Kirmes mit Flohmarkt organisieren: der praktische Ablauf
Bei einer Kirmes mit Flohmarkt laufen Festbetrieb und Verkaufsstände gleichzeitig – deshalb müssen Genehmigungen, Route, Standplätze und Versorgung früh zusammenpassen. Beginne mit Ort, Termin, Strecke und behördlichen Vorgaben, bevor du Stände zusagst. Danach folgen Anmeldungen, Lageplan, Strom, Toiletten und Werbung. In der letzten Woche geht es vor allem um Bestätigungen, Einkäufe, Kabelkontrolle und die genaue Aufbaufolge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Genehmigung beantragen
- 2
Ort und Route festlegen
2 Personen
- 3
Versicherung prüfen
- 4
Lieferanten kontaktieren
2 Personen
- 5
Stände reservieren
- 6
Stromanschlüsse festlegen
- 7
Toiletten organisieren
- 8
Verkaufsbedingungen festlegen
- 9
Teilnehmerformular erstellen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Standbetreiber bestätigen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Lageplan erstellen
2 Personen
- 15
Standplatzaufteilung erstellen
2 Personen
- 16
Parkinformationen erstellen
- 17
Werbung online stellen
2 Personen
- 18
Poster aufhängen
2 Personen
- 19
Stromkabel kontrollieren
2 Personen
- 20
Bargeld vorbereiten
- 21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
3 Personen
- 23
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
- 24
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 25
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 26
Standbetreiber erinnern
- 27
Wettervorhersage prüfen
Event
- 28
Gelände absperren
4 Personen
- 29
Stände entladen
4 Personen
- 30
Tische aufstellen
4 Personen
- 31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 32
Strom anschließen
2 Personen
- 33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 34
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 35
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 36
Toilettenbereich markieren
- 37
Infostand einrichten
2 Personen
- 38
Kasse einrichten
2 Personen
- 39
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
- 40
Kühlboxen aufstellen
2 Personen
- 41
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 42
Aussteller empfangen
3 Personen
- 43
Standplätze zuweisen
3 Personen
- 44
Verkaufstische kontrollieren
2 Personen
- 45
Besucherinformationen bereitlegen
2 Personen
- 46
Eröffnung ankündigen
- 47
Infostand besetzen
2 Personen
- 48
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Snacks servieren
2 Personen
- 51
Abfall sammeln
2 Personen
- 52
Toiletten kontrollieren
- 53
Stromanschluss überprüfen
- 54
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 55
Getränkevorräte auffüllen
2 Personen
- 56
Beleuchtung einschalten
2 Personen
- 57
Letzte Runde ankündigen
- 58
Kasse abschließen
2 Personen
- 59
Standbetreiber auschecken
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Zelte abbauen
4 Personen
- 61
Stände abbauen
4 Personen
- 62
Tische und Stühle einsammeln
4 Personen
- 63
Beleuchtung entfernen
2 Personen
- 64
Stromkabel entfernen
2 Personen
- 65
Abfall trennen
3 Personen
- 66
Gelände reinigen
4 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
- 69
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 70
Sachen zurückbringen
3 Personen
- 71
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 72
Poster entfernen
2 Personen
- 73
Lieferanten abwickeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarktständeAnz. 24
- KlappischeAnz. 12
- BiertischeAnz. 6
- KlappstühleAnz. 40
- PartyzelteAnz. 4
- TischdeckenAnz. 16
- KleiderständerAnz. 6
- KleiderbügelAnz. 80
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 8
- AusgießkannenAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabeltrommelnAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KartenterminalsAnz. 2
- Megafon
- FunkgeräteAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- BatterienAnz. 24
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- BallonsAnz. 100
- BallonpumpeAnz. 2
- KlebebandAnz. 8
- SeilAnz. 4
- SchereAnz. 6
- StifteAnz. 12
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 2
- AbsperrgitterAnz. 12
- VerkehrskegelAnz. 20
- KabelmattenAnz. 8
Informationen
- InfotafelnAnz. 8
- WegweiserAnz. 20
- AusstellerbadgesAnz. 40
- StifteAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 6
- KassenformulareAnz. 100
- PreisetikettenAnz. 500
- ArmbänderAnz. 300
Kasse
- GeldkassettenAnz. 2
- Bargeld-Wechselgeld
- BonhefteAnz. 4
- TaschenrechnerAnz. 2
Reinigung
- BesensetsAnz. 4
- BlechdosenAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- AbfallcontainerAnz. 10
- AbfallgreiferAnz. 4
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 24
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beantrage die Genehmigung zuerst und plane dafür mindestens 6 bis 8 Wochen Vorlauf ein. Kläre dabei auch Route, Verkehrsflächen, Versicherung und mögliche Auflagen für Verkaufs- und Essensstände.
- Lege Standplätze erst fest, wenn du Strombedarf und Standgrößen kennst. Erstelle anschließend einen Lageplan mit Marktständen, Klapptischen, Sitzbereichen, Toiletten, Kabelwegen und Zufahrten.
- Setze für Flohmarktstände einen festen Anmeldeschluss, etwa 14 Tage vor der Kirmes. Bestätige danach jeden Standbetreiber schriftlich mit Standplatz, Aufbauzeit, Verkaufsbedingungen und Parkinformationen.
- Plane Strom nicht erst beim Aufbau: Weise jedem Anschluss eine Leistung und einen Kabelweg zu und kontrolliere Verlängerungskabel sowie Kabeltrommeln spätestens am Vortag. Empfindliche Geräte und Kartenterminals brauchen einen trockenen, geschützten Platz.
- Erledige haltbare Einkäufe einige Tage vorher und fülle Kühlboxen erst am Veranstaltungstag. Rechne bei Getränken im ersten Feststunde mit 2 bis 3 Portionen pro Person und halte Bargeld, wiederverwendbare Becher sowie zusätzliche Batterien für die Beleuchtung bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Kirmes mit Flohmarkt anmelden?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Genehmigung. Für eine Veranstaltung mit Route, Verkaufsständen, Strom und Toiletten können zusätzliche Nachweise oder Abstimmungen nötig sein.
- Wann sollte der Anmeldeschluss für Flohmarktstände sein?
- Setze den Anmeldeschluss etwa 14 Tage vor der Kirmes. So bleiben noch rund 10 bis 12 Tage für Standplatzaufteilung, Bestätigungen, Lageplan und Parkinformationen.
- Wie viele Toiletten braucht eine Kirmes mit Flohmarkt?
- Das hängt von der erwarteten Besucherzahl und den örtlichen Vorgaben ab. Kläre die benötigte Anzahl spätestens 4 Wochen vorher mit Veranstaltungsort und Behörde, damit Lieferung und Standort noch angepasst werden können.
- Wann soll man den Lageplan für die Kirmes fertigstellen?
- Erstelle einen vorläufigen Lageplan etwa 3 Wochen vorher und eine endgültige Version spätestens 7 Tage vor Beginn. Zu diesem Zeitpunkt sollten Standgrößen, Stromanschlüsse, Toiletten, Zufahrten und Kabelwege feststehen.
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