Cómo organizar una competición de surf paso a paso

Una competición de surf se organiza en un orden muy concreto: primero se asegura el recinto y los permisos, después se define el formato y la seguridad, y solo entonces se abren las inscripciones. La lista de participantes determina los heats, los horarios y parte del material necesario. El día del evento, el pronóstico, el estado del campo de competición y las comunicaciones por radio pueden obligar a ajustar el programa. Este plan reúne las tareas y el material para llegar preparado a cada fase.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el recinto de la competición
2
Solicitar permiso de competición
3
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
4
Definir el formato de la competición
2 personas
5
Definir el jurado
6
Asignar al equipo de seguridad acuática
7
Definir las categorías de participantes
2 personas
8
Crear el formulario de inscripción
9
Publicar el reglamento de la competición
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Publicar la promoción en línea
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Comprobar las inscripciones
15
Cerrar la lista de participantes
16
Hacer la distribución de heats
2 personas
17
Comunicar los horarios de salida
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Comprobar las condiciones del campo de golf
2 personas
20
Confirmar la continuidad de la competición
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Comprobar el material de la competición
2 personas
23
Ordenar los dorsales
2 personas
24
Imprimir los formularios del jurado
25
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
26
Delimitar el recinto
3 personas
27
Montar las carpas
4 personas
28
Montar la mesa de inscripción
2 personas
29
Montar la mesa del jurado
2 personas
30
Colocar las sillas
3 personas
31
Colocar boyas de competición
3 personas
32
Marcar la zona de salida y meta
3 personas
33
Instalar el equipo del jurado
2 personas
34
Conectar el equipo de sonido
2 personas
35
Asegurar la alimentación eléctrica
2 personas
36
Llenar las neveras portátiles
2 personas
37
Preparar aperitivos
3 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
40
Preparar los kits de inicio
2 personas
41
Hacer el briefing con el jurado
4 personas
42
Dar la sesión informativa de seguridad
5 personas

Evento

43
Registrar a los participantes
3 personas
44
Repartir dorsales
2 personas
45
Explicar las reglas del concurso
2 personas
46
Dar la sesión informativa de apertura
2 personas
47
Acompañar las primeras heats
6 personas
48
Recoger los formularios del jurado
2 personas
49
Procesar los resultados de la competición
2 personas
50
Convocar a los participantes
2 personas
51
Servir las bebidas
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Servir aperitivos
3 personas
54
Mantener limpia la zona del público
2 personas
55
Coordinar las mangas intermedias
6 personas
56
Realizar una ronda de seguridad
3 personas
57
Anunciar a los finalistas
2 personas
58
Acompañar las finales
6 personas
59
Comprobar las puntuaciones finales
3 personas
60
Preparar los premios
2 personas
61
Gestionar la entrega de premios
3 personas
62
Dar el discurso de agradecimiento
63
Recoger el material de los participantes
2 personas

Seguimiento

64
Recoger las boyas de la competición
3 personas
65
Apagar el sistema de sonido
2 personas
66
Recoger la basura
4 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Recoger mesas y sillas
4 personas
69
Desmontar las carpas
4 personas
70
Limpiar el lugar
4 personas
71
Guardar los materiales en seco
2 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Publicar los resultados de la competición
74
Agradecer a los participantes
75
Cerrar los acuerdos de permisos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas de inscripcióncant. 2
Mesas del juradocant. 2
Mesas plegablescant. 4
Sillascant. 30
Taburetes de barcant. 4

Material deportivo

Tablas de surfcant. 20
Boyas de competicióncant. 12
Líneas de anclajecant. 12
Banderas de salidacant. 3
Banderas de metacant. 2
Silbatoscant. 6
Boyas de rescatecant. 4
Líneas de rescatecant. 4
Trajes de neoprenocant. 10
Correascant. 20
Chalecos de competicióncant. 30
Dorsalescant. 30
Palas de manocant. 4
Walkie-talkies impermeablescant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 10
Muestras térmicascant. 10
Cascos de seguridadcant. 6
Chalecos reflectantescant. 8
Toldos de protección solarcant. 4

Equipo

Portátilcant. 2
Tabletscant. 4
Cargadores móvilescant. 6
Baterías externascant. 6
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Megáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cajas de almacenamiento impermeablescant. 8
Tableros de corchocant. 3
Cronómetroscant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platos reutilizablescant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 8
Cucharones de servircant. 8
Pinzascant. 6
Jarras de aguacant. 6

Decoración

Pósters del concursocant. 10
Carteles direccionalescant. 8
Cinta para el escenariocant. 2
Trofeoscant. 3
Cintas de medallacant. 30

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 4
Puntos de atraccióncant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Esponjascant. 8

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el recinto, el permiso de competición y el plan de seguridad. Déjalos cerrados antes de publicar el formulario de inscripción; calcula al menos varias semanas para resolver cambios o requisitos administrativos.
Define antes de abrir las inscripciones las categorías, el reglamento, el jurado y el formato de los heats. Indica claramente la hora de salida, el sistema de puntuación y qué ocurre si cambian las condiciones del mar.
Cierra la lista de participantes antes de preparar la distribución de heats y comunicar los horarios. Haz una comprobación final de las inscripciones para detectar duplicados, categorías incorrectas y preferencias dietéticas pendientes.
Revisa el material de competición el día anterior y vuelve a comprobarlo el mismo día: tablas, boyas, líneas de anclaje, banderas, dorsales, silbatos y walkie-talkies impermeables. Separa el material de seguridad del material deportivo para localizarlo en segundos.
No decidas la continuidad de la competición solo por el horario previsto. Comprueba el pronóstico y las condiciones del campo de competición justo antes de empezar, y confirma que el equipo de seguridad acuática, los botiquines, las mantas térmicas y las boyas de rescate están listos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de surf?: Empieza como mínimo entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el recinto, solicitar el permiso, publicar el reglamento, gestionar las inscripciones y corregir problemas de seguridad o material.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones y preparar los heats?: Cierra las inscripciones al menos 3 o 4 días antes de la competición. Después comprueba los datos, prepara la distribución de heats y comunica los horarios de salida con tiempo suficiente para que los participantes puedan planificarse.
¿Qué se revisa el día de una competición de surf?: Revisa el pronóstico, las condiciones del campo y la continuidad del evento antes de montar la zona. También comprueba el material deportivo, los dorsales, los formularios del jurado, las comunicaciones y el equipo de primeros auxilios.
¿Qué debe incluir el plan de seguridad de una competición de surf?: Debe indicar quién forma el equipo de seguridad acuática, cómo se comunican las personas responsables y qué procedimiento se sigue ante una emergencia. Comprueba al menos 30 minutos antes de la salida que las boyas de rescate, líneas de rescate, botiquines y mantas térmicas están disponibles.

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