Eine Architekturmesse Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege zuerst Messefläche, Eingänge und Laufwege fest. Daraus ergeben sich die Positionen von Ausstellungstischen, Präsentationswänden, Podesten, Absperrpfosten und Wegweisern.
• Verschicke Einladungen erst, wenn Ausstellerliste und Anmeldeformular stehen. Schließe die Anmeldung mindestens 7 Tage vor der Messe, damit Badges, Ernährungswünsche und Sitzplätze rechtzeitig bearbeitet werden können.
• Frage den Strombedarf jedes Ausstellers spätestens 10 Tage vor dem Termin ab. Prüfe danach Verlängerungskabel, Kabelkanäle, Laptops und Beleuchtung gemeinsam mit dem Messeplan, statt Kabel am Aufbau spontan durch Besucherwege zu legen.
• Bestelle Drucksachen und Messestand-Schilder nicht erst beim Aufbau. Plane die Abholung mindestens 2 Werktage vorher ein und kontrolliere Namen, Standnummern und Besucherinformationen gegen die aktuelle Ausstellerliste.
• Bereite den Einlass als eigenen Arbeitsbereich vor: Etikettendrucker, Namensschildhalter und Besucherbadges gehören zusammen an einen gut erreichbaren Tisch. Rechne für das Ausgeben oder Nachdrucken eines Badges mit mindestens 2 Minuten pro Person.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Architekturmesse organisieren?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort, Messeplan und Ausstellerliste. Catering, Möbel und Drucksachen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vorher beauftragt sein.

Wann sollte man die Einladungen für eine Architekturmesse verschicken?

Verschicke die erste Einladung etwa 6 Wochen vor der Messe. Lass die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Termin schließen, damit Aussteller bestätigt, Ernährungswünsche erfasst und Badges vorbereitet werden können.

Wie plant man den Aufbau einer Architekturmesse?

Plane für den Aufbau mindestens 3 bis 4 Stunden vor dem Einlass ein. Zuerst schützt du Boden und Eingangsbereich, steckst die Messefläche ab und stellst Möbel und Wände auf; danach folgen Strom, Beleuchtung, Beschilderung und Badges.

Wie viel Catering braucht man für eine Architekturmesse?

Kalkuliere für das erste Veranstaltungsstunde zwei bis drei Getränke pro Person und zusätzlich Wasser für den gesamten Aufenthalt. Bestätige die Personenzahl und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor der Messe mit dem Caterer.

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