Checklist para organizar una exposición de arte infantil
Una exposición de arte infantil necesita más coordinación de la que parece: hay que recibir y revisar las obras, preparar etiquetas y organizar el recorrido antes de abrir las puertas. Empieza por las inscripciones, las preferencias dietéticas y los permisos; después confirma el espacio y el material de exposición. Reserva el montaje con varias horas de margen para colocar paredes, mesas, sillas y obras sin prisas. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedar para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el lugar
Recoger las obras de arte
2 personas
Revisar las obras de arte
2 personas
Comprobar permisos
Numerar las obras de arte
2 personas
Preparar etiquetas para las obras
2 personas
Imprimir los programas
Crear señales de ruta
Hacer fotos de las obras de arte
Publicar mensaje promocional
Hacer la compra
2 personas
Empaquetar las obras de arte
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar aperitivos
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Colocar las paredes de exposición
3 personas
Colgar obras de arte
3 personas
Colocar etiquetas para las obras
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar la mesa de manualidades para niños
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Comprobar la iluminación
Comprobar la ruta de circulación segura
2 personas
Evento
Recibir a los visitantes
2 personas
Registrar a los visitantes
Explicar la exposición
2 personas
Guiar la mesa de manualidades
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger obras de arte
3 personas
Empaquetar las obras de arte
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver las obras
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 50
- Paredes de exposicióncant. 6
- Mesa de manualidadescant. 2
- Papeleracant. 4
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 60
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras para servircant. 4
Decoración
- Marcos para cuadroscant. 40
- Passe-partoutscant. 40
- Tiras adhesivascant. 4
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Mantelescant. 8
- Guirnalda de banderinescant. 4
- Arreglos floralescant. 4
- Señalizadorescant. 6
Equipo
- Portátil
- Impresora
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Cámara de fotos
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Pinzas de servircant. 6
- Termoscant. 4
- Acumuladores de fríocant. 12
Actividades infantiles
- Papel para dibujarcant. 200
- Lápices de colorescant. 40
- Rotuladorescant. 40
- Cera escolarcant. 30
- Tijerascant. 12
- Barras de pegamentocant. 12
- Cajas para manualidadescant. 6
- Batas de proteccióncant. 12
Oficina
- Portapapelescant. 3
- Juego de bolígrafoscant. 6
- Bloc de notascant. 4
- Cinta adhesivacant. 6
- Pizarra
Limpieza
- Cubetas para lavarcant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la recepción de obras al menos 7 días antes de la exposición. Así tendrás tiempo para revisar cada pieza, numerarla, preparar su etiqueta y resolver faltas de información con las familias.
- Diseña el recorrido antes de montar las paredes de exposición. Deja pasillos de aproximadamente 1,2 metros y coloca las etiquetas a la misma altura para que los niños puedan leerlas con facilidad.
- Prepara el mostrador de recepción con la lista de inscripciones, programas, tarjetas de nombre y señalizadores como mínimo 60 minutos antes de la apertura. Comprueba también que el portátil, la impresora y los cables estén listos.
- Reserva entre 2 y 3 horas para el montaje completo: paredes, mesas, sillas, mesa de manualidades y mesa de catering. Lleva tiras adhesivas, marcos y passe-partouts adicionales, porque las obras no siempre llegan con el mismo formato.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de que empiece la entrada del público. Calcula 2 vasos por persona si habrá una sola ronda de bebidas y deja una papelera cerca de la zona de catering y de la mesa de manualidades.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que recoger las obras para una exposición de arte infantil?
- Recógelas al menos 7 días antes de la inauguración. Ese margen permite revisar daños, numerar las piezas, preparar etiquetas y empaquetar las obras que deban transportarse.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una exposición de arte infantil?
- Calcula entre 2 y 3 horas para montar paredes, mesas, sillas, recepción, catering y mesa de manualidades. Añade 30 minutos para comprobar el recorrido, las etiquetas, los cables y la señalización.
- ¿Cuándo hay que pedir las preferencias dietéticas?
- Solicítalas al gestionar las inscripciones y ciérralas como mínimo 5 días antes del evento. Así puedes ajustar la compra y separar los aperitivos adecuados antes de preparar la mesa de catering.
- ¿Qué se necesita en la recepción de una exposición infantil?
- Prepara una lista de inscripciones, programas impresos, tarjetas de nombre y señalizadores. Monta el mostrador al menos 60 minutos antes de abrir y prueba la impresora y el portátil con antelación.
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