Zo organiseer je een poetryslam van inschrijving tot finale

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Tips

• Leg de wedstrijdregels vast voordat je dichters werft. Vermeld onder meer de spreektijd, het aantal rondes, de puntentelling en wat er gebeurt bij een gelijke stand; zo voorkom je discussies tijdens de finale.
• Plan de techniekstest minstens 60 minuten voor de deuren opengaan. Test elke microfoon afzonderlijk via het mengpaneel, controleer audiokabels en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar voordat het publiek binnenkomt.
• Stuur de dichtersbriefing uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet daarin het meldpunt, de uiterste aankomsttijd, de volgorde van optreden en de regels voor timer en jury, zodat je op de avond zelf niet alles opnieuw hoeft uit te leggen.
• Maak voor de jury één duidelijke set scorekaarten, juryformulieren en pennen. Leg de formulieren per ronde op de jurytafel en spreek vooraf af wie de scores verzamelt en hoe lang de uitslagcontrole duurt.
• Houd het programma haalbaar met vaste wisselmomenten. Reserveer na iedere ronde enkele minuten voor scores en aankondigingen en zet water, glazen en een rustige backstageplek klaar; die praktische zaken worden bij poetryslams vaak pas op het laatste moment geregeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een poetryslam te organiseren?

Reken op minimaal 6 weken voorbereiding. Gebruik de eerste 2 weken voor locatie, regels, programma en het benaderen van dichters, presentator en jury; plan promotie en inschrijvingen daarna door.

Hoeveel juryleden heb je nodig voor een poetryslam?

Werk bij voorkeur met 5 juryleden en regel daarnaast 1 reserve. Met een reserve vang je een afmelding op zonder de puntentelling of de geloofwaardigheid van de uitslag aan te passen.

Hoeveel tijd moet er tussen de rondes zitten?

Plan per ronde 10 tot 15 minuten voor het verzamelen, controleren en bekendmaken van de scores. Voeg daarnaast minimaal 5 minuten toe voor een korte overgang of aankondiging door de presentator.

Wanneer moet je de techniek van een poetryslam testen?

Test de geluidsinstallatie, microfoons en laptop uiterlijk 60 minuten voor aanvang. Laat iedere spreker kort in de microfoon praten en controleer ook de timer, zodat je niet tijdens het eerste optreden nog kabels of volumeniveaus moet aanpassen.