Innovationsworkshop organisieren: der praktische Ablauf

Bei einer Innovationsworkshop beginnt die Organisation nicht mit dem Einkauf, sondern mit Ziel, Programm und Teilnehmerzahl. Danach folgen Raum, Workshopleitung und Lernmethoden, bevor du Einladungen und Anmeldungen steuerst. Plane ausreichend Zeit für Gruppenbildung, Arbeitsblätter und Techniktests ein. Besonders häufig fehlen am Veranstaltungstag Kleinteile, klare Wege und ein belastbarer Ablauf für Pausen und Catering.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Workshopleiter festlegen
4
Programm ausarbeiten
2 Personen
5
Lernmethoden auswählen
2 Personen
6
Teilnehmerliste zusammenstellen
7
Einladungen verschicken
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Erinnerung senden
11
Teilnehmergruppen einteilen
2 Personen
12
Arbeitsblätter vorbereiten
2 Personen
13
Präsentation prüfen
2 Personen
14
Technik testen
2 Personen
15
Catering bestellen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Materialien zusammenstellen
2 Personen
18
Namensschilder erstellen
19
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
20
Tische aufstellen
3 Personen
21
Stühle aufstellen
3 Personen
22
Arbeitsstationen einrichten
3 Personen
23
Präsentationsmaterial bereitlegen
2 Personen
24
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
25
Snacks vorbereiten
3 Personen
26
Getränke kalt stellen
27
Registrierungstisch einrichten
2 Personen

Event

28
Empfangstisch betreuen
2 Personen
29
Teilnehmer registrieren
2 Personen
30
Namensschilder verteilen
31
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
32
Begrüßungspräsentation halten
2 Personen
33
Workshop-Ziele erläutern
34
Inspirationssession moderieren
2 Personen
35
Ideensammlung begleiten
3 Personen
36
Getränke nachfüllen
37
Pausensnacks servieren
2 Personen
38
Ideen clustern
3 Personen
39
Konzepte ausarbeiten
4 Personen
40
Buffet vorbereiten
3 Personen
41
Abendessen servieren
3 Personen
42
Geschirr und Gläser sammeln
2 Personen
43
Konzeptpräsentationen begleiten
2 Personen
44
Feedbackrunde moderieren
2 Personen
45
Netzwerk-Getränke servieren
2 Personen
46
Getränke nachfüllen
47
Abfall zwischendurch entfernen

Nachbereitung

48
Catering aufräumen
3 Personen
49
Geräte ausschalten
2 Personen
50
Materialien zusammenstellen
3 Personen
51
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
52
Geschirr abwaschen
2 Personen
53
Saal reinigen
3 Personen
54
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
55
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
56
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
57
Dankeschön an Teilnehmer versenden
58
Präsentationsmaterial teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 40
Buffet-TischAnz. 2
Registrierungstisch
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
Kabelloser Presenter
WhiteboardsAnz. 4
FlipchartsAnz. 4
TimerAnz. 4

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
ServierschalenAnz. 8
ServierbesteckAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
KühltaschenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 40
TrinkgläserAnz. 50
TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
KaffeelöffelAnz. 40

Dekoration

NamensschilderAnz. 40
BadgehalterAnz. 40
TischdeckenAnz. 8
WegweiserAnz. 8
VasenAnz. 6

Beleuchtung

TischlampenAnz. 6

Catering

Einkäufe

Reinigung

MülleimerAnz. 6
AbfalltrennbehälterAnz. 3
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2

Workshopmaterial

StifteAnz. 80
Post-itsAnz. 20
A4-PapierAnz. 500
A3-PapierAnz. 100
ScherenAnz. 20
KlebestifteAnz. 20
KlebebandAnz. 10
GewebeklebebandAnz. 4
StimmaufkleberAnz. 500
FarbkartenAnz. 100
SeilAnz. 2
KartonAnz. 50
KlebestiftAnz. 10

Tipps

Lege zuerst Datum, Programm und Workshopleitung fest. Plane pro Arbeitsphase ein klares Ergebnis und reserviere zusätzlich 10 bis 15 Minuten Puffer für Übergänge.
Bestätige den Raum spätestens 4 bis 6 Wochen vorher. Prüfe, ob Tische für Arbeitsstationen beweglich sind und ob Präsentationsbereich, Whiteboards und Flipcharts gleichzeitig Platz haben.
Verschicke Einladungen mindestens 3 Wochen vor dem Termin und bearbeite Anmeldungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, damit das Catering nicht zur kurzfristigen Improvisation wird.
Teste Beamer, Laptop, HDMI-Kabel, Presenter und Verlängerungskabel 1 bis 2 Tage vorher im tatsächlichen Raum. Lege zusätzlich Präsentationsmaterial und einen Timer sichtbar bereit.
Richte Registrierungstisch, Namensschilder, Wegweiser und Kaffeebereich vor dem Eintreffen der Gruppe ein. Rechne für die Anmeldung mit 15 bis 20 Minuten und stelle Wasser, Kaffee, Tassen, Gläser und Servierbesteck bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Innovationsworkshop planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Raum und Workshopleitung. Die Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
Wie viel Zeit braucht die Vorbereitung einer Innovationsworkshop?: Für einen halbtägigen Workshop solltest du mindestens 2 bis 3 Vorbereitungstage einplanen, verteilt über mehrere Wochen. Der Technik- und Raumcheck gehört 1 bis 2 Tage vor Beginn dazu.
Wann muss man Ernährungswünsche für einen Workshop abfragen?: Frage Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung ab und schließe die Abfrage spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Mengen und passende Alternativen zuverlässig beim Catering bestellen.
Was sollte man am Tag vor der Innovationsworkshop prüfen?: Kontrolliere am Vortag Raumaufteilung, Arbeitsstationen, Präsentation, Technik, Materialien und Beschilderung. Lege Namensschilder und Arbeitsblätter bereits bereit und plane mindestens 60 Minuten für den Aufbau ein.

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