Cómo organizar una competición de patinaje sin perder el control

Empieza por fijar el formato de la competición y reservar la pista de hielo antes de abrir las inscripciones. Después prepara un reglamento claro, forma el jurado y calcula cuántos cronometristas y voluntarios necesitas para cada zona. Las inscripciones, los dorsales y los grupos de salida deben cerrarse con tiempo suficiente para publicar un programa fiable. El día del evento, las reuniones breves, las listas impresas y la revisión del material evitan la mayoría de los retrasos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el formato de la competición
2 personas
2
Reservar la pista de hielo
3
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
4
Definir el jurado
2 personas
5
Asignar cronometristas
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Encargar premios
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Dividir los grupos de salida
2 personas
13
Asignar números de dorsal
2 personas
14
Publicar el programa
15
Confirmar participantes
2 personas
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Preparar la reunión del jurado
18
Preparar la reunión informativa del presentador
19
Seleccionar música para el programa
20
Recopilar contactos de emergencia
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
2 personas
23
Reunir los materiales
2 personas
24
Comprobar los premios
25
Imprimir las listas de salida
26
Preparar acreditaciones
2 personas
27
Preparar el catering
3 personas
28
Imprimir el turno rotativo

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Comprobar accesos y salidas de emergencia
2 personas
31
Montar la mesa de competición
3 personas
32
Montar el mostrador de recepción
2 personas
33
Preparar la mesa del jurado
2 personas
34
Probar el sistema de sonido
2 personas
35
Probar el cronometraje
2 personas
36
Preparar los dorsales
2 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Preparar aperitivos
3 personas
39
Atender la mesa de registro
3 personas
40
Registrar a los participantes
3 personas
41
Repartir dorsales
2 personas
42
Acompañar a los patinadores a los vestuarios
2 personas
43
Informar al jurado y a los cronometristas
2 personas
44
Anunciar la apertura
45
Guiar el calentamiento
2 personas
46
Anunciar los grupos de salida
47
Acompañar la primera serie de competición
5 personas
48
Procesar los resultados provisionales
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Servir aperitivos
3 personas
51
Comprobar los vestuarios
2 personas
52
Guiar la segunda serie de competición
5 personas
53
Comprobar los resultados
2 personas
54
Anunciar a los finalistas
55
Acompañar las finales
5 personas
56
Preparar la ceremonia de entrega de medallas
3 personas
57
Entregar premios
3 personas
58
Anunciar las palabras de cierre
59
Hacer el check-out de participantes
2 personas
60
Guiar al público hacia la salida
2 personas
61
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

62
Desmontar la mesa de competición
3 personas
63
Apagar el sistema de sonido
2 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Limpiar los vestuarios
2 personas
67
Limpiar el espacio del público
3 personas
68
Devolver los materiales
2 personas
69
Devolver el material alquilado
2 personas
70
Enviar los resultados digitalmente
71
Registrar objetos perdidos
72
Guardar el catering sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de inscripcióncant. 3
Mesas del juradocant. 2
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 80
Bancos del vestuariocant. 12
Papeleracant. 8

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Router wifi
Cronómetroscant. 6
Altavocescant. 2
Micrófono inalámbricocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías recargablescant. 24
Papel para impresoracant. 2
Cartuchos de tinta de reservacant. 2

Material deportivo

Pistola de salida
Campana de salida
Conoscant. 20
Discos de marcajecant. 30
Chalecos de entrenamientocant. 20
Platos redondoscant. 6
Dorsalescant. 80
Chalecos reflectantescant. 12
Cordones de repuestocant. 20
Protectores de patinescant. 20
Bandejas para vestuariocant. 12
Medalla del primer puestocant. 12
Medalla de segundo lugarcant. 12
Medalla de tercer puestocant. 12
Vasoscant. 12
Diplomascant. 80

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Gancho de rescate en hielo
Cinta de seguridadcant. 4
Linternascant. 4
Compresas fríascant. 12
Botiquinescant. 2
Mantas térmicascant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 6
Termoscant. 6

Catering

Neveras portátilescant. 6
Jarras de aguacant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Compras

Decoración

Cartel de salida y metacant. 2
Carteles direccionalescant. 8
Guirnaldascant. 6
Manta de escenario
Caja para medallas
Tarjetas de nombrecant. 100
Flechas de señalizacióncant. 12
Mantelescant. 10
Bloques de podiocant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 4

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24
Cestos para la ropacant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Consejos

Reserva la pista antes de anunciar la competición y confirma por escrito las horas de montaje, competición y desmontaje. Añade al menos 60 minutos para preparar mesas, sonido, dorsales y zonas de seguridad.
Cierra las inscripciones varios días antes de publicar el programa. Así puedes dividir los grupos de salida, asignar los dorsales y confirmar los contactos de emergencia sin rehacer las listas a última hora.
Prepara una reunión de 20 a 30 minutos para el jurado y otra, de unos 15 minutos, para el presentador. Repasad el reglamento, el orden de salida, las señales y quién comunica cada cambio.
Prueba el portátil, la impresora, el router wifi, los altavoces y el micrófono antes de que lleguen los participantes. Lleva baterías recargables, cables alargadores y regletas de repuesto: los fallos de conexión y alimentación suelen aparecer durante el montaje.
Revisa la seguridad de la pista antes de abrir el acceso: botiquín, gancho de rescate en hielo, cinta de seguridad y linternas deben estar localizados. Comprueba también protectores de patines, cordones de repuesto y el material de vestuario, porque suelen olvidarse hasta el primer cambio de grupo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que reservar la pista de hielo?: Haz la reserva al menos 8 semanas antes, especialmente si necesitas una franja concreta o tiempo adicional de montaje. Confirma también el horario exacto de acceso del personal y del público.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una competición de patinaje?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes del evento. Ese margen permite revisar los datos, recoger preferencias dietéticas, asignar dorsales y publicar las listas de salida sin cambios continuos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizarla?: Calcula como mínimo 1 voluntario para la inscripción, 1 por cada zona de vestuario y 2 para ayudar con las salidas y los cambios de grupo. Si esperas más de 50 participantes, añade otros 2 voluntarios de apoyo.
¿Cuándo se prepara el programa y se imprimen las listas de salida?: Publica el programa entre 3 y 5 días antes, cuando las inscripciones estén confirmadas. Imprime las listas el mismo día del montaje y lleva varias copias para inscripción, jurado, presentador y vestuario.

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