Cómo organizar una Avondvierdaagse sin perder el control

Organizar una Avondvierdaagse empieza mucho antes de colocar las primeras flechas en la calle. Primero fija la fecha, las rutas y las zonas de salida y meta; después tramita permisos, medidas de tráfico y seguros según corresponda. Con las rutas comprobadas, puedes abrir las inscripciones, repartir a los voluntarios y preparar tarjetas de sellos, pulseras y señalización. El último día se centra en montar los puestos, revisar las comunicaciones y comprobar que cada recorrido está listo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y rutas
3 personas
2
Reservar las zonas de salida y meta
2 personas
3
Presentar permisos y notificaciones
2 personas
4
Solicitar medidas de tráfico
2 personas
5
Desarrollar mapas de ruta
3 personas
6
Comprobar las rutas en el lugar
4 personas
7
Señalizar los puntos peligrosos de la ruta
3 personas
8
Reclutar voluntarios
3 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Abrir el formulario de inscripción
2 personas
11
Gestionar inscripciones
3 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
13
Diseñar tarjetas de sellos
2 personas
14
Imprimir tarjetas de sellado
2 personas
15
Hacer señales y flechas de ruta
4 personas
16
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
17
Enviar instrucciones a los voluntarios
2 personas
18
Clasificar pulseras y chalecos
3 personas
19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
20
Hacer la compra
4 personas
21
Recoger los materiales
3 personas
22
Empaquetar los mapas de ruta
3 personas
23
Montar el puesto de salida
6 personas
24
Montar el arco de meta
6 personas
25
Colocar flechas de ruta
8 personas
26
Cubrir los puntos de tráfico
8 personas
27
Enfriar las bebidas
3 personas
28
Preparar café y té
3 personas
29
Montar el punto de entrega
4 personas
30
Preparar la mesa de inscripción
3 personas
31
Comprobar el botiquín
2 personas
32
Marcar la segunda ruta
8 personas
33
Trazar la tercera ruta
8 personas
34
Trazar la cuarta ruta
8 personas
35
Preparar el final de la fiesta
8 personas

Evento

36
Registrar a los participantes de la salida
6 personas
37
Repartir las tarjetas de salida
4 personas
38
Informar a los senderistas
3 personas
39
Guiar a los grupos de salida
4 personas
40
Abrir el punto de descanso
4 personas
41
Rellenar las bebidas
3 personas
42
Repartir fruta y snacks
3 personas
43
Sellar las tarjetas de llegada
4 personas
44
Registrar a los senderistas desaparecidos
2 personas
45
Comprobar las flechas de ruta
4 personas
46
Abrir el segundo punto de salida
5 personas
47
Atender el segundo punto de descanso
4 personas
48
Registrar la segunda llegada
4 personas
49
Reponer el catering del segundo día
3 personas
50
Abrir el tercer punto de salida
5 personas
51
Atender el tercer punto de descanso
4 personas
52
Registrar la tercera meta
4 personas
53
Reponer el catering del tercer día
3 personas
54
Abrir el cuarto puesto de salida
5 personas
55
Atender el cuarto punto de descanso
4 personas
56
Registrar el cuarto puesto
6 personas
57
Encargarse de la entrega de medallas
4 personas
58
Reponer el catering del cuarto día
4 personas
59
Agradecer a los participantes
3 personas

Seguimiento

60
Limpieza del primer día
6 personas
61
Limpieza del segundo día
6 personas
62
Limpieza del tercer día
6 personas
63
Retirar todas las flechas de ruta
8 personas
64
Desmontar el lugar de meta
8 personas
65
Limpiar el lugar de salida
6 personas
66
Recoger y clasificar los residuos
6 personas
67
Limpiar la vajilla y el material
5 personas
68
Contar el inventario
2 personas
69
Devolver los objetos prestados
3 personas
70
Gestionar la fianza y la caja
2 personas
71
Gestionar los objetos perdidos
2 personas
72
Publicar los resultados de los participantes
2 personas
73
Archivar fotos y materiales
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 30
Papeleracant. 8
Mesas altascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 12
Neveras portátilescant. 8
Bidonescant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 8

Equipo

Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 3
Baterías externascant. 8
Caja registradora
Caja registradora
Portátil
Impresora

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Material deportivo

Flechas de rutacant. 180
Señales de rutacant. 40
Conos de tráficocant. 60
Vallas de separacióncant. 12
Tarjetas de selloscant. 350
Selloscant. 12
Cintas de medallacant. 300
Chalecos reflectantescant. 40
Pulserascant. 350
Conoscant. 40

Limpieza

Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 6
Cuboscant. 6
Fregonascant. 4
Paños de limpieza reutilizablescant. 20

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Linternascant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Decoración

Banderas de metacant. 2
Banderolas de salidacant. 2
Banderolas con flechascant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra las rutas y los permisos antes de abrir las inscripciones. Presenta las notificaciones y solicita las medidas de tráfico con varias semanas de margen, porque los cambios de recorrido a última hora afectan a mapas, flechas y voluntarios.
Comprueba cada ruta físicamente, no solo sobre el mapa. Marca con antelación los cruces y puntos peligrosos, y calcula cuántos voluntarios necesitas en cada lugar antes de preparar los turnos.
Abre el formulario de inscripción cuando la fecha, las distancias y el punto de salida estén confirmados. Recoge también las preferencias dietéticas desde el principio para no tener que reconstruir la lista de participantes al final.
Prepara las tarjetas de sellos, pulseras, chalecos y mapas por grupos o días. Empaqueta los mapas y clasifica el material al menos un día antes para que el equipo de salida no tenga que buscarlo durante la primera marcha.
Haz una revisión operativa la víspera: prueba los walkie-talkies, megáfonos y baterías externas, comprueba las flechas y señales, y monta el puesto de salida y el arco de meta siguiendo un plano sencillo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Avondvierdaagse?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Así tienes tiempo para fijar las rutas, tramitar permisos y medidas de tráfico, abrir las inscripciones y reclutar voluntarios antes de preparar el material.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones?: Ábrelas cuando la fecha, las rutas y los puntos de salida y meta estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra el formulario al menos 7 días antes para revisar cantidades, preferencias dietéticas y distribución de voluntarios.
¿Cuántos voluntarios necesito para una Avondvierdaagse?: Calcula un responsable por cada punto de cruce o peligro y añade personal para salida, meta, sellos y avituallamiento. Prepara además una reserva de al menos el 10% por si alguien cancela el mismo día.
¿Cuándo se debe colocar la señalización de las rutas?: Coloca las flechas, señales, conos y vallas justo antes de cada salida, siguiendo el recorrido comprobado. Haz una inspección final entre 60 y 90 minutos antes y retira todo al terminar la última marcha.

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