Poetry Slam organisieren: Von der Anmeldung bis zum Finale
Ein Poetry Slam steht und fällt mit einem klaren Ablauf, verständlichen Regeln und funktionierender Tontechnik. Lege zuerst Ort, Datum und Wettbewerbsreglement fest, bevor du Jury, Moderation und Technik verbindlich buchst. Danach öffnest du die Anmeldung, bewirbst den Abend und bestätigst die Teilnehmenden. In den letzten Tagen geht es vor allem um Jurybriefing, Ablaufplan, Karten, Preise und einen vollständigen Technikcheck.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Reservierungen festhalten
- 3
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
- 4
Jurymitglieder ansprechen
- 5
Moderator festlegen
- 6
Techniklieferant bestätigen
- 7
Teilnehmerformular öffnen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Werbung online stellen
- 10
Poster verteilen
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Teilnehmer bestätigen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Jurybriefing vorbereiten
- 15
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
- 16
Publikumskarten vorbereiten
- 17
Preise und Zertifikate organisieren
- 18
Technik und Strom prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Teilnehmenden die letzten Informationen senden
- 21
Standortschlüssel abholen
- 22
Raum lüften
- 23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Sprecherbereich einrichten
2 Personen
- 25
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 26
Licht und Kabel prüfen
2 Personen
- 27
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 28
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 29
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 30
Jurytisch vorbereiten
Event
- 31
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 32
Teilnehmer registrieren
2 Personen
- 33
Publikum empfangen
3 Personen
- 34
Programm vorstellen
- 35
Soundcheck durchführen
2 Personen
- 36
Eröffnungsrunde begleiten
2 Personen
- 37
Getränke servieren
2 Personen
- 38
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 39
Snacks auffüllen
2 Personen
- 40
Spielrunde betreuen
3 Personen
- 41
Pause ankündigen
- 42
Juryformulare einsammeln
- 43
Finalrunde begleiten
3 Personen
- 44
Publikumsabstimmung begleiten
2 Personen
- 45
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
- 46
Freie Auftritte begleiten
2 Personen
- 47
Publikum verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 48
Geräte ausschalten
2 Personen
- 49
Abfall sammeln
3 Personen
- 50
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 51
Möbel zurückstellen
4 Personen
- 52
Raum reinigen
3 Personen
- 53
Materialien prüfen
2 Personen
- 54
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 55
Locationschlüssel zurückgeben
- 56
Dankesnachricht an Teilnehmer senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 10
- Hohe StehtischeAnz. 4
- Jurytisch
- Umkleideraum-Garderobe
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 6
Ausstattung
- FunkmikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- DI-Box
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 8
Beleuchtung
- BühnenstrahlerAnz. 3
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Dekoration
- Bühnenhintergrund
- Willkommensschild
- Runde TellerAnz. 12
- NamensschilderAnz. 100
- TischdeckenAnz. 10
Büro
- RegistrierungsformulareAnz. 100
- JuryformulareAnz. 30
- StifteAnz. 20
- KugelschreiberAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 12
- PokalpreiseAnz. 3
- ZertifikateAnz. 10
- ArmbänderAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ScherenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 3
- BodenwischerAnz. 3
- Besen und KehrblechAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Reglement mindestens 4 Wochen vor dem Termin fest. Darin sollten Redezeit, Bewertung, Vorrunden, Finale und der Umgang mit Zeitüberschreitungen eindeutig stehen.
- Plane Jury und Moderation frühzeitig ein: Für drei Jurymitglieder brauchst du zusätzlich eine Moderation, die Regeln, Auftritte und Ergebnisse sicher zusammenhält.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Ort, Kapazität und Ablauf feststehen. Verschicke die letzten Informationen spätestens 3 Tage vorher, inklusive Einlasszeit, Auftrittsreihenfolge und Kontakt für Rückfragen.
- Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop und HDMI-Verbindung nicht erst beim Einlass. Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Strom, Kabelkanäle und einen vollständigen Soundcheck ein.
- Richte den Sprecherbereich, Jurytisch und Publikumsbereich vor dem Einlass ein. Halte Juryformulare, Stifte, Namensschilder sowie Preise und Zertifikate an einem festen Platz bereit, damit während der Wertung niemand suchen muss.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Poetry Slam organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Ort, Reglement, Jury, Moderation, Technik und Anmeldung verbindlich klären.
- Wie viele Jurymitglieder braucht ein Poetry Slam?
- Plane mindestens 3 Jurymitglieder ein, damit einzelne Ausreißer weniger Einfluss haben. Bereite für jede Person ein eigenes Juryformular und einen Stift vor.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Poetry Slam schließen?
- Schließe die Anmeldung etwa 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung. So bleibt genug Zeit, Teilnehmende zu bestätigen, die Reihenfolge festzulegen und Ernährungswünsche zu erfassen.
- Wie viel Zeit braucht der Technikcheck vor einem Poetry Slam?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Prüfe jedes Mikrofon, die Lautsprecher, das Mischpult, die DI-Box, den Laptop, die HDMI-Verbindung und die Stromversorgung.
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