Poetry Slam organisieren: Vom ersten Termin bis zum letzten Auftritt
Ein Poetry Slam steht und fällt mit einem klaren Ablauf, verständlichen Regeln und funktionierender Bühnentechnik. Lege zuerst Termin, Ort und Wettbewerbsformat fest, bevor du Auftretende, Moderation und Jury anfragst. Danach folgen Anmeldung, Werbung und die technische Planung. Am Veranstaltungstag brauchst du genug Zeit für Aufbau, Mikrofontest, Briefing und die letzten Änderungen im Programm.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Programm und Wettkampfregeln erstellen
2 Personen
- 3
Dichter und Moderator ansprechen
2 Personen
- 4
Jurymitglieder ansprechen
- 5
Location reservieren
- 6
Anmeldeformular für Dichter erstellen
- 7
Anmeldungen für Dichter verarbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche der Besucher sammeln
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Werbeplakat verteilen
2 Personen
- 11
Anmeldungen von Besuchern verarbeiten
- 12
Technik und Mikrofone reservieren
- 13
Juryformulare und Wertungskarten erstellen
- 14
Dichter-Briefing verschicken
- 15
Endgültiges Programm veröffentlichen
- 16
Einkaufsliste prüfen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Technik abholen
2 Personen
- 19
Dichter und Jury erinnern
- 20
Kalte Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 23
Bühne und Sprecherbereich einrichten
3 Personen
- 24
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 25
Mikrofone testen
2 Personen
- 26
Beleuchtung einrichten
2 Personen
- 27
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 28
Jurytisch einrichten
2 Personen
- 29
Getränke- und Snacktisch vorbereiten
2 Personen
- 30
Programme und Wertungskarten bereitlegen
2 Personen
Event
- 31
Dichter empfangen und anmelden
2 Personen
- 32
Publikum empfangen
3 Personen
- 33
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 34
Eröffnungsrunde begleiten
2 Personen
- 35
Die erste Slam-Runde begleiten
3 Personen
- 36
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 37
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 38
Zweite Schießrunde begleiten
3 Personen
- 39
Juryformulare einsammeln
- 40
Finalisten bekanntgeben
- 41
Finale betreuen
3 Personen
- 42
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
- 43
Open Stage begleiten
2 Personen
- 44
Publikum verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 45
Reste sicher verpacken
2 Personen
- 46
Geräte ausschalten
2 Personen
- 47
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 48
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
- 49
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 50
Location reinigen
4 Personen
- 51
Fundsachen sammeln
- 52
Technik zurückbringen
2 Personen
- 53
Übrig gebliebene Materialien verstauen
2 Personen
- 54
Ergebnisse und Fotos versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 12
- TischdeckenAnz. 8
- Rednertisch
- Jurytisch
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- Mischpult
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Laptop
- TimerAnz. 2
Beleuchtung
- LED-PanelsAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 50
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
Dekoration
- Bühnenvorhang
- Event-Banner
- TischdekorationAnz. 8
- NamensschilderAnz. 20
Büro
- ProgrammflyerAnz. 100
- WertungsbögenAnz. 150
- JuryformulareAnz. 30
- StiftesetsAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 8
- KlebebandAnz. 4
- SchreibpapierAnz. 2
Catering
- ServiertablettsAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- GetränkespenderAnz. 2
- Einkäufe
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
Küche
- KorkenzieherAnz. 2
Tipps
- Bestätige Termin und Ort mindestens 8 Wochen vorher. Prüfe dabei nicht nur die Raumgröße, sondern auch, ob Bühne, Sprecherbereich und ein eigener Jurytisch Platz haben.
- Verschicke die Wettbewerbsregeln zusammen mit dem Anmeldeformular. Lege unter anderem Zeitlimit, Wertung und Ablauf der Finalrunde fest, damit später keine Diskussionen am Mikrofon entstehen.
- Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Reserviere Mikrofone, aktive Lautsprecher, Mischpult und Kabel mindestens 3 Wochen vorher und teste jedes Mikrofon vor dem Einlass.
- Schicke den Auftretenden und der Jury spätestens 3 Tage vorher ein Briefing mit Ankunftszeit, Reihenfolge, Zeitlimit und Ansprechpartner. Bereite für jede Juryperson ein Wertungsformular und mehrere Stifte vor.
- Öffne den Raum mindestens 2 Stunden vor Beginn. Rechne etwa 45 Minuten für Tische und Stühle, Bühne und Dekoration sowie mindestens 30 Minuten für Soundcheck und Mikrofontest ein.
Häufige Fragen
- Wie viele Poetry-Slammer braucht man für einen Abend?
- Für einen kompakten Abend reichen 6 bis 8 Auftretende. Plane pro Person etwa 5 bis 7 Minuten Auftrittszeit ein; mit Begrüßung, Jurywertung und Finale dauert das Programm meist 2 bis 3 Stunden.
- Wie früh muss man einen Poetry Slam organisieren?
- Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Der Raum und die Technik sollten nach den ersten 2 bis 3 Wochen feststehen, damit du Anmeldungen und Werbung mit konkreten Angaben verschicken kannst.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Poetry Slam?
- Plane mindestens 2 Stunden vor Einlass ein. Der eigentliche Aufbau dauert häufig 45 bis 60 Minuten, Soundcheck und Mikrofontest weitere 30 Minuten; die verbleibende Zeit brauchst du für Briefing und letzte Änderungen.
- Welche Technik braucht ein Poetry Slam?
- Mindestens ein Mikrofon, besser zwei, dazu Mikrofonständer, Mischpult, aktive Lautsprecher und passende Audiokabel. Teste die komplette Anlage spätestens 30 Minuten vor Einlass und halte Verlängerungskabel als Reserve bereit.
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