Zo organiseer je een surfwedstrijd

Begin niet met de inschrijvingen, maar met de plek, vergunning en veiligheid op het water. Daarna leg je het wedstrijdformat, de categorieën, jury en waterveiligheid vast, zodat deelnemers weten waarvoor ze zich aanmelden. Sluit de deelnemerslijst op tijd en maak pas daarna de heatindeling en starttijden. Controleer op de wedstrijddag de golfcondities, het weer, de portofoons, reddingsmiddelen en wedstrijdmaterialen voordat de eerste heat start.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdvergunning aanvragen
3
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
4
Wedstrijdformat bepalen
2 personen
5
Juryleden vastleggen
6
Waterveiligheidsteam vastleggen
7
Deelnemerscategorieën bepalen
2 personen
8
Inschrijfformulier maken
9
Wedstrijdreglement publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Promotie online plaatsen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Startgelden controleren
15
Deelnemerslijst sluiten
16
Heatindeling maken
2 personen
17
Starttijden communiceren
18
Weersverwachting controleren
19
Golfcondities controleren
2 personen
20
Wedstrijd doorgang bevestigen
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Wedstrijdmaterialen controleren
2 personen
23
Startnummers sorteren
2 personen
24
Juryformulieren afdrukken
25
EHBO-materiaal controleren
2 personen
26
Locatie afzetten
3 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Inschrijftafel opstellen
2 personen
29
Jurytafel opstellen
2 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Wedstrijdboeien uitzetten
3 personen
32
Start- en finishzone markeren
3 personen
33
Juryapparatuur installeren
2 personen
34
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
35
Stroomvoorziening beveiligen
2 personen
36
Koelboxen vullen
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
3 personen
38
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
39
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
40
Startpakketten klaarleggen
2 personen
41
Jurybriefing houden
4 personen
42
Veiligheidsbriefing houden
5 personen

Event

43
Deelnemers registreren
3 personen
44
Startnummers uitdelen
2 personen
45
Wedstrijdregels toelichten
2 personen
46
Openingsbriefing verzorgen
2 personen
47
Eerste heats begeleiden
6 personen
48
Juryformulieren verzamelen
2 personen
49
Wedstrijdstanden verwerken
2 personen
50
Deelnemers oproepen
2 personen
51
Dranken serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Publiekszone schoonhouden
2 personen
55
Middenheats begeleiden
6 personen
56
Veiligheidsronde uitvoeren
3 personen
57
Finalisten bekendmaken
2 personen
58
Finales begeleiden
6 personen
59
Eindscores controleren
3 personen
60
Prijzen klaarzetten
2 personen
61
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
62
Bedankwoord uitspreken
63
Deelnemersmateriaal innemen
2 personen

Nazorg

64
Wedstrijdboeien binnenhalen
3 personen
65
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Partytenten afbreken
4 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Materialen droog opslaan
2 personen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Wedstrijdresultaten publiceren
74
Deelnemers bedanken
75
Vergunningafspraken afronden

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Inschrijftafelsaantal 2
Jurytafelsaantal 2
Klaptafelsaantal 4
Stoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 4

Sportmateriaal

Surfplankenaantal 20
Wedstrijdboeienaantal 12
Ankerlijnenaantal 12
Startvlaggenaantal 3
Finishvlaggenaantal 2
Fluitjesaantal 6
Reddingsboeienaantal 4
Reddingslijnenaantal 4
Wetsuitsaantal 10
Leashesaantal 20
Wedstrijdhesjesaantal 30
Startnummersaantal 30
Handpeddelsaantal 4
Waterdichte portofoonsaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 10
Thermodekensaantal 10
Veiligheidshelmenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 8
Zonbeschermingsdoekenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Tabletsaantal 4
Mobiele opladersaantal 6
Powerbanksaantal 6
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Megafonenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Waterdichte opbergboxenaantal 8
Prikbordenaantal 3
Stopwatchesaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Tangenaantal 6
Waterkannenaantal 6

Decoratie

Wedstrijdpostersaantal 10
Pijlbordenaantal 8
Podiumlintaantal 2
Trofeeënaantal 3
Medaillelintenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 4
Blikvangersaantal 4
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Sponzenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de wedstrijdlocatie en vraag de vergunning ruim vóór de promotie aan. Zonder duidelijke toestemming en een veiligheidsplan kun je deelnemers niet verantwoord uitnodigen.
Leg het wedstrijdformat en de deelnemerscategorieën vast voordat je het inschrijfformulier maakt. Zo voorkom je dat je later categorieën, voorwaarden of startgelden moet aanpassen.
Sluit de deelnemerslijst op een vooraf gecommuniceerd moment en maak daarna de heatindeling. Communiceer starttijden direct, want deelnemers moeten hun startnummer en warming-up kunnen plannen.
Plan juryleden en het waterveiligheidsteam met een duidelijke rolverdeling. Controleer vóór de eerste heat of reddingsboeien, reddingslijnen, fluitjes en waterdichte portofoons beschikbaar en getest zijn.
Doe de laatste weers- en golfconditiecontrole op de wedstrijddag en bevestig daarna pas of de wedstrijd doorgaat. Leg voor de registratie vooraf startnummers, juryformulieren, EHBO-koffers en opgeladen tablets of powerbanks klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een surfwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, vergunning en het veiligheidsplan. Reserveer juryleden en het waterveiligheidsteam zodra de datum vaststaat, zodat je format en inschrijving daarna betrouwbaar kunt publiceren.
Wanneer sluit je de inschrijving voor een surfwedstrijd?: Sluit de deelnemerslijst bij voorkeur 5 tot 7 dagen vóór de wedstrijd. Dan heb je tijd om startgelden te controleren, heats te maken en starttijden met alle deelnemers te delen.
Hoe maak je een heatindeling voor een surfwedstrijd?: Maak de heatindeling nadat de deelnemerslijst definitief is en verdeel de deelnemers per categorie en wedstrijdformat. Communiceer startnummer, heat en starttijd uiterlijk 24 uur vóór de eerste heat.
Wanneer controleer je het weer en de golfcondities?: Controleer de verwachting en golfcondities de dag vóór de wedstrijd en opnieuw 2 tot 3 uur vóór de start. Bevestig daarna de doorgang en informeer deelnemers, jury en veiligheidsteam meteen bij wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.