Zo organiseer je een schaatswedstrijd
Een schaatswedstrijd organiseren begint niet bij de startlijst, maar bij het wedstrijdformat en de beschikbare ijsbaan. Leg vast welke afstanden, categorieën en startgroepen je gebruikt en reserveer daarna de baan met genoeg tijd voor opbouw en uitloop. Regel juryleden, tijdwaarnemers en vrijwilligers voordat je inschrijvingen opent. In de laatste week draait alles om bevestigingen, materiaalcontrole, briefing en een programma dat deelnemers en publiek eenvoudig kunnen volgen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
- 2
IJsbaan reserveren
- 3
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
- 4
Juryleden vastleggen
2 personen
- 5
Tijdwaarnemers vastleggen
2 personen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Inschrijfformulier openen
- 8
Vrijwilligers werven
2 personen
- 9
Prijzen bestellen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Startgroepen indelen
2 personen
- 13
Startnummers toewijzen
2 personen
- 14
Programma publiceren
- 15
Deelnemers bevestigen
2 personen
- 16
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 17
Jurybriefing voorbereiden
- 18
Presentatorbriefing maken
- 19
Muziek voor programma selecteren
- 20
Noodcontacten verzamelen
- 21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 22
Boodschappen doen
2 personen
- 23
Materialen verzamelen
2 personen
- 24
Prijzen controleren
- 25
Startlijsten afdrukken
- 26
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 27
Catering voorbereiden
3 personen
- 28
Doorschuifschema afdrukken
Event
- 29
Locatie openen
2 personen
- 30
Toegang en nooduitgangen controleren
2 personen
- 31
Wedstrijdtafel opstellen
3 personen
- 32
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
- 33
Jurytafel inrichten
2 personen
- 34
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 35
Tijdwaarneming testen
2 personen
- 36
Startnummers klaarleggen
2 personen
- 37
Dranken koud zetten
2 personen
- 38
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 39
Registratietafel bemannen
3 personen
- 40
Deelnemers inchecken
3 personen
- 41
Startnummers uitdelen
2 personen
- 42
Schaatsers naar kleedkamers begeleiden
2 personen
- 43
Jury en tijdwaarnemers briefen
2 personen
- 44
Opening aankondigen
- 45
Warming-up begeleiden
2 personen
- 46
Startgroepen omroepen
- 47
Eerste wedstrijdserie begeleiden
5 personen
- 48
Tussenstanden verwerken
2 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Hapjes serveren
3 personen
- 51
Kleedkamers controleren
2 personen
- 52
Tweede wedstrijdserie begeleiden
5 personen
- 53
Uitslagen controleren
2 personen
- 54
Finalisten bekendmaken
- 55
Finales begeleiden
5 personen
- 56
Medailleceremonie voorbereiden
3 personen
- 57
Prijzen uitreiken
3 personen
- 58
Slotwoord aankondigen
- 59
Deelnemers uitchecken
2 personen
- 60
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
- 61
Restanten veilig verpakken
2 personen
Nazorg
- 62
Wedstrijdtafel afbreken
3 personen
- 63
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
- 64
Servies afwassen
3 personen
- 65
Afval verzamelen
3 personen
- 66
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
- 67
Publieksruimte schoonmaken
3 personen
- 68
Materialen terugbrengen
2 personen
- 69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 70
Uitslagen digitaal versturen
- 71
Gevonden voorwerpen registreren
- 72
Overgebleven catering opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Inschrijftafelsaantal 3
- Jurytafelsaantal 2
- Biertafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- Kleedkamerbankenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Laptopaantal 2
- Printer
- Wifirouter
- Stopwatchesaantal 6
- Geluidsboxenaantal 2
- Draadloze microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadbare batterijenaantal 24
- Printerpapieraantal 2
- Reserve-inktcartridgesaantal 2
Sportmateriaal
- Startpistool
- Startbel
- Pionnenaantal 20
- Markeerschijvenaantal 30
- Trainingshesjesaantal 20
- Rondebordenaantal 6
- Startnummersaantal 80
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Reservevetersaantal 20
- Schaatsbeschermersaantal 20
- Kleedkamerbakkenaantal 12
- Medaille eerste plaatsaantal 12
- Medaille tweede plaatsaantal 12
- Medaille derde plaatsaantal 12
- Bekersaantal 12
- Diploma'saantal 80
Veiligheid
- EHBO-koffer
- IJsreddingshaak
- Veiligheidslintaantal 4
- Zaklampenaantal 4
- Koelkompressenaantal 12
- Verbanddozenaantal 2
- Reddingsdekensaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Tangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
Catering
- Koelboxenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Boodschappen
Decoratie
- Start- en finishbordaantal 2
- Pijlbordenaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Podiumkleed
- Medaillebak
- Naamkaartjesaantal 100
- Wegwijspijlenaantal 12
- Tafelkledenaantal 10
- Podiumblokkenaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 4
Schoonmaak
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Handvegersaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Microvezeldoekenaantal 24
- Wasmandenaantal 6
- Toiletborstelsaantal 4
Tips
- Reserveer de ijsbaan pas definitief nadat je het wedstrijdformat hebt vastgesteld. Plan naast de wedstrijd zelf tijd voor opbouw, jurybriefing, deelnemerswissels en het opruimen.
- Open de inschrijving met een duidelijke sluitingsdatum en verwerk aanmeldingen wekelijks. Verzamel meteen noodcontacten en dieetwensen, zodat je niet vlak voor de wedstrijddag achter ontbrekende gegevens aan moet.
- Maak startgroepen op basis van leeftijd, niveau of afstand en wijs daarna pas startnummers toe. Publiceer het programma zodra de indeling definitief is en bevestig deelnemers afzonderlijk.
- Plan voor de jury minimaal één briefing vóór de eerste start en controleer stopwatches, printer, laptop, microfoon en geluidsboxen uiterlijk de dag ervoor. Neem verlengkabels, stekkerdozen en reservebatterijen mee; die worden bij een koude baan snel vergeten.
- Maak een aparte veiligheidsronde voor de baan, kleedkamers en publiekszone. Leg EHBO, veiligheidslint, veiligheidshesjes, zaklampen en een ijsreddingshaak op vaste, gemarkeerde plekken en wijs één verantwoordelijke aan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een schaatswedstrijd organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het format, de ijsbaan en de eerste vrijwilligers. Open de inschrijving uiterlijk 6 weken voor de wedstrijddatum, zodat je genoeg tijd houdt voor startgroepen en het programma.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een schaatswedstrijd?
- Reken voor een kleine wedstrijd op minimaal 8 tot 12 vrijwilligers naast juryleden en tijdwaarnemers. Verdeel hen over inschrijving, baanbegeleiding, kleedkamers, veiligheid, catering en opruimen; voor grotere deelnemersvelden zijn extra baanbegeleiders nodig.
- Wanneer maak je de startlijsten van een schaatswedstrijd?
- Sluit de inschrijving 7 tot 10 dagen vooraf en maak daarna de startgroepen en startnummers. Druk de definitieve startlijsten uiterlijk de dag vóór de wedstrijd af en bewaar ook een digitale kopie op de laptop.
- Wat moet je op de wedstrijddag van een schaatswedstrijd controleren?
- Controleer minimaal 2 uur voor de eerste start de baan, geluidsinstallatie, tijdwaarneming, startmateriaal, EHBO en veiligheidsmiddelen. Test de microfoon, stopwatches en printer en leg startnummers, rondeborden en het programma klaar bij de inschrijftafel.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!