Zo organiseer je een architectuurbeurs

Begin met de datum en locatie en werk daarna naar een duidelijke beursvloer toe. Bepaal hoeveel exposanten en bezoekers je verwacht, zodat je tafels, presentatiewanden, stoelen, badges en catering kunt reserveren. Plan vervolgens de communicatie: uitnodigingen, aanmeldingen, bezoekersinformatie en exposanteninstructies. In de laatste week controleer je vooral stroom, drukwerk, dieetwensen en routebeschrijving. Op de opbouwdag zet je de vloer uit voordat materialen en exposanten binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Beursplattegrond uitwerken
2 personen
3
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
4
Uitnodigingen opstellen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Exposanten bevestigen
2 personen
9
Bezoekersinformatie publiceren
10
Dieetwensen verzamelen
11
Catering reserveren
12
Meubilair reserveren
13
Drukwerk bestellen
14
Beursborden laten drukken
15
Exposanteninstructies versturen
16
Stroombehoefte inventariseren
17
Badgegegevens controleren
18
Badges voorbereiden
2 personen
19
Routebeschrijving controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Drukwerk ophalen
22
Materialen sorteren
2 personen
23
Locatie openen
2 personen
24
Vloer en entree beschermen
2 personen
25
Beursvloer uitzetten
2 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen plaatsen
2 personen
28
Presentatiewanden plaatsen
3 personen
29
Exposantenstands nummeren
2 personen
30
Stroompunten aansluiten
2 personen
31
Kabels veilig afdekken
2 personen
32
Verlichting controleren
2 personen
33
Registratiebalie inrichten
2 personen
34
Bewegwijzering ophangen
2 personen
35
Exposanten ontvangen
3 personen
36
Exposantenmateriaal uitdelen
2 personen
37
Exposantenstands controleren
3 personen
38
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
39
Hapjes klaarzetten
2 personen
40
Registratieteam instrueren

Event

41
Deuren openen
2 personen
42
Bezoekers registreren
3 personen
43
Programma en plattegrond uitdelen
2 personen
44
Exposanten ondersteunen
2 personen
45
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
46
Koffie en thee serveren
2 personen
47
Hapjes serveren
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Afvalbakken legen
50
Toiletten controleren
51
Voorraad controleren
52
Laatste bezoekers informeren
2 personen
53
Exposanten laten afbouwen
3 personen
54
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

55
Exposantenmateriaal verzamelen
3 personen
56
Tafels en stoelen stapelen
3 personen
57
Presentatiewanden demonteren
3 personen
58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Kabels verwijderen
2 personen
60
Afval sorteren
2 personen
61
Servies afwassen
2 personen
62
Koffiepunt schoonmaken
63
Beursvloer schoonmaken
3 personen
64
Sanitair nalopen
65
Locatie opleveren
2 personen
66
Huurmaterialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
68
Ongebruikte boodschappen bewaren
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Presentatiewandenaantal 24
Sokkelsaantal 12
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Afzetpalenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Laptopsaantal 3
Labelprintersaantal 2
Stekkerdozenaantal 18
Verlengkabelsaantal 18
Kabelgotenaantal 24

Verlichting

Staande beurslampenaantal 24
Ledlampenaantal 12

Decoratie

Plantenaantal 24
Tafelkleedsetsaantal 24
Naambordhoudersaantal 30
Pijlbordenaantal 16
Entreebanner

Kantoor

Bezoekersbadgesaantal 500
Exposantenbadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 600
Lanyardsaantal 600
Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 120
Etikettenaantal 300
Plakbandrollenaantal 12
Schaarsetsaantal 6
Kabelbindersaantal 200
Programmafoldersaantal 500
Beursplattegrondenaantal 500
Exposantenformulierenaantal 100

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Keuken

Kannenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Koelcontainersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de beursplattegrond zodra de exposantenlijst grotendeels bekend is. Reserveer per stand niet alleen een tafel of wand, maar ook ruimte voor bezoekersstromen, kabels en eventuele sokkels.
Sluit de aanmelding niet pas op de beursdag. Controleer de badgegegevens uiterlijk 2 werkdagen vooraf en druk bezoekersbadges daarna in één keer, zodat fouten bij de entree beperkt blijven.
Vraag exposanten uiterlijk 1 week vooraf naar hun stroombehoefte en apparatuur. Tel laptops, lampen, koffiezetapparaten en andere aansluitingen per zone bij elkaar op en leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten klaar.
Regel catering op basis van de verwachte bezoekers en exposanten, niet alleen op basis van de zaalcapaciteit. Verzamel dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf en stem koffie, water, glazen en servies daarop af.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: locatie openen, vloer en entree beschermen, beursvloer uitzetten, meubilair plaatsen en pas daarna signing en exposatiemateriaal neerzetten. Trek hiervoor minimaal 2 uur uit voordat de eerste bezoekers worden verwacht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een architectuurbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Plan de definitieve plattegrond, catering en drukwerk uiterlijk 2 weken voor de beurs.
Hoeveel ruimte heb je nodig per exposant op een architectuurbeurs?: Reken minimaal 3 tot 4 vierkante meter per exposant voor een tafel of presentatiewand, exclusief looppaden. Voeg extra ruimte toe voor sokkels, stoelen en bezoekers die bij een stand blijven staan.
Wanneer moet je badges voor een architectuurbeurs maken?: Controleer de badgegegevens 2 werkdagen voor de beurs en bereid de bezoekersbadges daarna voor. Houd ook een kleine voorraad blanco badges en een labelprinter bij de entree achter de hand.
Wanneer regel je catering voor een architectuurbeurs?: Reserveer de catering ongeveer 3 tot 4 weken vooraf, zodra de verwachte opkomst duidelijk is. Geef definitieve aantallen en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.