Cómo organizar un poetry slam sin perder el control
Organizar un poetry slam requiere coordinar a poetas, presentador, jurado, público y equipo técnico en un orden muy concreto. Empieza cerrando fecha y recinto; después define las reglas, abre las inscripciones y confirma quién participa. Durante la última semana, concentra la atención en el programa final, las hojas de puntuación y las necesidades de sonido. El día del evento, reserva al menos 90 minutos para montar escenario, mesas, iluminación y micrófonos antes de recibir al público.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Crear el programa y las reglas de la competición
2 personas
- 3
Contactar a los poetas y al presentador
2 personas
- 4
Contactar a los miembros del jurado
- 5
Hacer la reserva del recinto
- 6
Crear el formulario de inscripción para poetas
- 7
Procesar inscripciones de poetas
2 personas
- 8
Recoger las necesidades dietéticas de los visitantes
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Distribuir el cartel promocional
2 personas
- 11
Gestionar las inscripciones de los visitantes
- 12
Reservar equipo técnico y micrófonos
- 13
Crear formularios del jurado y tarjetas de puntuación
- 14
Enviar la sesión informativa a los poetas
- 15
Publicar el programa final
- 16
Comprobar la lista de la compra
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Recoger el equipo técnico
2 personas
- 19
Recordar a poetas y jurado
- 20
Poner frías las bebidas frescas
2 personas
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 23
Montar el escenario y el atril
3 personas
- 24
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 25
Probar los micrófonos
2 personas
- 26
Configurar la iluminación
2 personas
- 27
Montar la mesa de registro
2 personas
- 28
Preparar la mesa del jurado
2 personas
- 29
Preparar la mesa de bebidas y snacks
2 personas
- 30
Preparar programas y tarjetas de puntuación
2 personas
Evento
- 31
Recibir y registrar a los poetas
2 personas
- 32
Recibir al público
3 personas
- 33
Servir café y té
2 personas
- 34
Coordinar la ronda de apertura
2 personas
- 35
Guiar la primera ronda de slam
3 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Servir snacks del descanso
2 personas
- 38
Coordinar la segunda ronda de slam
3 personas
- 39
Recoger los formularios del jurado
- 40
Anunciar a los finalistas
- 41
Coordinar la final
3 personas
- 42
Anunciar al ganador
2 personas
- 43
Coordinar el escenario abierto
2 personas
- 44
Despedir al público
2 personas
Seguimiento
- 45
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
- 46
Apagar el equipo
2 personas
- 47
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 48
Recoger y separar la basura
3 personas
- 49
Lavar la vajilla
2 personas
- 50
Limpiar el lugar
4 personas
- 51
Recoger objetos perdidos
- 52
Devolver el equipo técnico
2 personas
- 53
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
- 54
Enviar resultados y fotos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 12
- Mantelescant. 8
- Mesa de oradores
- Mesa del jurado
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 6
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Portátil
- Temporizadorcant. 2
Iluminación
- Paneles LEDcant. 4
- Iluminación ambientalcant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Decoración
- Telón de escenario
- Banner del evento
- Decoración de mesacant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 20
Oficina
- Folletos del programacant. 100
- Tarjetas de puntuacióncant. 150
- Hojas de evaluación del juradocant. 30
- Juego de bolígrafoscant. 20
- Portapapelescant. 8
- Cinta adhesivacant. 4
- Papel para escribircant. 2
Catering
- Bandejas de serviciocant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Dispensadores de bebidascant. 2
- Compras
Limpieza
- Papeleracant. 6
Cocina
- Sacacorchoscant. 2
Consejos
- Cierra el formato antes de invitar a los poetas: define cuántas rondas habrá, cuánto dura cada intervención y cómo se desempata. Envía esas reglas junto con la sesión informativa para evitar cambios de última hora.
- Abre primero la inscripción de poetas y limita el número de participantes según el tiempo disponible. Como referencia, 12 poetas con dos rondas de 3 minutos ya ocupan más de una hora, sin contar presentaciones, votaciones y pausas.
- Confirma al jurado y prepara las tarjetas de puntuación con varios días de margen. Lleva hojas de evaluación y bolígrafos de sobra: cinco personas en el jurado necesitan al menos una tarjeta por participante y por ronda.
- Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas. Comprueba cada micrófono, altavoz, cable, regleta y temporizador; una prueba de 20 minutos evita descubrir durante la primera actuación que falta un adaptador o que el volumen no llega al fondo de la sala.
- Publica el programa final cuando se cierren las inscripciones y manda un recordatorio a poetas y jurado 24 horas antes. En el recinto, coloca la mesa del jurado, el atril y las tarjetas de nombre antes de que llegue el público, y deja las bebidas frías con tiempo suficiente.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo se necesita para organizar un poetry slam?
- Reserva entre 3 y 4 semanas para contactar con poetas y jurado, gestionar inscripciones y cerrar el programa. Deja los últimos 3 días para confirmar asistentes, preparar la documentación y revisar el equipo técnico.
- ¿Cuántos poetas caben en un poetry slam?
- Con intervenciones de 3 minutos, 10 a 12 poetas permiten mantener el evento en unas 2 horas si hay dos rondas. Añade aproximadamente 10 minutos por ronda para presentaciones, puntuaciones y posibles desempates.
- ¿Qué equipo de sonido hace falta para un poetry slam?
- Necesitas al menos un micrófono, un soporte, altavoces activos, mesa de mezclas, cables de audio, alargadores y regletas. Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de la apertura y lleva un micrófono de reserva si el recinto lo permite.
- ¿Cuándo hay que enviar las reglas a los poetas?
- Envíalas al confirmar su participación y vuelve a compartirlas con el programa final entre 3 y 5 días antes. Incluye duración, número de rondas, sistema de puntuación, criterios de desempate y hora de llegada.
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