Organiser quatre jours de randonnée sans rien laisser au hasard

Pour quatre jours de randonnée, commencez par verrouiller les itinéraires, les lieux de départ et d’arrivée, puis vérifiez chaque parcours sur place. Les autorisations, les mesures de circulation et les bénévoles doivent être prévus avant l’ouverture des inscriptions. Ensuite, préparez les cartes à tamponner, la signalétique et le matériel d’accueil en fonction du nombre de participants. Les oublis les plus fréquents concernent les points dangereux, la répartition des bénévoles et les batteries pour les communications.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les itinéraires
3 personnes
2
Réserver les lieux de départ et d’arrivée
2 personnes
3
Déposer les autorisations et déclarations
2 personnes
4
Demander des mesures de circulation
2 personnes
5
Finaliser les cartes de parcours
3 personnes
6
Vérifier les itinéraires sur place
4 personnes
7
Marquer les points dangereux du parcours
3 personnes
8
Recruter des bénévoles
3 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Ouvrir le formulaire d’inscription
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
3 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
13
Concevoir les cartes à tamponner
2 personnes
14
Imprimer les cartes de pointage
2 personnes
15
Créer les panneaux de parcours et les flèches
4 personnes
16
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
17
Envoyer les consignes aux bénévoles
2 personnes
18
Trier les bracelets et les gilets
3 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Faire les courses
4 personnes
21
Récupérer le matériel
3 personnes
22
Emballer les cartes de parcours
3 personnes
23
Monter le poste de départ
6 personnes
24
Monter la ligne d’arrivée
6 personnes
25
Installer les flèches d'orientation
8 personnes
26
Occuper les points de circulation
8 personnes
27
Mettre les boissons au frais
3 personnes
28
Préparer le café et le thé
3 personnes
29
Aménager le point de distribution
4 personnes
30
Installer la table d'inscription
3 personnes
31
Vérifier la trousse de premiers secours
2 personnes
32
Mettre en place le deuxième itinéraire
8 personnes
33
Tracer le troisième parcours
8 personnes
34
Mettre en place le quatrième itinéraire
8 personnes
35
Aménager l’arrivée de fête
8 personnes

Événement

36
Enregistrer les participants au départ
6 personnes
37
Distribuer les cartes de départ
4 personnes
38
Informer les randonneurs
3 personnes
39
Accompagner les groupes de départ
4 personnes
40
Ouvrir le point de repos
4 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
42
Distribuer des fruits et des snacks
3 personnes
43
Tamponner les cartes d’arrivée
4 personnes
44
Enregistrer les randonneurs disparus
2 personnes
45
Vérifier les flèches d’itinéraire
4 personnes
46
Ouvrir le deuxième poste de départ
5 personnes
47
Assurer le deuxième point de repos
4 personnes
48
Enregistrer la deuxième arrivée
4 personnes
49
Réapprovisionner la restauration du deuxième jour
3 personnes
50
Ouvrir le troisième poste de départ
5 personnes
51
Gérer le troisième point de repos
4 personnes
52
Enregistrer la troisième arrivée
4 personnes
53
Réapprovisionner le catering du troisième jour
3 personnes
54
Ouvrir le quatrième point de départ
5 personnes
55
Tenir le quatrième poste de ravitaillement
4 personnes
56
Enregistrer la quatrième arrivée
6 personnes
57
Gérer la remise des médailles
4 personnes
58
Réapprovisionner le catering du quatrième jour
4 personnes
59
Remercier les participants
3 personnes

Suivi

60
Ranger le premier jour
6 personnes
61
Rangement du deuxième jour
6 personnes
62
Rangement du troisième jour
6 personnes
63
Retirer toutes les flèches de parcours
8 personnes
64
Démonter le site d’arrivée
8 personnes
65
Nettoyer le lieu de départ
6 personnes
66
Collecter et trier les déchets
6 personnes
67
Nettoyer la vaisselle et le matériel
5 personnes
68
Compter le stock
2 personnes
69
Rendre les articles empruntés
3 personnes
70
Gérer la caution et la caisse
2 personnes
71
Traiter les objets trouvés
2 personnes
72
Publier les résultats des participants
2 personnes
73
Archiver les photos et les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 30
Poubellesqté 8
Tables hautesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tassesqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 12
Glacièresqté 8
Jerricansqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8

Équipement

Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Batteries externesqté 8
Caisse
Caisse
Ordinateur portable
Imprimante

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 6
Lampes LEDqté 12

Matériel de sport

Flèches de directionqté 180
Panneaux de directionqté 40
Cônes de signalisationqté 60
Barrières de sécuritéqté 12
Cartes de poinçonnageqté 350
Tamponsqté 12
Rubans de médailleqté 300
Gilets de sécuritéqté 40
Braceletsqté 350
Cônesqté 40

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Pinces à déchetsqté 6
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Lampes de pocheqté 12
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Bannières d’arrivéeqté 2
Bannières de départqté 2
Bannières fléchéesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Vérifiez chaque itinéraire sur place au moins une fois avant de finaliser les cartes. Notez les passages dangereux et prévoyez leur signalisation avec des flèches, des panneaux, des cônes ou des barrières.
Déposez les autorisations et demandes de mesures de circulation avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 3 à 4 semaines pour recevoir les réponses et modifier le parcours si nécessaire.
Fermez les inscriptions avec suffisamment d’avance pour recueillir les besoins alimentaires et répartir les bénévoles. Préparez les bracelets, gilets de sécurité et consignes selon les effectifs définitifs.
Préparez séparément le matériel du départ, de l’arrivée et des points de contrôle. Comptez les cartes à tamponner, tampons, gobelets, thermos, talkies-walkies et batteries avant l’emballage.
Montez le départ et l’arrivée avant le premier groupe, puis testez les flèches d’orientation depuis le point de vue d’un participant. Prévoyez un éclairage autonome si l’installation ou le démontage se fait par faible luminosité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser quatre jours de randonnée ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de fixer les itinéraires, obtenir les autorisations, vérifier les parcours, recruter les bénévoles et préparer les inscriptions sans tout faire dans les derniers jours.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une randonnée de quatre jours ?: Ouvrez-les après avoir confirmé les itinéraires, les lieux de départ et d’arrivée ainsi que les principales contraintes administratives. Fermez-les environ 7 à 10 jours avant le début pour traiter les besoins alimentaires et établir la répartition des bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour quatre jours de randonnée ?: Le nombre dépend du nombre de parcours, des points dangereux et des horaires, mais prévoyez une équipe distincte pour le départ, l’arrivée, les points de contrôle et la circulation. Établissez la répartition au moins une semaine avant et envoyez les consignes 3 à 5 jours avant.
Quand installer la signalétique du parcours ?: Installez les flèches, panneaux, cônes et barrières juste avant le passage des participants, selon les autorisations obtenues et les contraintes du site. Faites un contrôle complet le matin même et retirez toute la signalétique après le dernier passage.

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