tijerascant. 6
Bridascant. 200
Folletos del programacant. 500
Planos de la feriacant. 500
Formularios de expositorescant. 100

Limpieza

Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Cocina

Jarrascant. 12
Termoscant. 8
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Contenedores frigoríficoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano antes de confirmar el mobiliario. Decide dónde irán las mesas, paredes de presentación, pedestales y zonas de paso para calcular medidas y evitar cambios el día del montaje.
Envía a los expositores instrucciones con al menos 7 días de antelación. Incluye horario de llegada, ubicación del puesto, necesidades eléctricas y el material que deben traer.
Abre el formulario de inscripción antes de encargar impresos. Recoge nombres, datos de acreditación, necesidades eléctricas y preferencias dietéticas para no rehacer credenciales ni catering a última hora.
Revisa la electricidad puesto por puesto 3 días antes. Cuenta regletas y cables alargadores, y reserva canaletas para que ningún cable cruce las zonas de circulación.
Prepara la entrada antes de abrir al público: protege el suelo, coloca el banner, los carteles direccionales y las acreditaciones, y deja una mesa de recepción lista al menos 60 minutos antes del inicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de arquitectura?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar el espacio, invitar a los expositores, cerrar las inscripciones y encargar carteles, acreditaciones y otros materiales impresos.
¿Cuándo debo confirmar a los expositores?: Procura cerrar la lista al menos 3 semanas antes de la feria. Así puedes terminar el plano, asignar cada puesto, comprobar las necesidades eléctricas y enviar instrucciones definitivas con 7 días de margen.
¿Cuánto tiempo necesita el montaje de una feria de arquitectura?: Reserva como mínimo 3 horas para el montaje, además de 60 minutos para una revisión final. Ese tiempo cubre la protección del suelo, la colocación del mobiliario, la señalización, la iluminación y la comprobación de cables y acreditaciones.
¿Cuándo hay que reservar el catering?: Solicita el catering cuando las inscripciones estén suficientemente avanzadas, idealmente 10-14 días antes. Confirma las preferencias dietéticas y el número final de asistentes entre 3 y 5 días antes del evento.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.