Musikmarkt organisieren: So gelingt die Planung

Ein Musikmarkt verbindet Live-Auftritte, Marktstände und Bewirtung – deshalb müssen Programm, Händler und Technik früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum, Ort und Ablauf fest, bevor du Vereine und Markthändler verbindlich anfragst. Danach folgen Genehmigungen, Stand- und Bühnenplanung, Einladungen sowie die Einteilung der Helfer. Besonders oft werden Strom, Beleuchtung, Wechselgeld und klare Ankunftszeiten für Künstler und Händler zu spät organisiert.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Musikvereine ansprechen
2 Personen
3
Auftritte bestätigen
2 Personen
4
Marktstände ansprechen
2 Personen
5
Markthändler anmelden
2 Personen
6
Auftrittszeiten einteilen
2 Personen
7
Ort und Genehmigung prüfen
2 Personen
8
Lichtanlage reservieren
9
Marktstandreservierung vornehmen
10
Müllcontainer reservieren
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Veranstaltung online veröffentlichen
13
Poster verteilen
3 Personen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Ablaufplan verteilen
2 Personen
18
Lageplan erstellen
2 Personen
19
Auftrittsinformationen versenden
20
Marktaufteilung versenden
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Getränke kühlen
2 Personen
24
Snacks vorbereiten
3 Personen
25
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
26
Materialien zusammenstellen
3 Personen
27
Wettervorhersage prüfen
28
Kontaktliste ausdrucken

Event

29
Location öffnen
2 Personen
30
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
31
Gelände absperren
3 Personen
32
Marktstände aufbauen
6 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
34
Bühnenboden prüfen
2 Personen
35
Tonanlage aufbauen
3 Personen
36
Mikrofone anschließen
2 Personen
37
Soundcheck durchführen
3 Personen
38
Stromkabel sicher abkleben
2 Personen
39
Dekoration aufhängen
3 Personen
40
Infostand einrichten
2 Personen
41
Kasse einrichten
2 Personen
42
Bar einrichten
3 Personen
43
Snacks ausgeben
3 Personen
44
Marktstandbetreiber empfangen
3 Personen
45
Aussteller zu ihren Plätzen weisen
2 Personen
46
Künstler empfangen
2 Personen
47
Künstler betreuen
2 Personen
48
Publikumseingang öffnen
3 Personen
49
Programm ankündigen
50
Musikauftritte betreuen
2 Personen
51
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
52
Kasse bedienen
2 Personen
53
Getränke servieren
4 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Snacks nachfüllen
2 Personen
56
Tische sauber halten
2 Personen
57
Mülleimer leeren
2 Personen
58
Toiletten kontrollieren
59
Beleuchtung einschalten
60
Publikum zum Ausgang begleiten
2 Personen
61
Kasse abschließen
2 Personen
62
Tonanlage ausschalten
2 Personen
63
Marktstandbetreiber auschecken
2 Personen

Nachbereitung

64
Marktstände abbauen
6 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
66
Tonanlage abbauen
3 Personen
67
Dekoration entfernen
3 Personen
68
Abfall sammeln
4 Personen
69
Bar und Küche reinigen
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
3 Personen
71
Gelände reinigen
4 Personen
72
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
73
Materialien inventarisieren
2 Personen
74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Restbestand einlagern
2 Personen
76
Abfallcontainer abholen lassen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 18
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 8
KlappischeAnz. 4
BühnenelementeAnz. 6
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 4
NotenpulteAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabeltrommelnAnz. 4
KabelkanäleAnz. 10
Gaffer TapeAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
LadestationenAnz. 2
WerkzeugkistenAnz. 2
SackkarrenAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
AußenlampenAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 60
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
EisbehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
AusgießkannenAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Catering

Einkäufe
ServierplattenAnz. 8
KassenAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
ArmbänderAnz. 500
BonrollenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BühnentücherAnz. 4
TischdeckenAnz. 20
NamensschilderAnz. 30
KlebestreifenAnz. 6
PfeiltafelnAnz. 12
ProgrammschilderAnz. 4
StifteAnz. 12
DruckpapierAnz. 500
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 14
AbfallcontainerAnz. 4
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
AbsperrbandAnz. 6
Rutschfeste MattenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und frage Musikvereine mindestens 8 bis 12 Wochen vorher an. Bestätige jeden Auftritt schriftlich, bevor du die Auftrittszeiten veröffentlichst.
Prüfe für den Veranstaltungsort frühzeitig Genehmigungen, Stromanschlüsse und die verfügbare Fläche. Zeichne Marktstände, Bühne, Sitzplätze und Wege in einem Lageplan ein, damit Auf- und Abbau nicht kollidieren.
Gib Künstlern und Markthändlern spätestens 7 Tage vorher ihre Auftritts- beziehungsweise Standzeiten, Zufahrten und Aufbauhinweise. So kommen nicht mehrere Gruppen gleichzeitig an und wichtige Informationen gehen nicht unter.
Plane Technik und Beleuchtung nicht erst am Veranstaltungstag: Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabel, Kabelkanäle und LED-Lampen sollten mindestens 2 Wochen vorher reserviert und geprüft werden.
Bereite Getränke, Snacks und Kasse am Vortag vor. Kühle Getränke rechtzeitig, stelle Wechselgeld bereit und rechne bei der Helfereinteilung mit mindestens einer verantwortlichen Person pro Bereich.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Musikmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Musikvereine, Markthändler, Genehmigungen und Technik brauchen meist mehr Vorlauf als Einladungen und Dekoration.
Wie plant man die Auftritte bei einem Musikmarkt?: Erstelle zunächst einen Zeitplan mit Aufbau, Soundcheck, Auftritt und Pausen. Schicke die verbindlichen Auftrittszeiten spätestens 7 Tage vorher an alle Musikvereine und plane pro Wechsel mindestens 15 Minuten ein.
Welche Genehmigungen braucht man für einen Musikmarkt?: Das hängt vom Ort, der Nutzung öffentlicher Flächen, Musik und Bewirtung ab. Kläre die zuständigen Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Gemeinde oder Veranstaltungsort und prüfe zusätzlich Strom- und Sicherheitsanforderungen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Musikmarkt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für Bühne und Technik, eine für die Marktstände und zwei für Getränke, Snacks und Kasse ein. Bei größeren Märkten kommt pro zusätzlichem Bereich mindestens eine weitere Person hinzu.

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