Organiser un poetry slam, étape par étape

Un poetry slam repose sur un rythme précis, des règles comprises par tous et une technique fiable. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez le règlement, le programme et les inscriptions avant de mobiliser les poètes, l’animateur et le jury. La dernière semaine sert surtout à verrouiller les horaires, les participants et le matériel. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer la scène, raccorder la sonorisation et tester chaque microphone avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Créer le programme et le règlement du concours
2 personnes
3
Contacter les poètes et l’animateur
2 personnes
4
Contacter les membres du jury
5
Réserver le lieu
6
Créer le formulaire d’inscription pour les poètes
7
Traiter les inscriptions des poètes
2 personnes
8
Recueillir les restrictions alimentaires des visiteurs
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
11
Traiter les inscriptions des visiteurs
12
Réserver la technique et les microphones
13
Créer les formulaires de jury et les cartes de score
14
Envoyer le briefing des poètes
15
Publier le programme définitif
16
Vérifier la liste des courses
17
Faire les courses
2 personnes
18
Récupérer le matériel technique
2 personnes
19
Rappeler les poètes et le jury
20
Mettre au frais les boissons fraîches
2 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Aménager la scène et l'espace de prise de parole
3 personnes
24
Raccorder la sonorisation
2 personnes
25
Tester les microphones
2 personnes
26
Régler l’éclairage
2 personnes
27
Installer la table d'inscription
2 personnes
28
Installer la table du jury
2 personnes
29
Installer la table des boissons et des snacks
2 personnes
30
Préparer les programmes et les cartes de score
2 personnes

Événement

31
Accueillir et enregistrer les poètes
2 personnes
32
Accueillir le public
3 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Animer la ronde d'ouverture
2 personnes
35
Animer la première manche de slam
3 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Servir les snacks de pause
2 personnes
38
Encadrer le deuxième tour de slam
3 personnes
39
Rassembler les formulaires du jury
40
Annoncer les finalistes
41
Encadrer la finale
3 personnes
42
Annoncer le vainqueur
2 personnes
43
Encadrer la scène ouverte
2 personnes
44
Saluer le public au revoir
2 personnes

Suivi

45
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
46
Éteindre l’équipement
2 personnes
47
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
48
Collecter et trier les déchets
3 personnes
49
Faire la vaisselle
2 personnes
50
Nettoyer le lieu
4 personnes
51
Rassembler les objets trouvés
52
Retourner le matériel technique
2 personnes
53
Ranger le matériel restant
2 personnes
54
Envoyer les résultats et les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Nappesqté 8
Table de prise de parole
Table du jury

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Câbles audioqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Minuterieqté 2

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 2

Vaisselle

Verresqté 100
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Drapé de scène
Bannière d’événement
Décoration de tableqté 8
Badges nominatifsqté 20

Bureau

Flyers du programmeqté 100
Fiches de scoreqté 150
Fiches de juryqté 30
Sets de stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Ruban adhésifqté 4
Papier à écrireqté 2

Catering

Plateaux de serviceqté 6
Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 2
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 6

Cuisine

Tire-bouchonqté 2

Conseils

Fixez le règlement avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez le nombre de passages, la durée maximale de chaque texte, les critères de notation et la procédure en cas d’égalité. Le jury doit recevoir ces règles avant le début de la soirée.
Fermez les inscriptions des poètes au moins 7 jours avant le slam. Vous aurez ainsi le temps de traiter les candidatures, de préparer l’ordre de passage et d’envoyer un briefing clair à chaque participant.
Réservez 3 à 4 heures avant l’ouverture des portes pour l’installation. Disposez la table de prise de parole, la table du jury, les chaises et l’éclairage, puis gardez au moins 60 minutes pour les essais de son.
Préparez une fiche de score et une fiche de jury par membre, avec plusieurs stylos de rechange. Une minuterie visible ou facilement accessible évite les contestations sur la durée des prestations.
Rappelez les horaires aux poètes, à l’animateur et au jury 24 à 48 heures avant l’événement. Vérifiez aussi les restrictions alimentaires des visiteurs, mettez les boissons au frais et publiez le programme définitif avant le jour J.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un poetry slam ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Les 2 premières semaines servent à confirmer le lieu, le règlement et les intervenants, puis gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, le programme et les vérifications techniques.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un poetry slam ?: Comptez 3 à 4 heures avant l’accueil du public. L’installation des tables et des chaises prend une partie de ce temps, tandis que le raccordement et le test des microphones nécessitent au moins 60 minutes.
Quand faut-il fermer les inscriptions des poètes ?: Fermez-les environ 7 jours avant la date du slam. Ce délai permet de traiter les candidatures, de construire l’ordre de passage et d’envoyer le briefing sans modifier le programme au dernier moment.
Que faut-il tester avant un poetry slam ?: Testez chaque microphone, les pieds de micro, la table de mixage, les câbles, les rallonges et les multiprises au moins 60 minutes avant l’ouverture. Faites aussi un essai avec la personne qui anime pour vérifier le volume depuis la salle.

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