Zo organiseer je een Avondvierdaagse

Begin minstens enkele maanden vooraf met de datum, routes en start- en finishlocaties. Daarna regel je vergunningen, verkeersmaatregelen en een controle van alle routepunten. Zodra de praktische basis staat, open je de inschrijving, werf je vrijwilligers en werk je de uitgifte van stempelkaarten, polsbandjes en routekaarten uit. In de laatste week draait alles om sorteren, inkopen, materiaal ophalen en een duidelijke opbouw van start, finish en route.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en routes vastleggen
3 personen
2
Start- en finishlocaties reserveren
2 personen
3
Vergunningen en meldingen indienen
2 personen
4
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
5
Routekaarten uitwerken
3 personen
6
Routes ter plaatse controleren
4 personen
7
Gevaarlijke routepunten markeren
3 personen
8
Vrijwilligers werven
3 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijfformulier openen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
3 personen
12
Dieetwensen verzamelen
2 personen
13
Stempelkaarten ontwerpen
2 personen
14
Stempelkaarten printen
2 personen
15
Routeborden en pijlen maken
4 personen
16
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
17
Vrijwilligersinstructies versturen
2 personen
18
Polsbandjes en hesjes sorteren
3 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Boodschappen doen
4 personen
21
Materialen ophalen
3 personen
22
Routekaarten verpakken
3 personen
23
Startpost opbouwen
6 personen
24
Finishpost opbouwen
6 personen
25
Routepijlen plaatsen
8 personen
26
Verkeerspunten bezetten
8 personen
27
Dranken koud zetten
3 personen
28
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
29
Uitgiftepunt inrichten
4 personen
30
Inschrijftafel klaarzetten
3 personen
31
EHBO-koffer controleren
2 personen
32
Tweede route uitzetten
8 personen
33
Derde route uitzetten
8 personen
34
Vierde route uitzetten
8 personen
35
Feestfinish inrichten
8 personen

Event

36
Startdeelnemers registreren
6 personen
37
Startkaarten uitdelen
4 personen
38
Wandelaars informeren
3 personen
39
Startgroepen begeleiden
4 personen
40
Rustpunt openen
4 personen
41
Dranken bijvullen
3 personen
42
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
43
Finishkaarten afstempelen
4 personen
44
Vermiste wandelaars registreren
2 personen
45
Routepijlen controleren
4 personen
46
Tweede startpost openen
5 personen
47
Tweede rustpunt bemannen
4 personen
48
Tweede finish registreren
4 personen
49
Tweede dag catering aanvullen
3 personen
50
Derde startpost openen
5 personen
51
Derde rustpunt bemannen
4 personen
52
Derde finish registreren
4 personen
53
Derde dag catering aanvullen
3 personen
54
Vierde startpost openen
5 personen
55
Vierde rustpunt bemannen
4 personen
56
Vierde finish registreren
6 personen
57
Medaille-uitgifte verzorgen
4 personen
58
Vierde dag catering aanvullen
4 personen
59
Deelnemers bedanken
3 personen

Nazorg

60
Dag één opruimen
6 personen
61
Tweede dag opruimen
6 personen
62
Derde dag opruimen
6 personen
63
Alle routepijlen verwijderen
8 personen
64
Finishlocatie afbreken
8 personen
65
Startlocatie schoonmaken
6 personen
66
Afval verzamelen en sorteren
6 personen
67
Servies en materiaal reinigen
5 personen
68
Voorraad tellen
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
3 personen
70
Borg en kas afhandelen
2 personen
71
Gevonden voorwerpen verwerken
2 personen
72
Deelnemersuitslagen publiceren
2 personen
73
Foto's en materialen archiveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 30
Afvalbakkenaantal 8
Statafelsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Mokkenaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 12
Koelboxenaantal 8
Jerrycansaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Apparatuur

Portofoonsaantal 12
Megafoonsaantal 3
Powerbanksaantal 8
Kassa
Geldkist
Laptop
Printer

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Ledlampenaantal 12

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 180
Routebordenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 60
Afzethekkenaantal 12
Stempelkaartenaantal 350
Stempelsaantal 12
Medaillelintenaantal 300
Veiligheidshesjesaantal 40
Polsbandjesaantal 350
Pionnenaantal 40

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 6
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Zaklampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Finishbanierenaantal 2
Startbanierenaantal 2
Pijlenbannersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer elke route minstens één keer ter plaatse en markeer gevaarlijke punten vooraf. Kijk daarbij niet alleen naar afstand, maar ook naar kruisingen, smalle doorgangen en plekken waar pijlen of routeborden kunnen verdwijnen.
Dien vergunningen, meldingen en aanvragen voor verkeersmaatregelen ruim vóór de eerste wandelavond in. Houd voor de uitvoering één overzicht bij met deadlines, contactpersonen en de status van iedere aanvraag.
Plan vrijwilligers per post en per tijdsblok, niet alleen per avond. Stuur instructies vooraf en zorg op de dag zelf voor veiligheidshesjes, portofoons of megafoons en een aanspreekpunt voor late afmeldingen.
Open de inschrijving pas wanneer routes, start- en finishtijden en eventuele dieetwensen duidelijk zijn. Verwerk aanmeldingen doorlopend, zodat stempelkaarten, polsbandjes, routekaarten en catering niet op het laatste moment hoeven te worden geteld.
Bouw start- en finishpost apart van elkaar op en test verlichting, stroom en communicatie vóór de eerste deelnemer arriveert. Zet routepijlen, kegels en afzethekken volgens een vaste loopronde uit en haal ze na afloop weer op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Avondvierdaagse organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, routes en locaties. Vergunningen, verkeersmaatregelen en vrijwilligersplanning kunnen meerdere weken vragen, dus wacht daar niet mee tot de laatste maand.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Avondvierdaagse?: Dat hangt af van het aantal routes en kruisingen, maar plan voor ieder bewaakt routepunt minimaal 1 vrijwilliger per wandelavond. Voeg daarnaast een team toe voor inschrijving, start, finish, catering en een coördinator die tijdens de avond bereikbaar is.
Wanneer open je de inschrijving voor de Avondvierdaagse?: Open de inschrijving zodra datum, routes, start- en finishtijden en de belangrijkste veiligheidsinformatie vaststaan, meestal 4 tot 8 weken vooraf. Zo houd je tijd over om aantallen, dieetwensen en materiaalbehoefte te verwerken.
Wanneer zet je de routepijlen en routeborden neer?: Plaats ze op de dag zelf, nadat de route nog één keer is gecontroleerd, meestal 1 tot 2 uur vóór de eerste start. Controleer na afloop dezelfde avond of de pijlen, kegels en afzethekken zijn verwijderd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.