Organiser un salon de l’architecture, étape par étape
Un salon de l’architecture se prépare d’abord sur plan, puis avec un suivi précis des exposants et des visiteurs. Commencez par confirmer la date et le lieu, avant de dimensionner les stands, les circulations et les besoins électriques. Les inscriptions, les invitations et les informations pratiques doivent être lancées assez tôt pour ajuster le mobilier, le catering et les badges. La dernière semaine sert surtout à vérifier les fichiers, récupérer les imprimés et transformer le plan en installation concrète.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Élaborer le plan du salon
2 personnes
- 3
Établir la liste des exposants
2 personnes
- 4
Rédiger les invitations
- 5
Envoyer les invitations
- 6
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Confirmer les exposants
2 personnes
- 9
Publier les informations aux visiteurs
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Réserver le catering
- 12
Réserver le mobilier
- 13
Commander les imprimés
- 14
Faire imprimer les panneaux du salon
- 15
Envoyer les consignes aux exposants
- 16
Recenser les besoins en énergie
- 17
Vérifier les informations du badge
- 18
Préparer les badges
2 personnes
- 19
Vérifier l’itinéraire
- 20
Faire les courses
2 personnes
- 21
Récupérer les imprimés
- 22
Trier les matériaux
2 personnes
- 23
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 24
Protéger le sol et l’entrée
2 personnes
- 25
Délimiter le hall d'exposition
2 personnes
- 26
Installer les tables
3 personnes
- 27
Installer les chaises
2 personnes
- 28
Installer les panneaux de présentation
3 personnes
- 29
Numéroter les stands des exposants
2 personnes
- 30
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
- 31
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
- 32
Vérifier l'éclairage
2 personnes
- 33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 34
Installer la signalétique
2 personnes
- 35
Accueillir les exposants
3 personnes
- 36
Distribuer le matériel des exposants
2 personnes
- 37
Vérifier les stands des exposants
3 personnes
- 38
Préparer le point café
2 personnes
- 39
Préparer les en-cas
2 personnes
- 40
Briefer l'équipe d'inscription
Événement
- 41
Ouvrir les portes
2 personnes
- 42
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 43
Distribuer le programme et le plan
2 personnes
- 44
Aider les exposants
2 personnes
- 45
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
- 46
Servir le café et le thé
2 personnes
- 47
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 49
Vider les poubelles
- 50
Vérifier les toilettes
- 51
Vérifier les stocks
- 52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 53
Démonter les stands des exposants
3 personnes
- 54
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
- 55
Rassembler le matériel des exposants
3 personnes
- 56
Empiler les tables et les chaises
3 personnes
- 57
Démonter les panneaux de présentation
3 personnes
- 58
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 59
Retirer les câbles
2 personnes
- 60
Trier les déchets
2 personnes
- 61
Faire la vaisselle
2 personnes
- 62
Nettoyer le point café
- 63
Nettoyer l’espace du salon
3 personnes
- 64
Vérifier les sanitaires
- 65
Remettre le lieu en état
2 personnes
- 66
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 67
Stocker le matériel restant
2 personnes
- 68
Conserver les courses non utilisées
- 69
Enregistrer les objets trouvés
- 70
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables d'expositionqté 24
- Chaisesqté 80
- Panneaux de présentationqté 24
- Soclesqté 12
- Tabourets de barqté 12
- Portants à vêtementsqté 4
- Poubellesqté 8
- Poteaux de balisageqté 10
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à boireqté 180
- Verres à vinqté 120
- Assiettesqté 160
- Couvertsqté 160
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 6
- Ordinateurs portablesqté 3
- Imprimantes d’étiquettesqté 2
- Multiprisesqté 18
- Rallongesqté 18
- Goulottes de câblesqté 24
Éclairage
- Lampadaires de foireqté 24
- Lampes LEDqté 12
Décoration
- Plantesqté 24
- Sets de nappesqté 24
- Porte-nomsqté 30
- Panneaux indicateursqté 16
- Bannière d’entrée
Bureau
- Badges visiteursqté 500
- Badges des exposantsqté 100
- Porte-badgesqté 600
- Lanyardsqté 600
- Presse-papiersqté 6
- Stylos à billeqté 30
- Blocs-notesqté 120
- Étiquettesqté 300
- Rouleaux de ruban adhésifqté 12
- Jeux de ciseauxqté 6
- Serre-câblesqté 200
- Brochures du programmeqté 500
- Plans du salonqté 500
- Formulaires exposantsqté 100
Nettoyage
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Chiffons microfibresqté 20
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Brosses de toilettesqté 4
Cuisine
- Carafesqté 12
- Thermosqté 8
- Pinces de serviceqté 12
- Louchesqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 8
- Conteneurs réfrigérésqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date, le lieu et le plan du salon avant d’envoyer les invitations. Prévoyez les circulations entre les tables d’exposition, les panneaux de présentation, les socles et l’espace d’accueil.
- Demandez aux exposants leurs besoins techniques au moment de l’inscription, et non lors de l’installation. Regroupez les demandes de prises, rallonges, multiprises et goulottes de câbles au moins 10 jours avant l’ouverture.
- Fixez une date limite d’inscription et relancez les dossiers incomplets 7 jours avant le salon. Cette vérification permet aussi de corriger les informations imprimées sur les badges visiteurs et les porte-noms.
- Réservez le catering après avoir estimé séparément exposants et visiteurs. Pour une pause d’une heure, comptez généralement 2 à 3 boissons par personne, puis vérifiez les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant.
- Préparez l’installation sur une feuille de route horaire : ouverture du lieu, protection du sol et de l’entrée, délimitation du hall, pose des panneaux indicateurs et contrôle de l’éclairage. Gardez les imprimés, badges et matériaux triés par zone pour éviter les recherches le matin même.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’architecture ?
- Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs exposants. Les invitations et inscriptions peuvent commencer dès que la date, le lieu et le plan prévisionnel sont confirmés.
- Quand faut-il envoyer les invitations aux exposants ?
- Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 3 à 4 semaines avant. Gardez ensuite au moins 7 jours pour confirmer les exposants et relancer les dossiers incomplets.
- Quand préparer les badges visiteurs d’un salon ?
- Vérifiez les informations des badges environ 10 jours avant l’ouverture, puis préparez-les 3 à 5 jours avant. Imprimez une petite réserve pour les inscriptions tardives ou les corrections sur place.
- Comment organiser les besoins électriques des stands ?
- Recensez les appareils et la puissance demandée au moment de l’inscription, puis validez le plan électrique au moins 10 jours avant le salon. Répartissez les multiprises, rallonges et goulottes par zone avant l’arrivée des exposants.
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