Cómo organizar un taller de innovación sin perder el control
Un taller de innovación necesita más que una buena dinámica: hay que encajar programa, facilitación, grupos, materiales y tiempos en una misma secuencia. Empieza cerrando la fecha, la sala y el objetivo; después desarrolla el programa y confirma quién dirigirá cada bloque. Las inscripciones y las preferencias dietéticas deben estar resueltas antes de preparar la sala. El día del taller, la técnica, las mesas de trabajo y los materiales tienen que estar listos antes de que llegue el primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar la sede y la sala
- 3
Contratar al facilitador del taller
- 4
Desarrollar el programa
2 personas
- 5
Seleccionar dinámicas
2 personas
- 6
Elaborar la lista de participantes
- 7
Enviar invitaciones
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Enviar recordatorio
- 11
Dividir los grupos de participantes
2 personas
- 12
Preparar hojas de trabajo
2 personas
- 13
Comprobar la presentación
2 personas
- 14
Probar la técnica
2 personas
- 15
Pedir el catering
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Reunir los materiales
2 personas
- 18
Hacer tarjetas de identificación
- 19
Marcar la distribución de la sala
2 personas
- 20
Montar mesas
3 personas
- 21
Colocar las sillas
3 personas
- 22
Montar los puestos de trabajo
3 personas
- 23
Preparar el material de presentación
2 personas
- 24
Montar el punto de café
2 personas
- 25
Preparar aperitivos
3 personas
- 26
Enfriar las bebidas
- 27
Montar la mesa de registro
2 personas
Evento
- 28
Atender la mesa de recepción
2 personas
- 29
Registrar a los participantes
2 personas
- 30
Repartir acreditaciones
- 31
Servir café y té
2 personas
- 32
Realizar la presentación de bienvenida
2 personas
- 33
Explicar los objetivos del taller
- 34
Coordinar la sesión de inspiración
2 personas
- 35
Facilitar la generación de ideas
3 personas
- 36
Rellenar las bebidas
- 37
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
- 38
Agrupar ideas
3 personas
- 39
Desarrollar los conceptos
4 personas
- 40
Preparar el buffet
3 personas
- 41
Servir la cena
3 personas
- 42
Recoger vajilla y vasos
2 personas
- 43
Coordinar presentaciones de concepto
2 personas
- 44
Dirigir la ronda de feedback
2 personas
- 45
Servir el cóctel de networking
2 personas
- 46
Rellenar las bebidas
- 47
Retirar la basura de vez en cuando
Seguimiento
- 48
Recoger el catering
3 personas
- 49
Apagar el equipo
2 personas
- 50
Reunir los materiales
3 personas
- 51
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 52
Lavar la vajilla
2 personas
- 53
Limpiar la sala
3 personas
- 54
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 55
Devolver el material prestado
2 personas
- 56
Guardar las compras sobrantes
- 57
Enviar agradecimiento a los participantes
- 58
Distribuir el material de presentación
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 40
- Mesa del bufécant. 2
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 4
- Presentador inalámbrico
- Pizarras blancascant. 4
- Pizarras de hojascant. 4
- Temporizadorcant. 4
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Cubiertos de serviciocant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzascant. 6
- Cucharonescant. 6
- Bolsas isotérmicascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 40
- Vasoscant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Cucharillas de cafécant. 40
Decoración
- Credencialescant. 40
- Portabadgescant. 40
- Mantelescant. 8
- Carteles de flechascant. 8
- Jarroncitoscant. 6
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 6
Catering
- Compras
Limpieza
- Papelelerascant. 6
- Contenedores de separación de residuoscant. 3
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Material del taller
- Rotuladorescant. 80
- Post-itscant. 20
- Papel A4cant. 500
- Papel A3cant. 100
- Tijerascant. 20
- Barras de pegamentocant. 20
- Cinta adhesivacant. 10
- Cinta americanacant. 4
- Pegatinas para votarcant. 500
- Tarjetas de colorescant. 100
- Cuerdacant. 2
- Cartóncant. 50
- Masilla adhesivacant. 10
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Así podrás indicar la duración, los descansos y el tipo de participación, y evitar cambios de última hora en las dinámicas.
- Contrata al facilitador con tiempo suficiente para que pueda revisar el objetivo y adaptar las dinámicas. Comparte el programa completo, no solo la duración del taller.
- Envía un recordatorio entre 48 y 72 horas antes. Incluye la hora de llegada, la ubicación de la sala, las instrucciones de registro y cualquier material que deban llevar los participantes.
- Haz la división de grupos antes del montaje y prepara las hojas de trabajo por mesa. Decidir los equipos al empezar suele consumir entre 10 y 15 minutos del taller.
- Prueba la presentación y la conexión del portátil al proyector al menos 60 minutos antes. Comprueba también el cable HDMI, los alargadores, las regletas, el temporizador y el presentador inalámbrico; son elementos fáciles de olvidar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de innovación?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reservar sala, contratar facilitador y gestionar inscripciones. Deja cerrados el programa, los grupos y los materiales como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones al taller?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes para disponer de tiempo para las respuestas y las preferencias dietéticas. Manda un recordatorio 48-72 horas antes del inicio.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva al menos 90 minutos para montar mesas, sillas, puestos de trabajo, registro y punto de café. Haz la prueba técnica 60 minutos antes de que llegue el grupo.
- ¿Cuántos materiales necesito por participante?
- Prepara una hoja de trabajo y una credencial por persona, más un 10 % adicional para sustituciones o inscripciones de última hora. Para un grupo de 30 personas, lleva al menos 33 unidades de cada material individual.
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