Feria con mercadillo: checklist para organizarla sin olvidos

Organizar una feria con mercadillo requiere coordinar permisos, vendedores, puestos, servicios y compras en un orden concreto. Empieza por confirmar la ubicación, la ruta y el seguro; después gestiona las inscripciones, el plano y las necesidades eléctricas. Durante la última semana conviene cerrar baños, aparcamiento, promoción y proveedores. Esta checklist reúne 73 tareas y 66 materiales para que el montaje, la atención a los participantes y el desmontaje estén cubiertos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Solicitar permiso
Fijar la ubicación y la ruta
2 personas
Comprobar el seguro
Contactar a los proveedores
2 personas
Reservar puestos
Registrar los puntos de conexión eléctrica
Organizar los baños
Redactar las condiciones de venta
Crear el formulario de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Fijar los soportes de los puestos
Recoger preferencias dietéticas
Hacer el plano
2 personas
Hacer la distribución de los espacios de venta
2 personas
Crear información de aparcamiento
Publicar la promoción en línea
2 personas
Colgar pósters
2 personas
Comprobar los cables de alimentación
2 personas
Preparar efectivo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Recordar a los expositores
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Cerrar el recinto
4 personas
Descargar puestos
4 personas
Montar mesas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Señalizar el servicio de baño
Montar el mostrador de información
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Colocar neveras portátiles
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Asignar espacios de stand
3 personas
Revisar las mesas de venta
2 personas
Preparar la información para visitantes
2 personas
Anunciar la apertura
Atender el mostrador de información
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la conexión eléctrica
Apoyar a los expositores
2 personas
Reponer las bebidas
2 personas
Encender la iluminación
2 personas
Anunciar la última ronda
Cerrar la caja
2 personas
Registrar la salida de los expositores
3 personas

Seguimiento

Desmontar las tiendas
4 personas
Desmontar los puestos
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la iluminación
2 personas
Retirar los cables de alimentación
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver las cosas
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Retirar los carteles
2 personas
Gestionar a los proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 24
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 40
Carpas de fiestacant. 4
Mantelescant. 16
Percheroscant. 6
Perchascant. 80
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de servircant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 6
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Terminales de pagocant. 2
Megáfono
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Bateríascant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 4
Tijerascant. 6
Rotuladorescant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 20
Alfombrillas para cablescant. 8

Información

Paneles informativoscant. 8
Flechas de rutacant. 20
Credenciales para expositorescant. 40
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Formularios de cajacant. 100
Etiquetas de precioscant. 500
Pulserascant. 300

Caja registradora

Cajas de caudalescant. 2
Cambio en efectivo
Talonarios de reciboscant. 4
Calculadorascant. 2

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Contenedores de basuracant. 10
Pinzas para residuoscant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 6
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Solicita los permisos y confirma el seguro antes de anunciar la feria. Sin esa validación, evita cerrar compromisos definitivos con proveedores o participantes.
Cierra las inscripciones con varios días de margen y pregunta por preferencias dietéticas. Así puedes distribuir los puestos y calcular comida, bebidas y menaje sin improvisar.
Haz el plano antes del montaje: marca los puestos, las zonas de venta, los baños, las conexiones eléctricas y los recorridos. Comprueba que los cables no crucen zonas de paso.
Reserva con antelación los puestos, carpas, mesas y sillas. El día anterior reúne también manteles, percheros, cajas de almacenamiento, cuerda y cinta adhesiva para no perder tiempo buscando material.
Prepara el efectivo, los terminales de pago, las baterías y las neveras portátiles el día anterior. Completa la compra y deja listas las provisiones no perecederas antes de empezar el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria con mercadillo?: Empieza al menos 6 semanas antes para solicitar permisos, comprobar el seguro y contactar con proveedores. Reserva los puestos y abre las inscripciones cuanto antes; deja la última semana para el plano, la promoción y las compras.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria con mercadillo?: Prepara el efectivo, carga las baterías, comprueba cables y regletas y reúne todos los materiales. También puedes dejar listas las provisiones no perecederas y llenar las neveras portátiles justo antes de salir.
¿Cómo se organiza la electricidad en una feria con puestos?: Registra cada punto de conexión al hacer el plano y comprueba los cables de alimentación antes del montaje. Calcula la ubicación de alargadores, enrollacables y regletas para que ningún cable quede suelto en un paso.
¿Cuándo hay que cerrar la distribución de los puestos?: Fija la distribución al menos 3 días antes, cuando ya conozcas las inscripciones y las preferencias de los participantes. Envía entonces la información de aparcamiento y las indicaciones de llegada para reducir consultas el mismo día.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.