Organiser un atelier d’innovation sans perdre le fil
Un atelier d’innovation réussit quand le programme, les groupes et la logistique avancent dans le même ordre. Commencez par fixer la date, réserver la salle et confirmer l’animateur, puis construisez les activités autour du temps réellement disponible. Les inscriptions servent ensuite à équilibrer les groupes et à recueillir les besoins alimentaires. La dernière semaine, vérifiez les supports, testez la présentation et préparez l’installation pour éviter de perdre les premières minutes le jour venu.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu et la salle
- 3
Réserver l’animateur de l’atelier
- 4
Élaborer le programme
2 personnes
- 5
Sélectionner les activités
2 personnes
- 6
Établir la liste des participants
- 7
Envoyer les invitations
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Envoyer un rappel
- 11
Répartir les groupes de participants
2 personnes
- 12
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
- 13
Vérifier la présentation
2 personnes
- 14
Tester la technique
2 personnes
- 15
Commander le catering
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Rassembler le matériel
2 personnes
- 18
Créer les badges nominatifs
- 19
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
- 20
Installer les tables
3 personnes
- 21
Installer les chaises
3 personnes
- 22
Installer les postes de travail
3 personnes
- 23
Installer le matériel de présentation
2 personnes
- 24
Mettre en place le point café
2 personnes
- 25
Préparer les en-cas
3 personnes
- 26
Mettre les boissons au frais
- 27
Installer la table d'inscription
2 personnes
Événement
- 28
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
- 29
Enregistrer les participants
2 personnes
- 30
Distribuer les badges nominatifs
- 31
Servir le café et le thé
2 personnes
- 32
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
- 33
Expliquer les objectifs de l’atelier
- 34
Animer une séance d’inspiration
2 personnes
- 35
Encadrer la génération d'idées
3 personnes
- 36
Réapprovisionner les boissons
- 37
Servir les en-cas de pause
2 personnes
- 38
Regrouper les idées
3 personnes
- 39
Élaborer les concepts
4 personnes
- 40
Mettre le buffet en place
3 personnes
- 41
Servir le dîner
3 personnes
- 42
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
- 43
Animer les présentations de concept
2 personnes
- 44
Animer le tour de feedback
2 personnes
- 45
Servir le cocktail réseau
2 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
- 47
Évacuer les déchets au fur et à mesure
Suivi
- 48
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 49
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 50
Rassembler le matériel
3 personnes
- 51
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 52
Faire la vaisselle
2 personnes
- 53
Nettoyer la salle
3 personnes
- 54
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 55
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 56
Ranger les courses restantes
- 57
Envoyer un message de remerciement aux participants
- 58
Distribuer le matériel de présentation
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 40
- Table de buffetqté 2
- Table d'inscription
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Ordinateur portable
- Câble HDMIqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 4
- Présentateur sans fil
- Tableaux blancsqté 4
- Chevaletsqté 4
- Minuterieqté 4
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Couverts de serviceqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Pincesqté 6
- Louchesqté 6
- Sacs isothermesqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 40
- Verres à boireqté 50
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Cuillères à caféqté 40
Décoration
- Badges nominatifsqté 40
- Porte-badgesqté 40
- Nappesqté 8
- Panneaux de directionqté 8
- Petits vasesqté 6
Éclairage
- Lampes de tableqté 6
Catering
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Bacs de tri des déchetsqté 3
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Matériel d'atelier
- Marqueursqté 80
- Post-itqté 20
- Papier A4qté 500
- Papier A3qté 100
- Ciseauxqté 20
- Bâtons de colleqté 20
- Ruban adhésifqté 10
- Ruban adhésifqté 4
- Autocollants de voteqté 500
- Cartes de couleurqté 100
- Cordeqté 2
- Cartonqté 50
- Pâte adhésiveqté 10
Conseils
- Bloquez la date, la salle et l’animateur avant de détailler les activités : gardez ensuite une marge d’au moins 30 minutes dans le programme pour les transitions et les imprévus.
- Traitez les inscriptions au fur et à mesure et demandez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’atelier. Répartissez les participants en groupes avant d’imprimer les feuilles de travail et les badges.
- Testez la présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et les rallonges au moins 48 heures avant. Prévoyez aussi une minuterie pour garder chaque activité dans le temps.
- Installez la salle selon les séquences de travail : tables, chaises, postes de travail, tableaux blancs et chevalets doivent être en place avant l’arrivée des participants. Placez les panneaux de direction et la table d’inscription dès l’entrée.
- Commandez le catering et préparez le point café suffisamment tôt pour servir dès la pause. Pour le premier service, comptez environ 2 à 3 boissons par personne et vérifiez que tasses, verres, assiettes et couverts sont disponibles.
Questions fréquentes
- Quand faut-il commencer à organiser un atelier d’innovation ?
- Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Cela laisse le temps de réserver la salle et l’animateur, de construire le programme, d’envoyer les invitations et de traiter les inscriptions.
- Combien de temps prévoir pour un atelier d’innovation ?
- Prévoyez généralement une demi-journée, soit 3 à 4 heures, pauses comprises. Ajoutez au moins 30 minutes pour l’accueil, les changements de groupes et l’installation technique.
- Quand envoyer les invitations à un atelier d’innovation ?
- Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’atelier et fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant. Envoyez un rappel 5 à 7 jours avant, avec l’horaire, l’adresse et les consignes pratiques.
- Quand tester le matériel de présentation ?
- Faites un test complet au moins 48 heures avant, puis vérifiez rapidement les branchements le matin même. Contrôlez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises.
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