Organiser une compétition de surf, étape par étape

Une compétition de surf se prépare d’abord à terre : lieu autorisé, format, catégories et plan de sécurité doivent être fixés avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, il faut coordonner les participants, le jury, la sécurité aquatique et le matériel de balisage. Les conditions de vagues peuvent encore modifier le programme jusqu’au dernier moment. Ce guide vous aide à suivre un ordre pratique et à éviter les oublis qui bloquent souvent le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Demander une autorisation de compétition
3
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
4
Définir le format du concours
2 personnes
5
Définir les membres du jury
6
Mettre en place l'équipe de sécurité aquatique
7
Définir les catégories de participants
2 personnes
8
Créer le formulaire d'inscription
9
Publier le règlement du concours
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier la promotion en ligne
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Vérifier les frais d'inscription
15
Clôturer la liste des participants
16
Établir la répartition des poules
2 personnes
17
Communiquer les horaires de départ
18
Vérifier les prévisions météo
19
Vérifier les conditions de surf
2 personnes
20
Confirmer le maintien de la compétition
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Vérifier le matériel de compétition
2 personnes
23
Trier les dossards
2 personnes
24
Imprimer les feuilles de jury
25
Vérifier le matériel de premiers secours
2 personnes
26
Balisage du site
3 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer la table d'inscription
2 personnes
29
Installer la table du jury
2 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer les bouées du parcours
3 personnes
32
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
33
Installer le matériel du jury
2 personnes
34
Raccorder la sonorisation
2 personnes
35
Sécuriser l'alimentation électrique
2 personnes
36
Remplir les glacières
2 personnes
37
Préparer les en-cas
3 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
40
Préparer les kits de départ
2 personnes
41
Organiser le briefing du jury
4 personnes
42
Donner le briefing de sécurité
5 personnes

Événement

43
Enregistrer les participants
3 personnes
44
Distribuer les dossards
2 personnes
45
Expliquer les règles du match
2 personnes
46
Assurer le briefing d’ouverture
2 personnes
47
Accompagner les premières manches
6 personnes
48
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
49
Traiter les scores de la compétition
2 personnes
50
Appeler les participants
2 personnes
51
Servir les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Maintenir la zone du public propre
2 personnes
55
Encadrer les courses intermédiaires
6 personnes
56
Effectuer la ronde de sécurité
3 personnes
57
Annoncer les finalistes
2 personnes
58
Encadrer les finales
6 personnes
59
Vérifier les scores finaux
3 personnes
60
Préparer les prix
2 personnes
61
Assurer la remise des prix
3 personnes
62
Prononcer le discours de remerciement
63
Récupérer le matériel des participants
2 personnes

Suivi

64
Récupérer les bouées de course
3 personnes
65
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
69
Démonter les tentes de fête
4 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Stocker le matériel au sec
2 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Publier les résultats du match
74
Remercier les participants
75
Finaliser les autorisations

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables d’inscriptionqté 2
Tables du juryqté 2
Tables pliantesqté 4
Chaisesqté 30
Tabourets de barqté 4

Matériel de sport

Planches de surfqté 20
Bouées de compétitionqté 12
Lignes d’ancrageqté 12
Drapeaux de départqté 3
Fanions d’arrivéeqté 2
Siffletsqté 6
Bouées de sauvetageqté 4
Cordes de sauvetageqté 4
Combinaisons néoprèneqté 10
Laissesqté 20
Maillots de compétitionqté 30
Numéros de départqté 30
Pagaies à mainqté 4
Talkies-walkies étanchesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Marqueurs thermiquesqté 10
Casques de sécuritéqté 6
Gilets de sécuritéqté 8
Bâches pare-soleilqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 4
Chargeurs mobilesqté 6
Batteries externesqté 6
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Mégaphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Boîtes de rangement étanchesqté 8
Panneaux d’affichageqté 3
Chronomètresqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Pincesqté 6
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Affiches du matchqté 10
Panneaux indicateursqté 8
Ruban de scèneqté 2
Trophéesqté 3
Rubans de médailleqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 4
Éléments pharesqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Épongesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu et les autorisations. Prévoyez plusieurs semaines pour obtenir l’autorisation de compétition et valider le plan de sécurité avec l’équipe responsable du site.
Fixez le format avant de créer le formulaire d’inscription : catégories, composition des poules, durée des manches et critères du jury doivent être compréhensibles dès l’inscription.
Fermez la liste des participants assez tôt pour répartir les poules et envoyer les horaires de départ. Gardez au moins 48 heures pour corriger les doublons, les désistements ou les besoins alimentaires.
Contrôlez les conditions météo et de surf la veille, puis confirmez le maintien de la compétition à une heure définie. Préparez un message court indiquant clairement l’horaire et le point de rendez-vous.
Faites un contrôle physique du matériel avant l’accueil : dossards, maillots, drapeaux, fanions, bouées, lignes d’ancrage, sifflets et moyens de communication étanches doivent être prêts, tout comme les trousses de premiers secours et les couvertures de survie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de surf ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de préparer la sécurité, d’ouvrir les inscriptions et de confirmer le format avec le jury.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à une compétition de surf ?: Clôturez-les idéalement 5 à 7 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps d’établir les poules, d’imprimer les feuilles du jury, de trier les numéros de départ et d’envoyer les horaires.
Quand décider si une compétition de surf est maintenue ?: Vérifiez les prévisions météo et les conditions de surf la veille, puis faites une dernière vérification le matin même, au moins 2 heures avant le premier départ. Communiquez immédiatement toute modification aux participants et à l’équipe de sécurité.
Quel matériel de sécurité prévoir pour une compétition de surf ?: Prévoyez notamment des bouées et cordes de sauvetage, des sifflets, des talkies-walkies étanches, des gilets de sécurité et des trousses de premiers secours. Ajoutez des couvertures de survie et des marqueurs thermiques pour les situations nécessitant une prise en charge rapide.

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