Checklist para organizar un Mercado de Navidad sin olvidos

Organizar un Mercado de Navidad requiere coordinar puestos, permisos, suministros y montaje en un orden claro. Esta checklist reúne 72 tareas y 78 artículos para preparar el recinto, confirmar a los vendedores, controlar la electricidad y dejar listos el café, los aperitivos y los paquetes de Navidad. Empieza por la fecha, el horario y la distribución del terreno; después cierra las inscripciones y las compras. En los últimos días, revisa el pronóstico, prepara las acreditaciones y monta los puestos con tiempo suficiente.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Distribuir el lugar y el terreno
2 personas
Comprobar permisos
Contactar a los puestos
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar la distribución de los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Recoger preferencias dietéticas
Reservar suministros
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Informar a los proveedores
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Preparar acreditaciones
Imprimir el plano
Preparar los paquetes de Navidad
2 personas
Llenar los refrigeradores
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar los puestos navideños
8 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Tender los cables de alimentación
2 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar el rincón infantil
3 personas
Montar el punto fotográfico
2 personas
Preparar el mostrador de información
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Colgar las cartas del menú
2 personas
Colocar información sobre alérgenos
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar que el recinto esté seguro
3 personas

Evento

Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Coordinar la mesa de manualidades navideñas
2 personas
Guiar la sesión de lectura
Recibir a Papá Noel
2 personas
Acompañar a Papá Noel
2 personas
Servir vino caliente
3 personas
Servir chocolate caliente
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el stock del buffet
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
Comprobar las luces y los cables
Informar a los expositores sobre el cierre
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos
8 personas
Retirar la decoración
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
5 personas
Barrer el recinto
3 personas
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Vaciar los refrigeradores
2 personas
Guardar los materiales limpios y secos
3 personas
Registrar objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 12
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 14
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 8
Percheroscant. 3
Taburetescant. 12
Vallas de separacióncant. 10

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Calentador de vino calientecant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Maletines de herramientascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 14
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 8
Bateríascant. 32

Decoración

Árboles de Navidadcant. 6
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 18
Coronas navideñascant. 8
Figuras navideñascant. 10
Mantelescant. 18
Photowall
Atrezzo fotográficocant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Tazas para vino calientecant. 120
Vasos para zumocant. 100
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Cucharones de servircant. 12
Pinzascant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Termoscant. 8
Jarras medidorascant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Catering

Compras

Actividades infantiles

Libros para colorearcant. 200
Porta hojas para colorearcant. 4
Cajas para manualidadescant. 8
Libros de lecturacant. 12
Puzles de Navidadcant. 20
Juegoscant. 8
Sellos navideñoscant. 10
Tinta para selloscant. 6
Manteles para mesas de manualidadescant. 6

Comunicación

Carteles informativoscant. 8
Carteles del menúcant. 6
Planoscant. 40
Credencialescant. 60
Bolígrafoscant. 20
Cinta de papelcant. 12
Rotuladores permanentescant. 12
Cajas de efectivocant. 2

Seguridad

Linternascant. 6
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Alfombrillas para cablescant. 10
Extintorescant. 4
Señales de salida de emergenciacant. 6
Chalecos reflectantescant. 12
Guantescant. 20
Botiquines básicoscant. 2

Consejos

Cierra los permisos y la distribución del recinto antes de abrir las inscripciones. Así sabrás cuántos puestos caben y dónde colocar carpas, mesas, vallas y puntos de paso.
Confirma la electricidad al menos una semana antes: localiza los puntos disponibles, calcula qué equipos necesitan corriente y prepara cables alargadores, regletas y un maletín de herramientas.
Programa a los voluntarios por franjas de 2 a 3 horas, con una persona responsable de los puestos, otra de las bebidas calientes y otra de la acogida y las acreditaciones.
Haz la compra principal con 2 o 3 días de margen y recoge los productos frescos el día anterior. Deja las neveras llenas, pero conserva espacio para mantener bebidas y alimentos a la temperatura adecuada.
Monta la iluminación y la decoración antes de colocar la mercancía: prueba las guirnaldas, lámparas LED y linternas con sus baterías, y comprueba que cada puesto tenga luz suficiente al anochecer.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero la fecha, comprueba los permisos y distribuye el recinto; después contacta con los puestos y abre las inscripciones.
¿Cuándo debo confirmar los puestos del Mercado de Navidad?: Confirma la distribución y la participación entre 3 y 4 semanas antes. Envía entonces el plano, los horarios de llegada, las instrucciones de montaje y cualquier requisito eléctrico.
¿Cuánta antelación necesito para preparar el montaje?: Reserva al menos 4 horas para montar carpas, puestos, mesas, iluminación y decoración. Haz una revisión final 60 minutos antes de la apertura para comprobar accesos, acreditaciones y equipos.
¿Cuándo debo comprar la comida y preparar el café y el vino caliente?: Compra los productos no perecederos entre 2 y 3 días antes y recoge los frescos el día anterior. Prepara el café, el té, los aperitivos y el vino caliente el mismo día, justo antes de abrir.

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