Cómo organizar un mercado de música sin perder el control

Un mercado de música combina actuaciones, puestos y circulación de público, así que conviene organizarlo en bloques y no intentar resolverlo todo a la vez. Empieza por fijar la fecha, el programa y el lugar; después confirma artistas y vendedores antes de anunciar el evento. El sonido, los permisos, el plano y la gestión de voluntarios necesitan coordinación entre sí. Durante la última semana, concentra la información en un programa único y deja listas la compra, las bebidas frías y la caja.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Contactar a las agrupaciones musicales
2 personas
3
Confirmar las actuaciones
2 personas
4
Contactar a los puestos del mercado
2 personas
5
Inscribir a los vendedores del mercado
2 personas
6
Asignar los horarios de actuación
2 personas
7
Comprobar el lugar y el permiso
2 personas
8
Hacer la reserva del equipo de sonido
9
Hacer la reserva de puestos de mercado
10
Hacer la reserva de contenedores de basura
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Publicar el evento en línea
13
Distribuir carteles
3 personas
14
Gestionar inscripciones
2 personas
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Repartir el programa
2 personas
18
Hacer el plano
2 personas
19
Enviar la información de la actuación
20
Enviar la distribución del mercado
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas
25
Preparar la caja y el cambio
2 personas
26
Reunir los materiales
3 personas
27
Comprobar el pronóstico del tiempo
28
Imprimir la lista de contactos

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Recibir entregas
3 personas
31
Cerrar el recinto
3 personas
32
Montar los puestos del mercado
6 personas
33
Colocar mesas y sillas
5 personas
34
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
35
Montar el equipo de sonido
3 personas
36
Conectar los micrófonos
2 personas
37
Realizar la prueba de sonido
3 personas
38
Asegurar los cables eléctricos con cinta
2 personas
39
Colgar la decoración
3 personas
40
Montar el mostrador de información
2 personas
41
Preparar la caja
2 personas
42
Montar la barra
3 personas
43
Servir aperitivos
3 personas
44
Recibir a los vendedores del mercado
3 personas
45
Indicar a los expositores dónde ir
2 personas
46
Recibir a los artistas
2 personas
47
Acompañar a los artistas
2 personas
48
Abrir la entrada del público
3 personas
49
Anunciar el programa
50
Coordinar las actuaciones musicales
2 personas
51
Responder preguntas del público
2 personas
52
Atender la caja
2 personas
53
Servir las bebidas
4 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Reponer aperitivos
2 personas
56
Mantener las mesas limpias
2 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Comprobar los baños
59
Encender la iluminación
60
Guiar al público hacia la salida
2 personas
61
Cerrar la caja
2 personas
62
Apagar el equipo de sonido
2 personas
63
Registrar a los vendedores del mercado
2 personas

Seguimiento

64
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
65
Recoger mesas y sillas
5 personas
66
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Recoger la basura
4 personas
69
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Limpiar el recinto
4 personas
72
Entregar la ubicación
2 personas
73
Inventariar materiales
2 personas
74
Devolver el material prestado
2 personas
75
Guardar el stock restante
2 personas
76
Recoger los contenedores de residuos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 18
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 8
Mesas plegablescant. 4
Piezas de escenariocant. 6
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cajas DIcant. 4
Atriles de músicacant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Canaletas para cablescant. 10
Cinta gaffercant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Estaciones de cargacant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Carros de manocant. 2
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de exteriorcant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Jarras de servircant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Catering

Compras
Bandejas de serviciocant. 8
Cajas registradorascant. 2
Cajas de caudalescant. 2
Terminales de pagocant. 2
Pulserascant. 500
Rollos de reciboscant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Telones de escenariocant. 4
Mantelescant. 20
Pancartas con nombrescant. 30
Tiras adhesivascant. 6
Paneles de flechascant. 12
Carteles del programacant. 4
Rotuladorescant. 12
Papel de impresióncant. 500
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 14
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Cinta de balizamientocant. 6
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Linternascant. 6

Consejos

Cierra primero la fecha, el programa y el lugar. Intenta confirmar las actuaciones y los puestos del mercado antes de publicar carteles o abrir inscripciones, para no anunciar horarios que todavía pueden cambiar.
Reserva con varias semanas de margen el equipo de sonido, los puestos, las carpas y los contenedores de basura. Comprueba también que haya suficientes cables alargadores, regletas, canaletas y cinta gaffer para evitar instalaciones improvisadas.
Haz un plano que separe escenario, puestos, público y zonas de paso. Envía a cada agrupación su horario y a cada vendedor la distribución del mercado al menos 3 días antes.
Asigna voluntarios a turnos concretos y entrega un programa común. Prevé como mínimo una persona para coordinar actuaciones, otra para apoyar a los vendedores y otra para resolver incidencias durante las horas de mayor afluencia.
Haz la compra cuando ya estén cerradas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Enfría las bebidas el día anterior, prepara aperitivos y deja la caja con cambio lista antes de abrir, no durante la primera actuación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de música?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar, el sonido y los puestos al principio; deja la compra y la preparación de bebidas para los últimos 2 días.
¿Cuándo debo confirmar a los músicos y a los vendedores?: Procura tener confirmadas las actuaciones y las inscripciones de vendedores al menos 4 semanas antes. Así puedes asignar horarios, cerrar el plano y publicar información fiable.
¿Cuándo se debe enviar el programa del mercado de música?: Envía el programa y la información de cada actuación entre 3 y 7 días antes. Incluye horarios, distribución del mercado, instrucciones de llegada y cualquier preferencia dietética registrada.
¿Qué equipo de sonido necesita un mercado de música?: Como base, reserva altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, soportes, cajas DI, atriles y cableado suficiente para el plano elegido. Haz una comprobación técnica al menos 2 horas antes de que empiece la primera actuación.

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