Cómo organizar un poetry slam sin perder el control
Un poetry slam combina concurso, espectáculo y bastante coordinación entre participantes, jurado, presentador y equipo técnico. Empieza fijando fecha y espacio; después cierra las reglas, el jurado y el formulario de inscripción antes de anunciar el evento. Cuando conozcas el número de participantes, podrás ajustar el programa, las tarjetas del público y las necesidades de sonido. La última semana se dedica a confirmar personas, premios, horarios y alimentación; el día del evento, la prioridad es probar micrófonos, corriente y conexiones antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Registrar las reservas
- 3
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
- 4
Contactar a los miembros del jurado
- 5
Confirmar al presentador
- 6
Confirmar con el proveedor técnico
- 7
Abrir el formulario de participantes
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Publicar la promoción en línea
- 10
Distribuir carteles
2 personas
- 11
Gestionar inscripciones
- 12
Confirmar participantes
- 13
Recoger preferencias dietéticas
- 14
Preparar la reunión del jurado
- 15
Desarrollar el programa
2 personas
- 16
Preparar las tarjetas del público
- 17
Gestionar premios y certificados
- 18
Comprobar la técnica y la corriente
2 personas
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Enviar la última información a los participantes
- 21
Recoger las llaves del recinto
- 22
Ventilar el espacio
- 23
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 24
Montar el punto de intervención
2 personas
- 25
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 26
Comprobar las luces y los cables
2 personas
- 27
Enfriar las bebidas
2 personas
- 28
Montar el punto de café
2 personas
- 29
Preparar los aperitivos
2 personas
- 30
Preparar la mesa del jurado
Evento
- 31
Recepción de participantes
2 personas
- 32
Registrar a los participantes
2 personas
- 33
Recibir al público
3 personas
- 34
Presentar el programa
- 35
Realizar la prueba de sonido
2 personas
- 36
Coordinar la ronda de apertura
2 personas
- 37
Servir las bebidas
2 personas
- 38
Rellenar las bebidas
2 personas
- 39
Reponer los aperitivos
2 personas
- 40
Coordinar la ronda de competición
3 personas
- 41
Anunciar el descanso
- 42
Recoger los formularios del jurado
- 43
Guiar la ronda final
3 personas
- 44
Guiar la votación del público
2 personas
- 45
Anunciar a los ganadores
2 personas
- 46
Guiar las actuaciones libres
2 personas
- 47
Despedir al público
2 personas
Seguimiento
- 48
Apagar el equipo
2 personas
- 49
Recoger la basura
3 personas
- 50
Lavar la vajilla
2 personas
- 51
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 52
Limpiar el espacio
3 personas
- 53
Comprobar los materiales
2 personas
- 54
Devolver el equipo
2 personas
- 55
Devolver las llaves del recinto
- 56
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Mesas altas tipo cóctelcant. 4
- Mesa del jurado
- Burra de camerino
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 6
Equipo
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Caja DI
- Portátil
- Cables HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Canaletas para cablescant. 8
Iluminación
- Focos de escenariocant. 3
- Iluminación ambientalcant. 4
Decoración
- Telón de fondo del escenario
- Cartel de bienvenida
- Platos redondoscant. 12
- Credencialescant. 100
- Mantelescant. 10
Oficina
- Formularios de registrocant. 100
- Hojas de evaluación del juradocant. 30
- Rotuladorescant. 20
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 12
- Copas premiocant. 3
- Certificadoscant. 10
- Pulserascant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
- Cuencos de serviciocant. 12
- Tijerascant. 4
- Abridores de botellascant. 4
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el reglamento antes de abrir las inscripciones. Define por escrito el formato, los tiempos, el sistema de puntuación y qué ocurre si hay empate; así el jurado y los participantes reciben la misma información desde el principio.
- Calcula el horario con margen real. Reserva al menos 10 minutos para la reunión del jurado y añade unos minutos entre actuaciones para cambios de micrófono, puntuaciones y presentación.
- Haz una prueba técnica completa antes de que llegue el público. Comprueba los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas, los altavoces, la caja DI, el portátil y todos los cables; deja canaletas para que nadie tropiece.
- Envía la información final a los participantes entre 3 y 5 días antes. Incluye la hora de llegada, el orden previsto, las reglas, el contacto del presentador y la forma de entregar las preferencias dietéticas.
- Prepara dos circuitos de registro: uno para participantes y otro para público. Ten listas las hojas de evaluación, las tarjetas del público, los rotuladores, las credenciales y los certificados antes de montar mesas y sillas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un poetry slam?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el espacio, confirmar al jurado, al presentador y al proveedor técnico. Abre las inscripciones cuando las reglas estén cerradas y envía la información final a los participantes entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuánto dura normalmente un poetry slam?
- Calcula entre 90 minutos y 2 horas para un programa con varias actuaciones, presentación, puntuaciones y entrega de premios. Añade al menos 30 minutos antes para el registro y la prueba técnica, y reserva tiempo después para recoger el equipo.
- ¿Cuántas personas deben formar el jurado de un poetry slam?
- Trabaja con un número impar, normalmente 3 o 5 personas, para reducir los empates. Confirma su participación con varias semanas de antelación y prepara una reunión de unos 10 minutos para explicar las hojas de evaluación y el reglamento.
- ¿Qué hay que probar antes de empezar un poetry slam?
- Prueba cada micrófono, soporte, altavoz, canal de la mesa de mezclas, caja DI, portátil, cable HDMI, alargadores y regletas al menos 60 minutos antes de abrir. Revisa también la corriente y deja los cables protegidos con canaletas.
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