LizztLIZZT

Zo organiseer je een poetryslam

Begin met de datum, locatie en wedstrijdvorm voordat je deelnemers uitnodigt. Leg daarna de jury, presentator en techniek vast, want die bepalen het tempo en de kwaliteit van de avond. Open het deelnemersformulier op tijd en stuur bevestigde deelnemers duidelijke laatste informatie. Op de dag zelf draait alles om een getest geluidssysteem, een overzichtelijk draaiboek en een aparte jurytafel. Zo voorkom je dat inschrijvingen, scores of optredens op het laatste moment door elkaar lopen.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • 1

    Datum en locatie bevestigen

  • 2

    Reserveringen vastleggen

  • 3

    Wedstrijdreglement opstellen

    2 personen

  • 4

    Juryleden benaderen

  • 5

    Presentator vastleggen

  • 6

    Techniekleverancier bevestigen

  • 7

    Deelnemersformulier openen

  • 8

    Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • 9

    Promotie online plaatsen

  • 10

    Posters verspreiden

    2 personen

  • 11

    Aanmeldingen verwerken

  • 12

    Deelnemers bevestigen

  • 13

    Dieetwensen verzamelen

  • 14

    Jurybriefing voorbereiden

  • 15

    Draaiboek uitwerken

    2 personen

  • 16

    Publiekskaarten voorbereiden

  • 17

    Prijzen en certificaten regelen

  • 18

    Techniek en stroom controleren

    2 personen

  • 19

    Boodschappen doen

    2 personen

  • 20

    Deelnemers laatste informatie sturen

  • 21

    Locatiesleutels ophalen

  • 22

    Ruimte ventileren

  • 23

    Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • 24

    Spreekplek inrichten

    2 personen

  • 25

    Geluidsapparatuur aansluiten

    2 personen

  • 26

    Licht en kabels controleren

    2 personen

  • 27

    Dranken koud zetten

    2 personen

  • 28

    Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • 29

    Hapjes klaarzetten

    2 personen

  • 30

    Jurytafel klaarzetten

Event

  • 31

    Deelnemers ontvangen

    2 personen

  • 32

    Deelnemers registreren

    2 personen

  • 33

    Publiek ontvangen

    3 personen

  • 34

    Programma toelichten

  • 35

    Geluidscheck uitvoeren

    2 personen

  • 36

    Openingsronde begeleiden

    2 personen

  • 37

    Dranken serveren

    2 personen

  • 38

    Dranken bijvullen

    2 personen

  • 39

    Hapjes aanvullen

    2 personen

  • 40

    Wedstrijdronde begeleiden

    3 personen

  • 41

    Pauze aankondigen

  • 42

    Juryformulieren verzamelen

  • 43

    Finaleronde begeleiden

    3 personen

  • 44

    Publieksstemming begeleiden

    2 personen

  • 45

    Winnaars bekendmaken

    2 personen

  • 46

    Vrije optredens begeleiden

    2 personen

  • 47

    Publiek uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • 48

    Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • 49

    Afval verzamelen

    3 personen

  • 50

    Servies afwassen

    2 personen

  • 51

    Meubilair terugzetten

    4 personen

  • 52

    Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • 53

    Materialen controleren

    2 personen

  • 54

    Apparatuur retourneren

    2 personen

  • 55

    Locatiesleutels retourneren

  • 56

    Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 90
  • Tafelsaantal 10
  • Hoge statafelsaantal 4
  • Jurytafel
  • Kleedkamerrek

Servies

  • Herbruikbare drinkglazenaantal 120
  • Koffiekopjesaantal 60
  • Bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Serveertraysaantal 6

Apparatuur

  • Draadloze microfoonsaantal 3
  • Microfoonstandaardsaantal 3
  • Speakersaantal 2
  • Mengpaneel
  • DI-box
  • Laptop
  • HDMI-kabelsaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Kabelgotenaantal 8

Verlichting

  • Podiumspotsaantal 3
  • Sfeerverlichtingaantal 4

Decoratie

  • Podiumachterdoek
  • Welkomstbord
  • Rondebordjesaantal 12
  • Naambadgesaantal 100
  • Tafelkledenaantal 10

Kantoor

  • Registratieformulierenaantal 100
  • Juryformulierenaantal 30
  • Stiftenaantal 20
  • Balpennenaantal 30
  • Klembordenaantal 12
  • Prijsbekersaantal 3
  • Certificatenaantal 10
  • Polsbandjesaantal 100

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 4
  • Koelboxenaantal 4
  • IJsblokjesbakkenaantal 4
  • Serveerkommenaantal 12
  • Scharenaantal 4
  • Flesopenersaantal 4

Schoonmaak

  • Emmersaantal 3
  • Vloermoppenaantal 3
  • Bezem en blikaantal 2
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Stel het wedstrijdreglement vast voordat je promotie plaatst. Vermeld onder meer de aanmelddeadline, maximale spreektijd, beoordelingscriteria en procedure bij een gelijke score, zodat deelnemers en jury hetzelfde uitgangspunt hebben.
  • Benader juryleden en presentator vroeg en plan een korte briefing uiterlijk één week voor de slam. Bespreek de scoreformulieren, volgorde van optredens, tijdsignalen en wie beslissingen neemt bij onduidelijkheid.
  • Test de volledige geluidsketen minstens één keer vóór de deuren opengaan: draadloze microfoons, microfoonstandaards, speakers, mengpaneel, DI-box en laptop. Leg verlengkabels en stekkerdozen veilig weg met kabelgoten; een losse kabel bij de spreekplek veroorzaakt snel vertraging.
  • Sluit de deelnemerslijst enkele dagen vóór het evenement en stuur daarna per deelnemer de aanvangstijd, locatie, regels en contactpersoon. Verzamel dieetwensen tegelijk met de bevestiging, niet pas tijdens de opbouw.
  • Werk het draaiboek uit in tijdsblokken voor ontvangst, opening, rondes, pauze, juryoverleg en prijsuitreiking. Richt de jurytafel, spreekplek en registratie vooraf in en houd stoelen en tafels zo vrij dat deelnemers zonder zoeken naar voren kunnen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een poetryslam organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum, locatie, reglement, jury, presentator en techniek vast; daarna open je de inschrijving en start je de promotie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een poetryslam?
Reserveer minimaal 3 uur voor de opbouw en test. Reken tijd voor tafels en stoelen, de jurytafel, spreekplek, microfoons, speakers, verlichting en een volledige geluidscheck vóór het publiek binnenkomt.
Wat moet er in een poetryslam-reglement staan?
Neem minstens de spreektijd per optreden, beoordelingscriteria, aantal rondes, inschrijfdeadline en regels voor gelijke scores op. Stuur het definitieve reglement uiterlijk bij de deelnemersbevestiging, dus enkele dagen vóór de avond.
Hoeveel juryleden heb je nodig voor een poetryslam?
Plan bij voorkeur 3 tot 5 juryleden, zodat één afwijkende score minder zwaar doorweegt. Geef elk jurylid vóór de start een briefing en controleer of iedereen juryformulieren en stiften heeft.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Gebruik dit plan

Gratis te starten — geen creditcard nodig.