Cómo organizar una feria con mercadillo sin improvisar

Una feria con mercadillo combina puestos de venta, circulación de visitantes y, a menudo, comida y bebida. Empieza por definir la ubicación y la ruta, tramitar el permiso y comprobar el seguro antes de invitar a los participantes. Después reserva los puestos, dibuja el plano y confirma electricidad, baños y aparcamiento. En la última semana, cierra las inscripciones, publica la información práctica y prepara compras, efectivo y materiales para el montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Solicitar permiso
2
Fijar la ubicación y la ruta
2 personas
3
Comprobar el seguro
4
Contactar a los proveedores
2 personas
5
Reservar puestos
6
Registrar los puntos de conexión eléctrica
7
Organizar los baños
8
Redactar las condiciones de venta
9
Crear el formulario de participantes
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
12
Fijar los soportes de los puestos
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Hacer el plano
2 personas
15
Hacer la distribución de los espacios de venta
2 personas
16
Crear información de aparcamiento
17
Publicar la promoción en línea
2 personas
18
Colgar pósters
2 personas
19
Comprobar los cables de alimentación
2 personas
20
Preparar efectivo
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
24
Llenar las neveras portátiles
2 personas
25
Reunir los materiales
3 personas
26
Recordar a los expositores
27
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

28
Cerrar el recinto
4 personas
29
Descargar puestos
4 personas
30
Montar mesas
4 personas
31
Montar las carpas
4 personas
32
Conectar la corriente
2 personas
33
Colgar la iluminación
3 personas
34
Colocar la señalización
2 personas
35
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
36
Señalizar el servicio de baño
37
Montar el mostrador de información
2 personas
38
Preparar la caja
2 personas
39
Montar el punto de café
3 personas
40
Colocar neveras portátiles
2 personas
41
Preparar aperitivos
3 personas
42
Recibir a los expositores
3 personas
43
Asignar espacios de stand
3 personas
44
Revisar las mesas de venta
2 personas
45
Preparar la información para visitantes
2 personas
46
Anunciar la apertura
47
Atender el mostrador de información
2 personas
48
Servir café y té
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Servir aperitivos
2 personas
51
Recoger la basura
2 personas
52
Comprobar los baños
53
Comprobar la conexión eléctrica
54
Apoyar a los expositores
2 personas
55
Reponer las bebidas
2 personas
56
Encender la iluminación
2 personas
57
Anunciar la última ronda
58
Cerrar la caja
2 personas
59
Registrar la salida de los expositores
3 personas

Seguimiento

60
Desmontar las tiendas
4 personas
61
Desmontar los puestos
4 personas
62
Recoger mesas y sillas
4 personas
63
Retirar la iluminación
2 personas
64
Retirar los cables de alimentación
2 personas
65
Clasificar residuos
3 personas
66
Limpiar el recinto
4 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
69
Inventariar materiales
2 personas
70
Devolver las cosas
3 personas
71
Devolver el material alquilado
2 personas
72
Retirar los carteles
2 personas
73
Gestionar a los proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 24
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 40
Carpas de fiestacant. 4
Mantelescant. 16
Percheroscant. 6
Perchascant. 80
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de servircant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 6
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Terminales de pagocant. 2
Megáfono
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 4
Tijerascant. 6
Rotuladorescant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 20
Alfombrillas para cablescant. 8

Información

Paneles informativoscant. 8
Flechas de rutacant. 20
Credenciales para expositorescant. 40
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Formularios de cajacant. 100
Etiquetas de precioscant. 500
Pulserascant. 300

Caja registradora

Cajas de caudalescant. 2
Cambio en efectivo
Talonarios de reciboscant. 4
Calculadorascant. 2

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Contenedores de basuracant. 10
Pinzas para residuoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 6
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos y el seguro antes de anunciar la feria: calcula al menos 4 semanas para reunir documentación y corregir requisitos del lugar.
No reserves puestos sin un plano provisional. Marca accesos, ruta de circulación, conexiones eléctricas, baños y una zona de carga para evitar cables y mesas en los pasos.
Envía a cada participante las condiciones de venta y la información de montaje al menos 7 días antes. Incluye horario de llegada, medidas del puesto y forma de confirmar su inscripción.
Revisa la electricidad el día anterior: cuenta cada punto de conexión, comprueba cables y regletas y deja los enrollacables fuera de las zonas de paso. Lleva baterías para la iluminación LED.
Haz la compra de productos no perecederos 2 o 3 días antes y llena las neveras portátiles el mismo día. Prepara también el efectivo y los terminales de pago antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria con mercadillo?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, confirmar proveedores, publicar el plano y comprobar permisos, baños y electricidad.
¿Qué debe incluir el formulario para los participantes del mercadillo?: Pide nombre, datos de contacto, tipo de productos, necesidades eléctricas, tamaño del puesto y preferencias dietéticas si habrá comida. Envía las condiciones de venta y fija una fecha límite, idealmente 10 días antes del evento.
¿Cuántos baños hacen falta para una feria con mercadillo?: La cantidad depende del aforo y de la normativa local, así que confírmala con el lugar o el ayuntamiento. Organiza esta parte al menos 3 semanas antes y señala los baños claramente en el plano.
¿Cuándo hay que preparar la electricidad y el montaje de los puestos?: Haz la comprobación de cables, conexiones y soportes 1 o 2 días antes. El montaje de mesas, carpas, puestos y señalización debe terminar antes de la llegada de los vendedores, dejando libre la ruta de visitantes.

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