Zo organiseer je een innovatieworkshop
Een innovatieworkshop staat of valt met de volgorde: eerst bepaal je het doel en programma, daarna regel je deelnemers, werkvormen en locatie. Plan ruim tijd voor de workshopbegeleider, zaalindeling en technische test; juist daar ontstaan vaak de laatste problemen. Werk vervolgens per groep uit wat er op tafel moet liggen, van werkbladen en whiteboards tot een timer. De deelnemers zien vooral een soepel programma, maar dat begint met voorbereiding op meerdere momenten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en programma vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en zaal reserveren
- 3
Workshopbegeleider vastleggen
- 4
Programma uitwerken
2 personen
- 5
Werkvormen selecteren
2 personen
- 6
Deelnemerslijst samenstellen
- 7
Uitnodigingen versturen
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Herinnering versturen
- 11
Deelnemersgroepen indelen
2 personen
- 12
Werkbladen voorbereiden
2 personen
- 13
Presentatie controleren
2 personen
- 14
Techniek testen
2 personen
- 15
Catering bestellen
- 16
Boodschappen doen
2 personen
- 17
Materialen verzamelen
2 personen
- 18
Naambadges maken
- 19
Zaalindeling uitzetten
2 personen
- 20
Tafels opstellen
3 personen
- 21
Stoelen plaatsen
3 personen
- 22
Werkstations inrichten
3 personen
- 23
Presentatiemateriaal klaarzetten
2 personen
- 24
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 25
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 26
Dranken koud zetten
- 27
Registratietafel inrichten
2 personen
Event
- 28
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
- 29
Deelnemers registreren
2 personen
- 30
Naambadges uitdelen
- 31
Koffie en thee serveren
2 personen
- 32
Welkomstpresentatie verzorgen
2 personen
- 33
Workshopdoelen toelichten
- 34
Inspiratiesessie begeleiden
2 personen
- 35
Ideeëngeneratie begeleiden
3 personen
- 36
Dranken bijvullen
- 37
Pauzehapjes serveren
2 personen
- 38
Ideeën clusteren
3 personen
- 39
Concepten uitwerken
4 personen
- 40
Buffet klaarzetten
3 personen
- 41
Diner serveren
3 personen
- 42
Servies en glazen verzamelen
2 personen
- 43
Conceptpresentaties begeleiden
2 personen
- 44
Feedbackronde begeleiden
2 personen
- 45
Netwerkborrel serveren
2 personen
- 46
Dranken bijvullen
- 47
Afval tussentijds verwijderen
Nazorg
- 48
Catering opruimen
3 personen
- 49
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 50
Materialen verzamelen
3 personen
- 51
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
- 52
Servies afwassen
2 personen
- 53
Zaal schoonmaken
3 personen
- 54
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
- 55
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 56
Overgebleven boodschappen opbergen
- 57
Deelnemersbedankje versturen
- 58
Presentatiemateriaal delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 40
- Buffettafelaantal 2
- Registratietafel
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 4
- Draadloze presenter
- Whiteboardsaantal 4
- Flip-oversaantal 4
- Timeraantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerbestekaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Koelzakkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 40
- Drinkglazenaantal 50
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Koffielepelsaantal 40
Decoratie
- Naambadgesaantal 40
- Badgehoudersaantal 40
- Tafelkledenaantal 8
- Pijlbordjesaantal 8
- Vaasjesaantal 6
Verlichting
- Tafellampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Vuilnisbakkenaantal 6
- Afvalscheidingsbakkenaantal 3
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Workshopmateriaal
- Stiftenaantal 80
- Post-itsaantal 20
- A4-papieraantal 500
- A3-papieraantal 100
- Scharenaantal 20
- Lijmstiftenaantal 20
- Plakbandaantal 10
- Ducttapeaantal 4
- Stemstickersaantal 500
- Kleurkaartenaantal 100
- Touwaantal 2
- Kartonaantal 50
- Kleefgumaantal 10
Tips
- Leg het programma en de gewenste uitkomst eerst vast voordat je werkvormen kiest. Reserveer daarna de locatie en workshopbegeleider, zodat de duur en zaalopstelling op elkaar aansluiten.
- Verstuur uitnodigingen zodra datum, programma en locatie bekend zijn. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór de workshop, zodat groepen en catering niet op het laatste moment veranderen.
- Test presentatie, laptop, beamer, HDMI-kabel, presenter en geluid vooraf in de daadwerkelijke zaal. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; een ontbrekende aansluiting kan anders de start vertragen.
- Maak de groepsindeling vóór de dag zelf en bereid voor elke groep werkbladen, schrijfmateriaal, whiteboards of flip-overs en een timer voor. Zet werkstations zo uit dat deelnemers niet tijdens de eerste oefening nog tafels hoeven te verplaatsen.
- Richt de zaal minimaal 60 minuten vóór ontvangst in: plaats tafels en stoelen, zet de registratietafel en naambadges klaar en vul het koffiepunt. Zet pijlbordjes op plekken waar deelnemers anders zoeken naar de zaal, garderobe of koffie.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een innovatieworkshop?
- Leg datum, locatie en workshopbegeleider bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra programma en locatie definitief zijn en plan de technische test uiterlijk 1 week vóór de workshop.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een innovatieworkshop op te bouwen?
- Reken op minimaal 60 minuten voor zaalindeling, werkstations, presentatie en registratie. Plan 90 minuten als je ook koffie, hapjes, naambadges en meerdere flip-overs klaarzet.
- Wanneer deel je deelnemers in groepen in?
- Maak de groepsindeling uiterlijk 2 werkdagen vóór de workshop, nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Zo kun je werkbladen, materialen en de tafelopstelling per groep voorbereiden.
- Wanneer bestel je catering voor een innovatieworkshop?
- Bestel catering zodra het aantal deelnemers redelijk vaststaat, bij voorkeur minimaal 5 werkdagen vooraf. Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en geef wijzigingen uiterlijk 2 werkdagen vóór de workshop door.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!