Eine Abendvierdaagse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Abendvierdaagse entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Du musst Genehmigungen, Verkehrsmaßnahmen, Helfer, Verpflegung und die Stationen an Start und Ziel rechtzeitig zusammenbringen. Beginne mit Datum und Routen und arbeite dich dann von den behördlichen Vorgaben über die Anmeldung bis zum Aufbau vor Ort vor. Besonders häufig werden Routekontrollen, klare Helferanweisungen und die Beleuchtung für den späten Rückweg zu spät eingeplant.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Routen festlegen
3 Personen
2
Start- und Zielorte reservieren
2 Personen
3
Genehmigungen und Meldungen einreichen
2 Personen
4
Verkehrsmaßnahmen beantragen
2 Personen
5
Streckenkarten ausarbeiten
3 Personen
6
Routen vor Ort prüfen
4 Personen
7
Gefährliche Streckenpunkte markieren
3 Personen
8
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Anmeldeformular öffnen
2 Personen
11
Anmeldungen bearbeiten
3 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
13
Stempelkarten entwerfen
2 Personen
14
Stempelkarten drucken
2 Personen
15
Wegweiser und Pfeile anfertigen
4 Personen
16
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
17
Anweisungen für Freiwillige versenden
2 Personen
18
Armbänder und Westen sortieren
3 Personen
19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
4 Personen
21
Materialien abholen
3 Personen
22
Streckenpläne verpacken
3 Personen
23
Startposten aufbauen
6 Personen
24
Zielbereich aufbauen
6 Personen
25
Wegweiser aufstellen
8 Personen
26
Verkehrsposten besetzen
8 Personen
27
Getränke kalt stellen
3 Personen
28
Kaffee und Tee vorbereiten
3 Personen
29
Ausgabestelle einrichten
4 Personen
30
Anmeldetisch vorbereiten
3 Personen
31
Erste-Hilfe-Koffer prüfen
2 Personen
32
Zweite Strecke abstecken
8 Personen
33
Dritte Route abstecken
8 Personen
34
Vierte Route ausstecken
8 Personen
35
Feierabschluss einrichten
8 Personen

Event

36
Teilnehmer für den Start registrieren
6 Personen
37
Startkarten austeilen
4 Personen
38
Wanderer informieren
3 Personen
39
Startgruppen begleiten
4 Personen
40
Ruhepunkt eröffnen
4 Personen
41
Getränke nachfüllen
3 Personen
42
Obst und Snacks ausgeben
3 Personen
43
Zielkarten abstempeln
4 Personen
44
Vermisste Wanderer registrieren
2 Personen
45
Wegweiser prüfen
4 Personen
46
Zweite Startstation öffnen
5 Personen
47
Zweiten Rastplatz besetzen
4 Personen
48
Zweiten Zieleinlauf erfassen
4 Personen
49
Catering für den zweiten Tag auffüllen
3 Personen
50
Dritte Startstation öffnen
5 Personen
51
Dritte Versorgungsstation besetzen
4 Personen
52
Dritte Ziellinie erfassen
4 Personen
53
Catering für den dritten Tag auffüllen
3 Personen
54
Vierte Startstation öffnen
5 Personen
55
Vierten Rastpunkt besetzen
4 Personen
56
Vierter Zieleinlauf erfassen
6 Personen
57
Medaillenausgabe organisieren
4 Personen
58
Catering für den vierten Tag auffüllen
4 Personen
59
Teilnehmer verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

60
Tag eins aufräumen
6 Personen
61
Aufräumen am zweiten Tag
6 Personen
62
Am dritten Tag aufräumen
6 Personen
63
Alle Wegweiserpfeile entfernen
8 Personen
64
Aufbau am Zielort abbauen
8 Personen
65
Startort reinigen
6 Personen
66
Müll sammeln und sortieren
6 Personen
67
Geschirr und Material reinigen
5 Personen
68
Bestände zählen
2 Personen
69
Geliehene Sachen zurückgeben
3 Personen
70
Kaution und Kasse abwickeln
2 Personen
71
Gefundene Gegenstände bearbeiten
2 Personen
72
Teilnehmerergebnisse veröffentlichen
2 Personen
73
Fotos und Materialien archivieren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 30
AbfallbehälterAnz. 8
StehtischeAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
TassenAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 12
KühlboxenAnz. 8
KanisterAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

FunkgeräteAnz. 12
MegafoneAnz. 3
PowerbanksAnz. 8
Kasse
Geldkassette
Laptop
Drucker

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 6
LED-LampenAnz. 12

Sportmaterial

WegweiserAnz. 180
WegweiserAnz. 40
VerkehrskegelAnz. 60
AbsperrgitterAnz. 12
StempelkartenAnz. 350
StempelAnz. 12
MedaillenbänderAnz. 300
SicherheitswestenAnz. 40
ArmbänderAnz. 350
KegelAnz. 40

Reinigung

HandfegerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 6
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 4
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
TaschenlampenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Dekoration

ZielbannerAnz. 2
StartbannerAnz. 2
PfeilbannerAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Routen sowie Start- und Zielorte zuerst fest. Prüfe jede Strecke anschließend vor Ort und markiere gefährliche Punkte, bevor du Routekarten und Pfeile endgültig erstellst.
Reiche Genehmigungen, Meldungen und Anträge für Verkehrsmaßnahmen frühzeitig ein. Plane dafür mehrere Wochen Vorlauf ein, damit Änderungen an der Strecke noch möglich sind.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Strecken, Zeiten und Startort feststehen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und teile die Teilnehmerzahlen nach Strecke und Verpflegungsbedarf auf.
Plane Helfer nicht nur für Start und Ziel ein, sondern auch für Kreuzungen, Kontrollpunkte und den Abbau. Verschicke die Einteilung und Anweisungen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem ersten Abend.
Bereite Stempel-Karten, Armbänder, Warnwesten und verpackte Routenkarten nach Tagen und Einsatzorten vor. Teste Funkgeräte, Megafone und die Beleuchtung vor dem Aufbau; fehlende Batterien oder Powerbanks fallen sonst erst vor dem Start auf.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man eine Abendvierdaagse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Routen und Start- sowie Zielorten. Genehmigungen, Meldungen und Verkehrsanträge sollten mehrere Wochen vor dem ersten Abend eingereicht werden.
Wie viele Helfer braucht eine Abendvierdaagse?: Die Zahl hängt von Teilnehmerzahl, Strecken und Kreuzungen ab. Plane mindestens eine eingewiesene Person pro kritischem Verkehrspunkt sowie zusätzliche Helfer für Start, Ziel, Stempelstellen und Abbau ein.
Was muss man bei den Routen einer Abendvierdaagse kontrollieren?: Kontrolliere jede Route mindestens einmal vollständig vorab und prüfe Kreuzungen, Baustellen, schlechte Sicht und gefährliche Übergänge. Routepfeile und Verkehrssicherungen sollten spätestens am jeweiligen Veranstaltungstag angebracht werden.
Wie organisiert man die Verpflegung bei einer Abendvierdaagse?: Teile die erwartete Teilnehmerzahl nach Abend und Strecke auf und plane Getränke sowie Verpflegung für Spitzenzeiten am Start und Ziel. Kühlboxen, Wasserbehälter, Thermoskannen und Serviermaterial solltest du vor dem ersten Abend gesammelt bereitstellen.

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